Як перекласти документ Word і зберегти форматування

Щоб перекласти документ Word і зберегти форматування, перекладайте сам файл DOCX, а не копіюйте з нього текст. Це можна зробити за допомогою вбудованої функції Word Translate Document (Перекласти документ), якщо вона є у вашій версії Office, або онлайн-перекладача документів, який повертає перекладений DOCX. Обидва способи зберігають заголовки, таблиці та зображення на місці значно краще, ніж копіювання й вставлення. У будь-якому разі залиште кілька хвилин наприкінці, щоб перевірити місця, де довший текст уже не вміщується.

Формат Word найкраще підходить для якісного перекладу документів. У цьому посібнику пояснюємо чому, розглядаємо обидва варіанти й перелічуємо, що перевірити, перш ніж надсилати перекладений файл.

Чому файли Word перекладаються краще за PDF

Документ Word зберігає текст як абзаци, що перетікають, із прив'язаними стилями: «це Заголовок 2», «ця клітинка виділена жирним», «цей список нумерований». Коли перекладене речення довше за оригінал, абзац просто збільшується, а сторінка перекомпоновується, так само як коли ви набираєте більше тексту.

Це головна відмінність від PDF, де кожен рядок розташований у фіксованому блоці (див. як перекласти PDF без втрати форматування). У випадку з DOCX якісному перекладачеві достатньо замінити слова й не змінювати стилі.

Якщо у вас є і PDF, і оригінальний файл Word, завжди перекладайте файл Word, а новий PDF експортуйте потім.

Варіант 1: вбудований Translate Document у Word

Нещодавні версії Word можуть перекласти весь документ. Згідно зі сторінкою підтримки Microsoft, у Word потрібно відкрити Review > Translate > Translate Document (Рецензування > Перекласти > Перекласти документ), вибрати мову й натиснути Translate (Перекласти). Word відкриє перекладену копію в новому вікні, тож оригінал залишиться недоторканим.

Microsoft зазначає кілька умов:

• Функція доступна передплатникам Microsoft 365 і в Office 2021 (а також у версіях для Mac, указаних на тій сторінці).
• Потрібне підключення до інтернету та ввімкнені в Office підключені можливості (connected experiences), бо текст надсилається до сервісу перекладу Microsoft.

Підходить для: швидкого перекладу, коли ви вже працюєте у Word і маєте одну з цих версій.

Варто знати: за один раз можна перекласти лише один документ, а результат слід перевіряти так само, як і будь-який машинний переклад (див. контрольний список нижче).

Варіант 2: онлайн-перекладач документів

Якщо у вас немає нещодавньої версії Office, потрібно перекласти кілька файлів або ви хочете працювати з будь-якого браузера, онлайн-перекладач документів робить те саме: ви додаєте DOCX, обираєте мови й завантажуєте перекладений DOCX.

На що звернути увагу:

• Він повертає DOCX, а не лише текст. Вам потрібен той самий файл, готовий до редагування.
• Він зберігає стилі та структуру: заголовки, списки, таблиці, колонтитули, виноски й текстові поля.
• Він не чіпає зображення, діаграми та поля, а не створює документ заново.
• Він чітко пояснює, як поводиться з конфіденційністю: як довго зберігається ваш файл і чи може ваш текст використовуватися для навчання моделей.

Саме так працює перекладач Word від DropTranslate. Він перекладає текст безпосередньо в DOCX і не змінює стилі, таблиці та зображення, тож ви отримуєте файл Word із тим самим макетом. Перетягніть файл, виберіть мову перекладу й завантажте перекладену копію.

Перед перекладом: три швидкі правки в оригіналі

Кілька хвилин підготовки заощадять більше часу, ніж будь-які налаштування інструмента:

1. Прийміть або відхиліть відстеження змін і видаліть старі коментарі. Інакше ви можете перекласти текст, який нікому не потрібен, або отримати переклад і старої, і нової версій.
2. Використовуйте справжні стилі та таблиці замість пробілів і табуляції для вирівнювання. Текст, вирівняний пробілами, «розвалюється», щойно слова змінюють довжину.
3. Позначте, що перекладати не потрібно. Назви продуктів і брендів, коди та адреси часто краще залишити як є. Складіть короткий список, щоб перевірити їх після перекладу (або скористайтеся глосарієм чи опцією «не перекладати», якщо вона є у вашому інструменті).

