Как перевести документ Word и сохранить форматирование

Чтобы перевести документ Word и сохранить форматирование, переводите сам файл DOCX, а не копируйте из него текст. Для этого можно воспользоваться встроенной в Word функцией Translate Document («Перевести документ»), если она доступна в вашей версии Office, или онлайн-переводчиком документов, который возвращает переведённый файл DOCX. В обоих случаях заголовки, таблицы и изображения сохраняются гораздо лучше, чем при копировании и вставке текста. После перевода всё равно стоит выделить несколько минут и проверить места, где более длинный текст может не помещаться.

Файлы Word лучше других документов подходят для качественного перевода. В этом руководстве мы объясним почему, разберём оба способа и расскажем, что проверить перед отправкой переведённого файла.

Почему файлы Word переводятся лучше, чем PDF

В документе Word текст хранится в виде абзацев с заданными стилями, которые автоматически перетекают между страницами: «это стиль „Заголовок 2“», «в этой ячейке используется полужирный шрифт», «это нумерованный список». Если переведённое предложение длиннее оригинала, абзац просто увеличивается, а содержимое страницы перераспределяется, как при добавлении нового текста.

Этим он и отличается от PDF, где каждая строка находится в фиксированном блоке (см. как перевести PDF без потери форматирования). При работе с DOCX хорошему инструменту для перевода достаточно заменить текст, не затрагивая стили.

Если у вас есть и PDF, и исходный файл Word, всегда переводите файл Word, а новый PDF экспортируйте потом.

Способ 1. Встроенный перевод документа в Word

Современные версии Word умеют переводить документ целиком. Согласно странице поддержки Microsoft, в Word нужно выбрать Review > Translate > Translate Document (в русскоязычной версии это вкладка «Рецензирование» и команда перевода документа), указать язык и нажать кнопку перевода (Translate). Word откроет переведённую копию в новом окне, так что оригинал останется нетронутым.

Microsoft указывает несколько условий:

• Функция доступна подписчикам Microsoft 365 и пользователям Office 2021 (а также в версиях для Mac, перечисленных на той странице).
• Нужно подключение к интернету и включённые подключённые возможности Office (connected experiences), потому что текст отправляется в службу перевода Microsoft.

Подходит, если: нужен быстрый перевод, вы уже работаете в Word и у вас одна из этих версий.

Что важно знать: одновременно можно переводить только один документ, а результат нужно проверять так же, как результат любого машинного перевода (см. список ниже).

Способ 2. Онлайн-переводчик документов

Если у вас нет современной версии Office, нужно перевести несколько файлов или вы хотите работать в любом браузере, можно воспользоваться онлайн-переводчиком документов: загрузить DOCX, выбрать языки и скачать переведённый DOCX.

На что обратить внимание:

• Он возвращает DOCX, а не просто текст. В результате вы должны получить готовый к редактированию файл того же формата.
• Он сохраняет стили и структуру: заголовки, списки, таблицы, колонтитулы, сноски и текстовые поля.
• Он не изменяет изображения, диаграммы и поля и не создаёт документ заново с нуля.
• У него понятные условия конфиденциальности: в них указано, как долго хранится файл и может ли его текст использоваться для обучения моделей.

Именно так работает переводчик документов Word от DropTranslate. Он переводит текст непосредственно в DOCX, не изменяя стили, таблицы и изображения, поэтому вы получаете файл Word с прежним оформлением. Перетащите файл, выберите язык перевода и скачайте переведённую копию.

Перед переводом: три быстрые правки в оригинале

Несколько минут подготовки сэкономят больше времени, чем любая настройка инструмента:

1. Примите или отклоните исправления и удалите старые комментарии. Иначе в перевод может попасть ненужный текст или одновременно старая и новая версия.
2. Используйте стили и таблицы, а не пробелы и знаки табуляции для выравнивания. Вёрстка текста, выровненного пробелами, нарушится, как только изменится длина слов.
3. Отметьте, что переводить не нужно. Названия продуктов и брендов, коды и адреса часто лучше оставить как есть. Составьте короткий список, чтобы потом их проверить (или используйте глоссарий либо опцию «не переводить», если она есть в вашем инструменте).

