Как перевести документ: сравнение всех способов

Чтобы перевести документ целиком, есть четыре практических варианта: встроенная функция перевода в Microsoft Word, браузерный переводчик с загрузкой файлов, ИИ-переводчик документов, который воссоздаёт файл в том же формате, или перевод, выполненный человеком. Какой из них выбрать, зависит не столько от языка, сколько от трёх вопросов: в каком формате файл, важно ли оформление и кто будет читать результат.

В этом руководстве разберём каждый вариант: в чём его преимущества, каковы ограничения и как быстро выбрать подходящий.

Сначала ответьте на три вопроса о вашем файле

Прежде чем выбирать инструмент, полезно понять следующее:

1. Какой у файла формат? Это может быть файл Word (DOCX), PDF, таблица (XLSX), презентация (PPTX), субтитры (SRT), скан или фотография. Редактируемые файлы Office переводить проще всего. Сложнее всего работать со сканами, потому что сначала нужно распознать текст на изображении.
2. Важно ли оформление? Если вам нужно только понять содержание, достаточно скопировать и вставить текст. Если переведённый файл нужно отправить, распечатать или показать, таблицы, заголовки и изображения должны остаться на своих местах.
3. Кто будет это читать и для чего? Прочитать письмо для себя — совсем не то же самое, что подать документ в визовую службу, суд или университет. Многие органы принимают только перевод, выполненный квалифицированным переводчиком; иногда такой перевод также должен быть заверенным или присяжным. Если это ваш случай, прежде всего прочитайте раздел о профессиональном переводе ниже.

Вариант 1: функция перевода в Microsoft Word

Если у вас уже есть документ Word и установлена современная версия Office, Word может перевести весь файл. Согласно странице поддержки Microsoft, нужно выбрать Review > Translate > Translate Document (Рецензирование > Перевод > Перевести документ), указать язык перевода, и Word откроет переведённую копию в отдельном окне, не затрагивая оригинал.

Что важно знать:

• Microsoft указывает, что для этого нужны подписка Microsoft 365 или современная версия Office с бессрочной лицензией (на странице упоминаются Office 2021 и более поздние), подключение к интернету и включённые в Office «connected experiences» (подключённые возможности). Ваш текст отправляется в онлайн-переводчик Microsoft.
• Excel и PowerPoint могут переводить выделенный текст, но перевод всего файла — это функция Word. В Excel переводить нужно ячейку за ячейкой, а результат копировать и вставлять.
• Функция работает с файлами Word. PDF сначала придётся преобразовать в Word, а это может исказить оформление ещё до начала перевода.

Подходит для: документов Word, если вы уже платите за Microsoft 365.

Вариант 2: браузерный переводчик с загрузкой документов

Некоторые универсальные переводчики принимают файлы целиком. Самый известный пример — Google Translate. В его справке сказано, что можно загружать файлы .docx, .pdf, .pptx и .xlsx размером до 10 МБ, а для PDF действует ограничение 300 страниц. Нужно нажать Документы (Documents), выбрать языки, загрузить файл и скачать перевод.

Ограничения стоит прочитать до начала работы. Google пишет, что перевод документов недоступен на небольших экранах и мобильных устройствах, а текст на изображениях и отсканированных страницах PDF не переводится. В итоговом документе он остаётся на исходном языке.

Подходит для: быстрого перевода небольших файлов с текстом в браузере на компьютере.

Вариант 3: ИИ-переводчик документов, который сохраняет оформление

Специализированные переводчики документов, например DropTranslate, решают одну задачу: вы перетаскиваете файл и получаете перевод в том же формате. DOCX остаётся DOCX, PPTX остаётся PPTX, а файл субтитров сохраняет таймкоды.

От того, как это устроено, зависит качество. Переводчик, учитывающий оформление, не преобразует документ в обычный текст, чтобы затем собрать его заново. Он читает текст в структуре самого файла — в абзацах, ячейках таблиц и текстовых полях на слайдах — и помещает перевод туда же. Шрифты, таблицы, изображения и диаграммы не затрагиваются, потому что меняются только слова.

