Så översätter du ett dokument: alla alternativ jämförda

För att översätta ett helt dokument har du fyra realistiska alternativ: översättningsfunktionen i Microsoft Word, en översättningstjänst i webbläsaren som tar emot uppladdade filer, en AI-dokumentöversättare som bygger upp filen på nytt i samma format, eller en mänsklig översättare. Vilket som passar bäst beror mindre på språket och mer på tre frågor: vilket format filen har, om layouten spelar roll och vem som ska läsa resultatet.

Den här guiden går igenom alla alternativ, vad de är bra på, var de brister och hur du snabbt väljer.

Först: svara på tre frågor om din fil

Innan du väljer verktyg är det bra att veta:

1. Vilket format har den? En Word-fil (DOCX), en PDF, ett kalkylblad (XLSX), bildspel (PPTX), undertexter (SRT) eller en skanning/ett foto. Redigerbara Office-filer är enklast att översätta bra. Skanningar är svårast, eftersom texten först måste läsas av från en bild.
2. Spelar layouten roll? Om du bara behöver förstå innehållet går det bra att kopiera och klistra in text. Om du ska skicka, skriva ut eller visa den översatta filen vill du att tabeller, rubriker och bilder ligger kvar där de låg.
3. Vem ska läsa den och vad ska den användas till? Att läsa ett brev för egen del är något helt annat än att lämna in ett dokument till ett visumkontor, en domstol eller ett universitet. Många myndigheter godtar bara en översättning som är gjord av en kvalificerad mänsklig översättare, och ibland måste den också vara bestyrkt eller utförd av en auktoriserad translator. Om det gäller dig, läs avsnittet om mänsklig översättning nedan innan du gör något annat.

Alternativ 1: Översättningsfunktionen i Microsoft Word

Om filen redan är ett Word-dokument och du har en nyare version av Office kan Word översätta hela filen åt dig. Enligt Microsofts supportsida går du till Review > Translate > Translate Document (Granska > Översätt > Översätt dokument), väljer målspråk, och Word öppnar en översatt kopia i ett separat fönster. Originalet lämnas orört.

Bra att veta:

• Microsoft anger att det krävs en Microsoft 365-prenumeration eller en ny version av Office med evig licens (sidan nämner Office 2021 och senare), en internetanslutning och att Offices ”connected experiences” (anslutna upplevelser) är påslagna. Din text skickas till Microsofts onlineöversättare.
• Excel och PowerPoint kan översätta markerad text, men översättning av hela filer är en funktion i Word. I Excel översätter du cell för cell och kopierar och klistrar in resultatet.
• Det fungerar med Word-filer. En PDF måste du först konvertera till Word, vilket kan röra till layouten redan innan översättningen börjar.

Bra för: Word-dokument, när du redan betalar för Microsoft 365.

Alternativ 2: En webbläsaröversättare med dokumentuppladdning

Vissa allmänna översättare tar emot hela filer. Google Translate är det mest kända exemplet. Enligt hjälpsidan kan du ladda upp .docx-, .pdf-, .pptx- och .xlsx-filer på upp till 10 MB, och PDF-filer får vara högst 300 sidor. Du klickar på Dokument, väljer språk, laddar upp filen och laddar ner översättningen.

Begränsningarna är värda att läsa innan du börjar. Google uppger att dokumentöversättning inte finns på mindre skärmar eller i mobilen, och att text i bilder och på skannade PDF-sidor inte översätts. Den blir kvar på originalspråket i det översatta dokumentet.

Bra för: snabba översättningar av små, textbaserade filer i en webbläsare på dator.

Alternativ 3: En AI-dokumentöversättare som behåller layouten

Särskilda dokumentöversättare som DropTranslate är byggda för en enda uppgift: du släpper en fil och får samma fil tillbaka på målspråket: en DOCX förblir en DOCX, en PPTX förblir en PPTX och en undertextfil behåller sina tidskoder.

Hur det fungerar har betydelse för kvaliteten. I stället för att göra om dokumentet till ren text och tillbaka läser en layoutmedveten översättare texten i filens egen struktur (stycken, tabellceller, textrutor i bildspel, celler i kalkylblad) och skriver tillbaka översättningen på samma ställen. Typsnitt, tabeller, bilder och diagram rörs inte, eftersom det bara är orden som ändras.