После перевода: что проверить

Даже если форматирование сохранилось, переведённый документ нужно быстро просмотреть. Проверяйте его в следующем порядке:

• Таблицы с узкими столбцами. Более длинные слова, например в немецком, финском или польском языке, могут увеличить высоту строк или перенести таблицу на следующую страницу.
• Заголовки, титульные страницы и текстовые поля. В отличие от обычных абзацев, текстовые поля не увеличиваются автоматически, поэтому длинный текст перевода может не поместиться.
• Оглавление. Щёлкните его правой кнопкой мыши и выберите Обновить поле (Update Field), чтобы в нём появились переведённые заголовки и новые номера страниц.
• Числа, даты и денежные суммы. Сами значения меняться не должны, но, возможно, потребуется использовать местные форматы (1,000.50 vs 1.000,50; day/month vs month/day).
• Имена и термины из вашего списка «не переводить».
• Колонтитулы и сноски. Откройте их хотя бы раз и убедитесь, что они тоже переведены.
• Языки с письмом справа налево (арабский, иврит, персидский, урду). Проверьте, что абзацы и таблицы идут справа налево, а числа и слова на латинице корректно отображаются внутри предложений.

Наконец, если документ предназначен для клиентов, коллег или широкой публики, попросите человека, владеющего языком перевода, просмотреть результат. Машинный перевод часто даёт очень хороший результат, но он не безупречен. О том, как его проверить, рассказывает статья достаточно ли хорош машинный перевод?.

Об официальных документах

Если файл Word содержит свидетельство, судебный документ или другой документ, который нужно подать в иммиграционную службу, университет или государственный орган, принимающая организация часто требует заверенный или присяжный перевод, выполненный квалифицированным переводчиком. Машинный перевод по-прежнему полезен, чтобы понять документ или подготовить черновик, но это не заверенный перевод. Разницу объясняет статья заверенный, присяжный и машинный перевод.

Частые вопросы

Можно ли перевести документ Word бесплатно?

Некоторые варианты доступны без дополнительной платы. Функция перевода документов в Word уже включена в версии Office, указанные Microsoft. Многие онлайн-сервисы позволяют бесплатно перевести несколько страниц, но устанавливают ограничения по размеру файла. Прежде чем загружать длинный или конфиденциальный файл, проверьте эти ограничения и условия конфиденциальности бесплатного тарифа.

Сохранятся ли в переводе изображения и логотипы?

Да, если инструмент переводит DOCX на месте: изображения, логотипы и диаграммы останутся там, где были. Текст, который является частью изображения (скриншот, отсканированная печать), останется на исходном языке, потому что в файле это не текст.

Можно ли перевести старый файл .doc?

Сначала откройте его в Word (или в бесплатном офисном пакете) и сохраните как .docx. Большинство переводчиков, включая наш, работают с современным форматом DOCX.

Как получить двуязычную версию, где оригинал и перевод рядом?

Некоторые инструменты позволяют создать двуязычную версию. Если выбранный инструмент не поддерживает такую возможность, можно расположить оригинал и переведённый документ рядом в Word с помощью View > View Side by Side (на вкладке «Вид» — команда для просмотра документов рядом).

Коротко

Переводите сам DOCX, а не скопированный текст. Используйте функцию перевода документов в Word, если она доступна в вашей версии Office, или онлайн-переводчик, который возвращает DOCX с тем же оформлением. Сначала примите или отклоните исправления, а затем проверьте таблицы, текстовые поля, оглавление и термины из списка «не переводить». Другие типы файлов разобраны в статье как перевести документ.

Загрузите файл Word в DropTranslate и скачайте переведённую версию с сохранённым форматированием.