Чего ожидать на самом деле:

• Файлы Office (Word, Excel, PowerPoint) лучше всего сохраняют оформление, потому что текст в них хранится отдельно от дизайна.
• С PDF сложнее. В PDF текст хранится как отдельные фрагменты, расставленные на фиксированной странице, поэтому для более длинного перевода остаётся меньше места. Хорошие инструменты уменьшают размер шрифта, чтобы текст поместился, и дополнительно выдают редактируемый DOCX. В нашем руководстве о том, как перевести PDF без потери форматирования, объясняется, почему так происходит и что с этим делать.
• Переведённый текст действительно может стать длиннее. Немецкий, французский или испанский текст часто занимает больше места, чем английский, поэтому небольшим текстовым полям на слайдах или ячейкам таблиц после перевода может потребоваться быстрая ручная правка.
• Это всё равно машинный перевод. Он выполняется быстро и обычно легко читается, но может не учесть контекст, неверно передать идиомы или узкоспециальные термины. Проверяйте имена, числа и всё важное.

Подходит для: PDF, файлов Office и субтитров, когда нужен готовый к работе файл с оформлением, а не сплошной текст. Начните с переводчика PDF или переводчика документов Word, либо с конкретной языковой пары, например PDF с английского на испанский.

Вариант 4: профессиональный переводчик-человек

Профессиональный переводчик — правильный выбор, когда перевод имеет юридическое или медицинское значение, используется в официальных целях либо должен звучать так, будто его написал носитель языка для широкой аудитории.

В частности, иммиграционные службы, суды, университеты и нотариусы часто требуют заверенный или присяжный перевод либо перевод, выполненный аккредитованным переводчиком, иногда с подписанным заявлением или печатью. Требования сильно различаются в зависимости от страны и конкретного органа. Ни один машинный перевод, включая наш, не является заверенным переводом. Если в форме или перечне требований указан заверенный или присяжный перевод, следуйте инструкциям соответствующего органа и обратитесь к квалифицированному переводчику.

Машинный перевод всё же может пригодиться: чтобы понять документ, прежде чем платить за полный перевод, или чтобы проверить уже полученный перевод.

Подходит для: подачи документов в официальные органы, договоров, которые вы собираетесь подписать, медицинских записей, маркетинговых материалов для публикации и книг.

Какой вариант выбрать?

Как улучшить перевод независимо от инструмента

• Начинайте с лучшего исходного файла. Оригинальный DOCX переводится лучше, чем PDF, экспортированный из него, а PDF с текстом переводится лучше, чем скан.
• Укажите исходный язык, если автоопределение ошибается на коротких документах или документах на нескольких языках.
• Проверяйте то, в чём системы машинного перевода ошибаются чаще всего: имена, числа, даты, единицы измерения и многозначные слова.
• Названия брендов и продуктов оставляйте как есть. Если в инструменте есть список слов, которые не нужно переводить, или глоссарий, используйте его.
• Попросите носителя языка просмотреть любой текст, предназначенный для публикации. Десять минут проверки помогут выявить большинство неестественных формулировок.
• Подумайте о конфиденциальности до загрузки. Узнайте, как долго инструмент хранит ваш файл и могут ли ваши тексты использоваться для улучшения его моделей, особенно если документ конфиденциальный.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли перевести весь документ сразу, а не копировать и вставлять?

Да. Функция перевода документа в Word, загрузка документов в браузерных переводчиках и ИИ-переводчики документов принимают файл целиком. Копировать и вставлять имеет смысл, только если нужно перевести абзац-другой.

Сохранится ли в переведённом документе оформление?

Это зависит от формата и инструмента. Файлы Word, Excel и PowerPoint обычно хорошо сохраняют оформление при использовании подходящего переводчика. PDF — более сложный случай: сохранить оформление удаётся не всегда, поскольку более длинный текст приходится вписывать в фиксированные рамки. На сканах сначала нужно распознать текст.

Имеет ли машинный перевод документа юридическую силу?

Как правило, официальные органы не считают машинный перевод официальным или заверенным переводом. Если документ предназначен для иммиграционной службы, суда или университета, проверьте требования соответствующего органа. Часто требуется заверенный или присяжный перевод, выполненный человеком.

Можно ли перевести отсканированный документ?

Только если инструмент умеет считывать текст с изображений (OCR). В справке Google отмечено, что текст на страницах отсканированных PDF в его функции перевода документов не переводится. Перед загрузкой скана проверьте, какие форматы поддерживает инструмент.

Коротко о главном

Чтобы просто понять смысл, подойдёт любой машинный переводчик. Чтобы получить готовый к использованию файл с сохранёнными таблицами, слайдами и оформлением, выберите переводчик документов, который учитывает оформление, и проверьте важные детали. Для любых официальных целей обращайтесь к квалифицированному переводчику.

Хотите попробовать? Перетащите документ в DropTranslate и получите перевод в том же формате.