Så översätter du en PDF utan att förlora formateringen

Det mest pålitliga sättet att översätta en PDF och behålla formateringen är att översätta originalfilen (oftast Word eller PowerPoint) om du har den. Om du bara har PDF-filen använder du en PDF-översättare som tar hänsyn till layouten och placerar översättningen på samma ställen på varje sida. Spara också en redigerbar DOCX-version för eventuella justeringar. När du kopierar och klistrar in text från en PDF går layouten nästan alltid förlorad.

Den här guiden förklarar varför PDF-filer är knepiga att översätta, hur du kontrollerar vilken typ av PDF du har och vilka steg som ger det renaste resultatet.

Därför tappar PDF-filer layouten när du översätter dem

En Word-fil lagrar text i löpande stycken. Om en mening blir längre anpassas textflödet på sidan automatiskt. En PDF fungerar inte så, utan liknar mer en tryckt sida: varje textrad placeras på fasta koordinater i en ruta med fast storlek. Det ger tre problem vid översättning.

1. Översättningar är sällan lika långa. När du översätter från engelska till tyska, franska, spanska eller portugisiska blir texten oftast längre; när du översätter till kinesiska eller japanska blir den ofta kortare. En längre översättning måste få plats i samma ruta, så den blir antingen mindre, bryts annorlunda eller svämmar över.
2. Texten lagras i delar. En enda mening i en PDF kan vara lagrad som flera separata fragment, ett per rad eller till och med ett per ord. En översättare måste först sätta ihop delarna till hela meningar, annars blir översättningen ord för ord och svår att förstå.
3. Typsnitten kanske saknar tecken för det nya språket. PDF-filer bäddar ofta bara in de tecken som behövs. Om en engelsk PDF ska översättas till grekiska, ryska, arabiska eller japanska krävs ett typsnitt som faktiskt innehåller de tecknen. Annars visas tomma rutor.

Språk som skrivs från höger till vänster, som arabiska, hebreiska och persiska, medför ett fjärde problem: hela sidans läsriktning ändras. Det är den svåraste situationen för en PDF-översättare, och då är en redigerbar DOCX oftast ett bättre alternativ.

Steg 1: Kontrollera vilken typ av PDF du har

Öppna PDF-filen och försök markera en mening med markören, eller använd Sök (Ctrl+F / Cmd+F) för att söka efter ett ord som du ser på sidan.

• Du kan markera och söka i texten: det är en textbaserad PDF, oftast exporterad från Word, PowerPoint eller en webbplats. Det är det enklaste fallet. En översättare kan läsa texten och dess placering direkt.
• Du kan inte markera något, eller hela sidan markeras som ett enda block: det är en skannad eller bildbaserad PDF, ett foto av sidan. Texten måste först kännas igen med OCR (optisk teckenigenkänning) innan den kan översättas. Räkna med ett mindre exakt resultat, särskilt med liten text, stämplar, handskrift eller dåliga skanningar.

Vissa PDF-filer innehåller båda typerna, till exempel en textbaserad rapport med en skannad signatursida.

Steg 2: Leta efter originalfilen först

Om PDF-filen exporterades från Word, PowerPoint eller Excel, be om originalfilen (eller leta efter den i dina egna mappar). Att översätta DOCX-, PPTX- eller XLSX-filen och sedan exportera en ny PDF ger nästan alltid ett renare resultat, eftersom de formaten flödar om text på ett naturligt sätt. Vår översättare för Word-dokument behåller formatmallar, tabeller och bilder på plats, och du kan spara den översatta filen som PDF från Word.

Steg 3: Översätt PDF-filen med ett verktyg som bevarar layouten

Om du bara har PDF-filen använder du en översättare som återskapar PDF-filen i stället för att bara ge dig texten. En PDF-översättare som tar hänsyn till layouten:

• läser varje textblock med dess position på sidan,
• sätter ihop fragmenten till hela meningar före översättningen, så att texten kan översättas i sitt sammanhang,
• skriver översättningen i samma ruta och minskar teckenstorleken något där den nya texten är längre,
• lämnar bilder, linjer, logotyper och bakgrunder orörda,
• och ger dig även en redigerbar DOCX, så att du kan rätta det som inte fick plats.

