Как перевести презентацию PowerPoint, чтобы текст не выходил за границы

Самый быстрый способ перевести презентацию PowerPoint — обработать весь файл PPTX с помощью инструмента, который заменит текст непосредственно на слайдах и вернёт вам готовый PPTX. Шаблон, цвета, изображения и анимация останутся на своих местах. Почти наверняка после этого понадобится короткая проверка: нужно поправить текст, который стал длиннее и не помещается в своё поле.

В этой статье мы разберём варианты перевода, выясним, почему переведённый текст выходит за границы слайдов, расскажем, как подготовить презентацию и быстро проверить её перед выступлением.

Варианты перевода презентации

1. Перевод по частям в PowerPoint

В PowerPoint есть встроенная панель перевода (Translate). Как сказано на справочной странице Microsoft, нужно выделить текст, который вы хотите перевести, выбрать Review > Translate (вкладка «Рецензирование», команда перевода), указать язык и нажать Insert (вставить), чтобы заменить выделенный текст. Для этого нужны подписка Microsoft 365 или Office 2021, подключение к интернету и активированные подключённые возможности Office (connected experiences).

Это удобно для одного-двух слайдов. В презентации на 30 слайдов придётся сделать сотни выделений, и легко пропустить текстовое поле, ячейку таблицы или заметки докладчика.

2. Скопировать текст в переводчик и вставить обратно

Это самый медленный способ, и именно он чаще всего ломает оформление. Внутри предложений пропадают полужирное и курсивное начертания, пункты маркированных списков меняются местами, а текст легко вставить не в то поле. Не используйте его для презентаций длиннее нескольких слайдов.

3. Перевести весь файл PPTX

Переводчик документов открывает презентацию, переводит текст на каждом слайде и помещает перевод в те же текстовые поля. Вы получаете PPTX на нужном языке с теми же образцами слайдов, шрифтами, изображениями и диаграммами. Так работает переводчик PowerPoint от DropTranslate: загрузите файл, выберите язык и скачайте переведённый PPTX.

Почему переведённый текст не помещается на слайдах

Слайды рассчитаны на длину исходного текста. Перевод редко получается такой же длины:

Во многих языках текст длиннее, чем в английском. Перевод английского текста на немецкий, французский, испанский, португальский, польский или русский часто занимает заметно больше места. Сильнее всего в относительном выражении растут короткие подписи и заголовки.
В некоторых языках текст короче по числу символов, например в китайском, японском и корейском, но для читаемости может понадобиться более крупный шрифт.
Однострочные поля — самые уязвимые: это заголовки, кнопки, подписи на диаграммах, заголовки таблиц и текст поверх изображений.

Что произойдёт с лишним текстом, PowerPoint решает по настройке автоподбора (AutoFit) каждого текстового поля:

Shrink text on overflow (уменьшать текст при переполнении): шрифт становится меньше, пока текст не поместится. Для нескольких лишних слов этого достаточно, но при большом объёме шрифт становится слишком мелким.
Resize shape to fit text (менять размер фигуры по тексту): поле увеличивается и может наложиться на другие элементы.
Do not AutoFit (не использовать автоподбор): текст выходит за границы поля.

Эти параметры находятся в разделе Format Shape > Text Options > Text Box (формат фигуры, параметры текста, надпись). Переводчик заменяет текст, но не меняет оформление слайдов, поэтому именно эти настройки определяют, как будет выглядеть переведённая презентация.

Перед переводом: подготовьте презентацию

Десять минут подготовки сэкономят больше времени, чем вы потратите на исправления.