Vad du ärligt kan förvänta dig:

• Office-filer (Word, Excel, PowerPoint) behåller layouten bäst, eftersom texten lagras separat från designen.
• PDF-filer är svårare. En PDF lagrar text som placerade bitar på en fast sida, så en längre översättning har mindre utrymme. Bra verktyg krymper texten så att den ryms och ger dig också en redigerbar DOCX. Vår guide om att översätta en PDF utan att förlora formateringen förklarar varför och vad du kan göra åt det.
• **Översatt text kan faktiskt bli längre. Tyska, franska eller spanska tar ofta mer plats än engelska, så trånga textrutor i bildspel eller tabellceller kan behöva en snabb manuell justering efteråt.
• Det är fortfarande maskinöversättning. Den är snabb och oftast mycket läsbar, men kan missa sammanhang, idiom eller facktermer. Kontrollera namn, siffror och allt som är viktigt.

Bra för: PDF-filer, Office-filer och undertexter där du vill ha tillbaka en användbar, formaterad fil och inte en vägg av text. Börja med PDF-översättaren eller Word-dokumentöversättaren, eller ett specifikt språkpar som PDF från engelska till spanska.

Alternativ 4: En professionell mänsklig översättare

En mänsklig översättare är rätt val när översättningen har juridisk, medicinsk eller officiell betydelse, eller när texten ska låta som om en modersmålstalare har skrivit den för allmänheten.

Framför allt migrationsmyndigheter, domstolar, universitet och notarier kräver ofta en översättning som är bestyrkt, utförd av en auktoriserad translator eller gjord av en ackrediterad översättare, ibland med en undertecknad försäkran eller en stämpel. Vad som godtas varierar mycket mellan länder och myndigheter. Ingen maskinöversättning, inte heller vår, är en bestyrkt översättning. Om ett formulär eller en checklista ber om en bestyrkt översättning eller en översättning av auktoriserad translator ska du följa myndighetens egna instruktioner och anlita en kvalificerad översättare.

Maskinöversättning kan ändå hjälpa i de här fallen: för att förstå ett dokument innan du betalar för en fullständig översättning, eller för att kontrollera en översättning du har fått.

Bra för: officiella inlämningar, avtal du är på väg att skriva under, medicinska journaler, publicerat marknadsföringsmaterial och böcker.

Vilket alternativ ska du använda?

Tips för en bättre översättning, oavsett verktyg

• Utgå från bästa möjliga källfil. Den ursprungliga DOCX-filen översätts bättre än en PDF som exporterats från den, och en text-PDF översätts bättre än en skanning.
• Ange källspråket om automatisk identifiering gissar fel på korta dokument eller dokument med blandade språk.
• Kontrollera det som maskiner oftast gör fel: namn, siffror, datum, enheter och ord med flera betydelser.
• Behåll varumärkes- och produktnamn som de är. Om ett verktyg har en ”översätt inte”-lista eller en ordlista, använd den.
• **Be en modersmålstalare snabbläsa allt som riktar sig till allmänheten. Tio minuters granskning fångar upp de flesta klumpiga formuleringarna.
• Tänk på integriteten innan du laddar upp. Läs hur länge verktyget sparar din fil och om din text kan komma att användas för att förbättra dess modeller, särskilt för konfidentiella dokument.

Vanliga frågor

Kan jag översätta ett helt dokument på en gång i stället för att kopiera och klistra in?

Ja. Funktionen Översätt dokument i Word, dokumentuppladdning i översättningstjänster i webbläsaren och AI-dokumentöversättare tar alla emot hela filen. Att kopiera och klistra in lönar sig bara för ett eller två stycken.

Behåller det översatta dokumentet sin formatering?

Det beror på formatet och verktyget. Word-, Excel- och PowerPoint-filer behåller oftast layouten bra med ett layoutmedvetet verktyg. Med PDF-filer gör verktyget så gott det kan, eftersom längre text måste få plats i fasta rutor. Skanningar kräver att texten först känns igen.

Är ett maskinöversatt dokument juridiskt giltigt?

I allmänhet behandlar ingen myndighet en maskinöversättning som en officiell eller bestyrkt översättning. Om dokumentet ska till en migrationsmyndighet, en domstol eller ett universitet, kontrollera deras krav. De ber ofta om en bestyrkt översättning eller en översättning av auktoriserad translator.

Kan jag översätta ett skannat dokument?

Bara om verktyget kan läsa text i bilder (OCR). Googles hjälpsida påpekar att text på skannade PDF-sidor inte översätts av dokumentfunktionen. Kontrollera vilka format verktyget stöder innan du laddar upp en skanning.

Kort sammanfattning

För att snabbt förstå en text duger vilken maskinöversättare som helst. För en översatt fil du faktiskt kan använda, med tabeller, bildspel och formatering intakta, använd en layoutmedveten dokumentöversättare och kontrollera de viktiga detaljerna. För allt officiellt, vänd dig till en kvalificerad mänsklig översättare.

Redo att prova? Släpp ditt dokument i DropTranslate och få tillbaka det i samma format.