Så fungerar PDF-översättaren i DropTranslate. Vi är öppna med begränsningarna. Enkla affärsdokument, brev, rapporter och formulär blir bra. För dokument med avancerad formgivning, som tidskrifter, broschyrer med text över bilder eller täta flerspaltssidor, försöker verktyget bevara layouten så långt det går. Därför kan du också ladda ner en DOCX-version.

Om du vet språkparet kan du börja från en sida där det redan är inställt, till exempel PDF från engelska till spanska.

Steg 4: Åtgärda de få saker som inte fick plats

Även ett bra resultat behöver oftast en snabb genomgång. Kontrollera:

• Rubriker och knappar i trånga rutor, där längre text har krympts mest.
• Tabeller, särskilt smala kolumner med långa ord.
• Siffror, datum och valutor. Format skiljer sig mellan länder (1,000.50 mot 1.000,50; månad/dag mot dag/månad), och en översättare ska låta själva siffrorna vara.
• Namn och produkttermer som inte borde ha översatts.
• Text i bilder, till exempel diagram, logotyper eller skannade stämplar. Om verktyget inte också använder OCR för bilder förblir den texten på originalspråket.

Små rättningar är enklast att göra i DOCX-versionen. Gör dem där och exportera sedan en ny PDF.

Kan jag konvertera PDF-filen till Word först?

Du kan konvertera en PDF till Word (många appar klarar det, bland annat nyare versioner av Word) och sedan översätta Word-filen. Det fungerar bra för enkel text i en kolumn. För komplexa sidor förskjuter själva konverteringssteget ofta layouten: textrutor, kolumner och tabeller kan flytta på sig redan innan översättningen börjar. Om du väljer den vägen, kontrollera den konverterade filen innan du översätter den, så att du vet vilka problem som kom från konverteringen och vilka från översättningen.

Misstag att undvika

• Att kopiera och klistra in text från PDF-filen i en översättare. Du förlorar layouten, och radbrytningar mitt i meningar leder ofta till fel i översättningen.
• Att översätta en skanning som om den vore text. Om du inte kan markera texten behöver du ett verktyg som kör OCR, eller en ren textversion av dokumentet.
• Att förvänta dig att en maskinöversatt PDF fungerar som en officiell översättning. Om PDF-filen är ett intyg, ett examensbevis, ett domstolsdokument eller något som ska användas för ett visum, bestämmer den mottagande myndigheten oftast sina egna regler och kräver ofta en bestyrkt översättning utförd av en människa eller en översättning av en auktoriserad translator. Kontrollera med dem först. En maskinöversättning är fortfarande användbar för att förstå dokumentet.
• Att ladda upp konfidentiella PDF-filer utan att kontrollera integritetsvillkoren. Se efter hur länge verktyget lagrar din fil och om din text kan komma att användas för att träna dess modeller.

Vanliga frågor

Kan jag översätta en PDF gratis?

Många verktyg erbjuder viss gratis översättning, oftast med begränsningar för filstorlek eller antal sidor. Kontrollera begränsningarna innan du laddar upp ett långt dokument och om gratisversionen omfattas av andra integritetsvillkor.

Varför blev texten i min översatta PDF så liten?

Översättningen var längre än originalet och måste få plats i samma fasta ruta, så verktyget minskade teckenstorleken. Redigera DOCX-versionen, eller korta ner formuleringen på de trängsta ställena.

Går det att översätta en PDF till arabiska eller hebreiska och behålla layouten?

Språk som skrivs från höger till vänster är den största utmaningen för PDF-filer, eftersom hela sidans läsriktning vänds. En redigerbar DOCX är oftast ett bättre val i de fallen. Betrakta PDF-versionen som ett utkast.

Behåller den översatta PDF-filen mina bilder och logotyper?

En översättare som tar hänsyn till layouten ersätter bara texten, så bilder, logotyper och grafik förblir oförändrade. Text som är en del av en bild förblir oöversatt om inte verktyget också kan läsa bilder.

Sammanfattning

Översätt originalfilen i Word eller PowerPoint om du kan. Om du bara har PDF-filen kontrollerar du att texten går att markera, använder en översättare som återskapar PDF-filen med bibehållen layout och ger dig en DOCX och lägger sedan några minuter på de trånga ställena. Fler sätt att översätta andra filtyper hittar du i så översätter du ett dokument.

Ladda upp din PDF till DropTranslate för att få tillbaka den på ditt språk, med layouten bevarad så långt det går.