Используйте редактируемый текст, а не изображения с текстом. Текст, который является частью изображения — например, скриншота, логотипа или экспортированной диаграммы, — нельзя перевести как обычный текст. Если у вас есть редактируемая версия, вставьте её в слайд.
Оставьте в текстовых полях запас места. По возможности оставляйте в заголовках и подписях около трети свободного пространства или включите для тесных полей параметр Shrink text on overflow (уменьшать текст при переполнении).
Проверьте диаграммы и схемы. Подписи в диаграммах, SmartArt и встроенных объектах хранятся отдельно от текста слайда. Запланируйте их проверку после перевода: некоторые инструменты оставляют такие подписи на исходном языке.
Отметьте, что менять нельзя. Названия продуктов, фирменные термины и код должны остаться как есть. Составьте короткий список, чтобы потом сверить.
Решите, что делать с заметками докладчика. Если вы используете их во время выступления, их тоже стоит перевести. Проверьте, переводит ли их выбранный инструмент.
Удалите скрытые и ненужные слайды, которые не будете показывать. На их перевод уходит время, а затем их всё равно приходится проверять.

После перевода: проверка за пять минут

Откройте переведённый PPTX и переключитесь в режим Сортировщик слайдов (Вид > Сортировщик слайдов). В таком масштабе легко заметить текст, выходящий за границы полей. Затем проверьте:

Заголовки разных уровней: сократите формулировки, которые перенеслись на лишнюю строку, или последовательно уменьшите размер шрифта на всех слайдах.
Таблицы: проверьте узкие столбцы, где длинные слова теперь разрываются посреди слова.
Диаграммы и схемы: поищите подписи, оставшиеся на исходном языке.
Названия, числа и даты: названия продуктов и цифры должны остаться прежними; форматы дат и чисел, возможно, придётся подстроить под аудиторию (например, 1,000.5 и 1.000,5).
Заметки докладчика: откройте область заметок на нескольких слайдах.
Языки с письмом справа налево (арабский, иврит, персидский, урду): проверьте порядок пунктов маркированных списков и выравнивание текстовых полей, а при необходимости зеркально отразите макет.

Если один слайд никак не получается поправить, обычно быстрее сократить переведённое предложение, чем переделывать слайд. Носитель языка часто может предложить более короткую формулировку с тем же смыслом.

О качестве

Текст презентаций обычно короткий и состоит из отдельных фрагментов («Результаты Q3», «Следующие шаги»), поэтому контекста не хватает как переводчику, так и системе машинного перевода. Перед важным выступлением прочитайте всю презентацию на целевом языке — желательно вместе с человеком, который им владеет. В нашей статье достаточно ли хорош машинный перевод? есть быстрые проверки, которые можно сделать самостоятельно.

Если на слайдах есть конфиденциальные числовые данные, сначала изучите условия конфиденциальности инструмента: как долго он хранит ваш файл и могут ли загруженные тексты использоваться для обучения моделей ИИ.

Частые вопросы

Сохранятся ли в переведённой презентации PowerPoint шаблон и анимация?

Если инструмент заменяет текст непосредственно в файле PPTX, то да: образцы слайдов, макеты, изображения, переходы и анимация остаются прежними. Форматирование чаще всего ломают способы с копированием и вставкой.

Можно ли перевести презентацию PowerPoint на два языка на одном слайде?

Большинство инструментов не делает это автоматически. Обычно переводят копию файла, а затем размещают исходный и переведённый текст на нужных слайдах или оставляют оригинал в заметках докладчика.

Почему часть слов на слайдах осталась на исходном языке?

Скорее всего, они находятся внутри изображения, диаграммы, SmartArt или встроенного объекта, а не в обычном текстовом поле. Отредактируйте такие элементы вручную или замените изображение настоящим текстом и переведите ещё раз.

Можно ли вместо этого перевести экспортированную в PDF версию презентации?

Можно, но получить аккуратный результат сложнее. Почти всегда лучше переводить исходный PPTX. Если у вас есть только PDF, прочитайте как перевести PDF без потери форматирования.

Итог

Переводите сам файл PPTX, а не скопированный текст. Подготовьте презентацию так, чтобы для текста оставался запас места и весь текст находился в редактируемых полях. Затем потратьте пять минут в режиме «Сортировщик слайдов» на исправление слайдов, где перевод оказался длиннее оригинала. Для файлов Word подход тот же, он описан в статье как перевести документ Word.

Загрузите презентацию в DropTranslate, чтобы получить перевод на нужном языке в формате PPTX с сохранением дизайна.