Så översätter du ett Word-dokument och behåller formateringen

Om du vill översätta ett Word-dokument och behålla formateringen ska du översätta själva DOCX-filen i stället för att kopiera ut texten. Du kan göra det med Words egen funktion Översätt dokument (om din version av Office har den) eller med en onlinetjänst för dokumentöversättning som ger tillbaka en översatt DOCX. Båda behåller rubriker, tabeller och bilder på plats mycket bättre än copy-paste. Avsätt i båda fallen några minuter i slutet för att kontrollera de ställen där längre text inte får plats.

Word-filer är de enklaste dokumenten att översätta väl. Den här guiden förklarar varför, går igenom båda alternativen och listar vad du bör kontrollera innan du skickar den översatta filen till någon.

Därför går Word-filer att översätta bättre än PDF-filer

Ett Word-dokument lagrar text som löpande stycken med tillhörande formatmallar: ”det här är en Rubrik 2”, ”den här cellen är fetstilt”, ”den här listan är numrerad”. När en översatt mening är längre än originalet växer stycket helt enkelt och sidlayouten anpassas, precis som när du skriver mer text.

Det är den stora skillnaden mot en PDF, där varje rad sitter i en fast ruta (se hur du översätter en PDF utan att förlora formateringen). Med en DOCX behöver en bra översättare bara byta ut orden och behålla formatmallarna.

Om du har både en PDF och den ursprungliga Word-filen ska du alltid översätta Word-filen och exportera en ny PDF efteråt.

Alternativ 1: Words inbyggda funktion Översätt dokument

Nyare versioner av Word kan översätta ett helt dokument åt dig. Enligt Microsofts supportsida går du i Word till Granska > Översätt > Översätt dokument, väljer språk och väljer Översätt. Word öppnar en översatt kopia i ett nytt fönster, så originalet förblir orört.

Microsoft anger några villkor:

Funktionen finns för Microsoft 365-prenumeranter och Office 2021 (samt de Mac-versioner som listas på den sidan).
Du måste vara ansluten till internet och ha Office-funktionen anslutna funktioner aktiverad, eftersom texten skickas till Microsofts översättningstjänst.

Passar bra för: snabba översättningar när du redan arbetar i Word och har någon av de versionerna.

Bra att veta: du översätter ett dokument i taget, och du bör granska resultatet på samma sätt som vid all maskinöversättning (se checklistan nedan).

Alternativ 2: En onlinetjänst för dokumentöversättning

Om du inte har en nyare Office-version, behöver översätta flera filer eller vill arbeta från vilken webbläsare som helst kan en onlinetjänst för dokumentöversättning göra samma sak: du laddar upp DOCX-filen, väljer språk och laddar ner en översatt DOCX.

Det här bör du leta efter:

Den ger tillbaka en DOCX, inte bara text. Du vill ha samma fil tillbaka, redo att redigera.
Den behåller format och struktur: rubriker, listor, tabeller, sidhuvuden och sidfötter, fotnoter och textrutor.
Den låter bilder, diagram och fält vara ifred, i stället för att bygga upp dokumentet från grunden.
Den är tydlig om integritet: hur länge din fil sparas och om din text får användas för att träna modeller.

Så fungerar Word-översättaren i DropTranslate. Den översätter texten inuti DOCX-filen direkt på plats och lämnar format, tabeller och bilder orörda, så att du får tillbaka en Word-fil med samma layout. Ladda upp filen, välj målspråk och ladda ner den översatta kopian.

Innan du översätter: tre snabba åtgärder i originalet

Några minuters förberedelse sparar mer tid än någon inställning i verktyget:

Acceptera eller avvisa spårade ändringar och ta bort gamla kommentarer. Annars kan du råka översätta text som ingen behöver, eller få både den gamla och den nya versionen översatta.
**Använd riktiga formatmallar och tabeller i stället för mellanslag och tabbar för justering. Text som radats upp med mellanslag förskjuts så fort orden ändrar längd.
Markera det som inte ska översättas. Produktnamn, varumärken, koder och adresser är ofta bättre att lämna som de är. Gör en kort lista så att du kan kontrollera dem efteråt (eller använd en ordlista eller funktionen ”översätt inte” om ditt verktyg har den).