Після перекладу: що перевірити

Навіть коли форматування збереглося, перекладений документ потребує швидкої перевірки. Перевіряйте його в такому порядку:

• Таблиці з вузькими стовпцями. Довші слова (німецькі, фінські, польські) можуть збільшити висоту рядків або перенести таблицю на наступну сторінку.
• Заголовки, титульні сторінки й текстові поля. Текстові поля не збільшуються автоматично, як звичайні абзаци, тому довгий переклад може обрізатися.
• Зміст. Клацніть його правою кнопкою миші та виберіть Update Field (оновити поле), щоб він показував перекладені заголовки й нові номери сторінок.
• Числа, дати та валюта. Самі значення змінюватися не повинні, але вам, можливо, знадобляться місцеві формати (1,000.50 чи 1.000,50; день/місяць чи місяць/день).
• Назви й терміни зі списку «не перекладати».
• Колонтитули та виноски. Відкрийте їх один раз, щоб переконатися, що їх теж перекладено.
• Мови з письмом справа наліво (арабська, іврит, фарсі, урду). Перевірте, що абзаци й таблиці йдуть справа наліво, а числа та латинські слова коректно відображаються всередині речень.

Нарешті, якщо документ потрапить до клієнтів, колег або до широкого загалу, попросіть переглянути результат того, хто читає мовою перекладу. Машинний переклад часто дуже добре справляється з такими завданнями, але він не безпомилковий. Як його перевірити, розповідає стаття чи достатньо якісний машинний переклад?

Примітка про офіційні документи

Якщо ваш файл Word — це свідоцтво, судовий документ або будь-що, що потрібно подати до імміграційної служби, університету чи державного органу, організація, яка його приймає, часто вимагає засвідчений або присяжний переклад, виконаний кваліфікованим перекладачем-людиною. Машинний переклад усе одно корисний, щоб зрозуміти документ або підготувати чернетку, але він не є засвідченим перекладом. Різницю пояснює стаття засвідчений, присяжний чи машинний переклад.

Поширені запитання

Чи можна безкоштовно перекласти документ Word?

Деякі варіанти не потребують додаткових витрат. Функція Translate Document у Word уже входить до складу версій Office, указаних Microsoft, якщо вона у вас є. Багато онлайн-інструментів пропонують безкоштовний переклад із обмеженнями за розміром. Перш ніж завантажувати довгий або конфіденційний файл, перевірте ці обмеження й умови конфіденційності безкоштовного тарифу.

Чи збережуться зображення та логотипи?

Так, якщо інструмент перекладає DOCX на місці: зображення, логотипи й діаграми залишаються там, де були. Текст, який є частиною зображення (знімок екрана, відсканований штамп), залишається мовою оригіналу, бо це не текст у файлі.

Чи можна перекласти старий файл .doc?

Відкрийте його у Word (або в безкоштовному офісному пакеті) і спершу збережіть як .docx. Більшість перекладачів, зокрема й наш, працюють із сучасним форматом DOCX.

Як отримати двомовну версію: оригінал і переклад поруч?

Деякі інструменти пропонують двомовний результат. Якщо у вашому такої можливості немає, ви можете розташувати оригінал і перекладений документ поруч у Word за допомогою View > View Side by Side (перегляд поруч).

Підсумок

Перекладайте сам DOCX, а не скопійований текст. Скористайтеся Translate Document у Word, якщо ваша версія Office має цю функцію, або онлайн-перекладачем, який повертає DOCX із тим самим макетом. Спершу приберіть відстежувані зміни, а потім перевірте таблиці, текстові поля, зміст і терміни зі списку «не перекладати». Про інші типи файлів читайте в статті як перекласти документ.

Перетягніть файл Word у DropTranslate і завантажте перекладений файл зі збереженим форматуванням.