Як перекласти презентацію PowerPoint, щоб текст не виходив за межі слайда

Найшвидший спосіб перекласти презентацію PowerPoint — перекласти весь файл PPTX інструментом, який замінює текст на кожному слайді на місці й повертає вам PPTX. Ваш шаблон, кольори, зображення та анімації залишаються на своїх місцях. Єдине, що майже завжди доведеться зробити після цього, — швидко пройтися презентацією й виправити текст, який став довшим і більше не вміщується у своєму полі.

У цьому посібнику розповідаємо, які у вас є варіанти, чому текст у перекладених слайдах виходить за межі, як підготувати презентацію, щоб результат був чистішим, і як швидко перевірити її перед показом.

Як можна перекласти презентацію

1. Переклад у PowerPoint, фрагмент за фрагментом

У PowerPoint є вбудована область перекладу (Translate). За інформацією зі сторінки довідки Microsoft, потрібно виділити текст, який ви хочете перекласти, вибрати Review > Translate (Рецензування > Перекласти), обрати мову й натиснути Insert (Вставити), щоб замінити виділений текст. Для цього потрібні підписка Microsoft 365 або Office 2021, підключення до інтернету та ввімкнені підключені можливості Office (Office connected experiences).

Це добре працює для одного-двох слайдів. Для презентації на 30 слайдів це сотні виділень, і легко пропустити текстове поле, клітинку таблиці чи нотатки доповідача.

2. Скопіювати текст у перекладач і вставити назад

Це найповільніший варіант і той, що найімовірніше щось зламає. Ви втрачаєте напівжирний шрифт і курсив усередині речень, маркери змінюють порядок, а вставити текст не в те поле дуже легко. Не використовуйте його для презентацій довших за кілька слайдів.

3. Перекласти весь файл PPTX

Перекладач документів відкриває презентацію, перекладає текст на кожному слайді та записує його назад у ті самі текстові поля. Ви отримуєте PPTX цільовою мовою з тими самими зразками слайдів, шрифтами, зображеннями й діаграмами. Саме так працює перекладач PowerPoint від DropTranslate: перетягніть файл, виберіть мову й завантажте перекладений PPTX.

Чому перекладений текст виходить за межі слайдів

Слайди створюють під довжину оригінального тексту. Переклад рідко має таку саму довжину:

• Багато мов довші за англійську. Переклади англійського тексту німецькою, французькою, іспанською, португальською, польською та російською часто потребують помітно більше місця. Найбільше у відносному вимірі зростають короткі підписи й заголовки.
• Деякі мови коротші за кількістю символів, наприклад китайська, японська та корейська, але для зручного читання їм може знадобитися більший розмір шрифту.
• Найчутливіші — однорядкові поля: заголовки, кнопки, підписи на діаграмах, заголовки таблиць і текст поверх зображень.

Що станеться з надлишком тексту, PowerPoint вирішує залежно від параметра AutoFit (автопідбір розміру) кожного текстового поля:

• Shrink text on overflow (зменшувати текст при переповненні) зменшує шрифт, доки текст не вміститься. Читабельно, якщо додалося кілька слів, і дрібно, якщо багато.
• Resize shape to fit text (змінювати розмір фігури за текстом) збільшує фігуру, і вона може накластися на інші елементи.
• Do not AutoFit (не підбирати розмір автоматично) дозволяє тексту виходити за межі поля.

Ці параметри є в Format Shape > Text Options > Text Box (Формат фігури > Параметри тексту > Текстове поле). Перекладач замінює текст, а не змінює дизайн слайдів, тому саме ці налаштування визначають, як виглядатиме перекладена презентація.

Перед перекладом: підготуйте презентацію

Десять хвилин підготовки заощадять більше часу, ніж ви витратите на виправлення.