Efter översättningen: det här bör du kontrollera

Även när formateringen klarar sig behöver ett översatt dokument en snabb genomgång. Gå igenom det i den här ordningen:

Tabeller med smala kolumner. Längre ord (tyska, finska, polska) kan göra raderna högre eller skjuta en tabell till nästa sida.
Rubriker, försättsblad och textrutor. Textrutor växer inte automatiskt som vanliga stycken, så längre översättningar kan kapas.
Innehållsförteckning. Högerklicka på den och välj Uppdatera fält så att den visar de översatta rubrikerna och nya sidnummer.
Siffror, datum och valuta. Själva siffrorna ska inte ändras, men du kanske vill ha lokala format (1,000.50 vs 1.000,50; dag/månad vs månad/dag).
Namn och termer från din lista över det som inte ska översättas.
Sidhuvuden, sidfötter och fotnoter. Öppna dem en gång för att bekräfta att de också har översatts.
Språk som skrivs från höger till vänster (arabiska, hebreiska, persiska, urdu). Kontrollera att stycken och tabeller går från höger till vänster och att siffror och latinska ord visas korrekt inne i meningarna.

Låt slutligen någon som läser målspråket gå igenom resultatet om dokumentet ska till kunder, kollegor eller allmänheten. Maskinöversättning är ofta mycket bra på det här, men den är inte ofelbar; är maskinöversättning tillräckligt bra? går igenom hur du kontrollerar den.

Om officiella dokument

Om din Word-fil är ett intyg, ett domstolsdokument eller något du behöver lämna in till en migrationsmyndighet, ett universitet eller en statlig myndighet kräver den mottagande organisationen ofta en bestyrkt översättning eller en översättning utförd av en auktoriserad translator. En maskinöversättning är fortfarande användbar för att förstå dokumentet eller ta fram ett utkast, men den är ingen bestyrkt översättning. Bestyrkt översättning, översättning av auktoriserad translator eller maskinöversättning förklarar skillnaden.

Vanliga frågor

Kan jag översätta ett Word-dokument gratis?

Vissa alternativ kostar inget extra. Words Översätt dokument ingår om du redan har någon av de Office-versioner som Microsoft listar. Många onlineverktyg erbjuder gratisversioner med storleksgränser. Kontrollera gränserna, och integritetsvillkoren för gratisnivån, innan du laddar upp en lång eller känslig fil.

Behåller översättningen mina bilder och logotyper?

Ja, med ett verktyg som översätter DOCX-filen på plats: bilder, logotyper och diagram stannar där de var. Text som är en del av en bild (en skärmdump, en inskannad stämpel) förblir på originalspråket, eftersom den inte är text i filen.

Kan jag översätta en gammal .doc-fil?

Öppna den i Word (eller i ett gratis kontorspaket) och spara den som .docx först. De flesta översättare, inklusive vår egen, fungerar med det moderna DOCX-formatet.

Hur får jag en tvåspråkig version, med original och översättning sida vid sida?

Vissa verktyg erbjuder en tvåspråkig version. Om ditt inte gör det kan du lägga originalet och det översatta dokumentet bredvid varandra i Word med Visa > Visa sida vid sida.

Sammanfattning

Översätt själva DOCX-filen, inte kopierad text. Använd Words Översätt dokument om din Office-version har det, eller en onlinetjänst som ger dig tillbaka en DOCX med samma layout. Städa upp spårade ändringar först och kontrollera sedan tabeller, textrutor, innehållsförteckningen och dina termer som inte ska översättas. För andra filtyper, se hur du översätter ett dokument.

Ladda upp din Word-fil till DropTranslate och ladda ner den översatt, med formateringen intakt.