1. Використовуйте справжній текст, а не зображення тексту. Текст, що є частиною зображення (знімка екрана, логотипа, експортованої діаграми), не можна перекласти як текст. Якщо у вас є редагований варіант, вставте його на слайд.
2. Залиште текстовим полям трохи місця. Де можливо, залишайте близько третини вільного місця в заголовках і підписах або застосуйте до вузьких полів параметр Shrink text on overflow (зменшувати текст при переповненні).
3. Перевірте діаграми й схеми. Підписи в діаграмах, SmartArt і вбудованих об’єктах зберігаються окремо від тексту слайда. Плануйте перевірити їх після перекладу: деякі інструменти залишають їх мовою оригіналу.
4. Позначте те, що не має змінюватися. Назви продуктів, брендові терміни й код мають залишитися без змін. Складіть короткий список, щоб потім це перевірити.
5. Вирішіть, що робити з нотатками доповідача. Якщо ви виступаєте за нотатками, їх теж варто перекласти. З’ясуйте, чи включає їх ваш інструмент.
6. Видаліть приховані й невикористані слайди, які ви не показуватимете. Вони забирають час на переклад, і їх теж треба перевіряти.

Після перекладу: п’ятихвилинна перевірка

Відкрийте перекладений PPTX і перейдіть у режим Slide Sorter (сортувальник слайдів; View > Slide Sorter). У цьому режимі текст, що виходить за межі, добре видно. Далі:

• Заголовки: скоротіть формулювання, яке перенеслося на додатковий рядок, або послідовно зменште розмір на всіх слайдах.
• Таблиці: перевірте вузькі стовпці, де довгі слова тепер переносяться посеред слова.
• Діаграми й схеми: шукайте підписи, які досі залишилися мовою оригіналу.
• Назви, числа й дати: назви продуктів і цифри мають лишитися без змін; формати дат і чисел, можливо, доведеться підлаштувати під аудиторію (наприклад, 1,000.5 і 1.000,5).
• Нотатки доповідача: відкрийте область нотаток (Notes) на кількох слайдах.
• Мови з письмом справа наліво (арабська, іврит, перська, урду): перевірте порядок читання маркерів і вирівнювання текстових полів, а там, де це важливо, віддзеркальте макет.

Якщо один слайд ніяк не вдається привести до ладу, зазвичай швидше скоротити перекладене речення, ніж переробляти слайд. Носій мови часто може запропонувати коротше формулювання з тим самим змістом.

Кілька слів про якість

Текст презентацій короткий і складається з фрагментів («Результати Q3», «Наступні кроки»), тому і людині, і машинному перекладачеві бракує контексту. Перш ніж виступати перед важливою аудиторією, прочитайте презентацію цільовою мовою один раз, найкраще разом із людиною, яка нею володіє. У нашому посібнику чи достатньо якісний машинний переклад? наведено швидкі перевірки, які ви можете зробити самостійно.

Якщо на слайдах є конфіденційні показники, спершу ознайомтеся з політикою конфіденційності інструмента: як довго він зберігає ваш файл і чи може завантажений текст використовуватися для навчання моделей ШІ.

Поширені запитання

Чи збереже перекладена презентація PowerPoint мій шаблон і анімації?

Якщо інструмент перекладає файл PPTX на місці — так: він лише замінює текст, тож зразки слайдів, макети, зображення, переходи й анімації залишаються як були. Саме копіювання та вставлення зазвичай руйнують форматування.

Чи можна перекласти презентацію PowerPoint двома мовами на одному слайді?

Автоматично — у більшості інструментів ні. Зазвичай перекладають копію файлу, а потім об’єднують текст на тих слайдах, які мають бути двомовними, або залишають оригінал у нотатках доповідача.

Чому деякі слова на слайдах досі мовою оригіналу?

Імовірно, вони розташовані у зображенні, діаграмі, SmartArt або вбудованому об’єкті, а не у звичайному текстовому полі. Відредагуйте такі елементи вручну або замініть зображення справжнім текстом і перекладіть ще раз.

Чи можна перекласти експорт слайдів у PDF?

Можна, але чистий результат отримати складніше. Майже завжди краще перекладати оригінальний PPTX. Якщо у вас є тільки PDF, прочитайте, як перекласти PDF без втрати форматування.

Підсумок

Перекладайте сам файл PPTX, а не скопійований текст. Підготуйте презентацію так, щоб тексту вистачало місця і щоб він був у справжніх текстових полях, а потім витратьте п’ять хвилин у режимі Slide Sorter на слайди, де переклад став довшим. Той самий підхід для файлів Word описано у статті як перекласти документ Word.

Перетягніть презентацію в DropTranslate, щоб отримати її назад як PPTX вашою мовою зі збереженим дизайном.