Så översätter du en PowerPoint-presentation (utan att texten hamnar utanför)

Det snabbaste sättet att översätta en PowerPoint-presentation är att översätta hela PPTX-filen med ett verktyg som ersätter texten direkt på varje bild och ger dig tillbaka en PPTX. Mallen, färgerna, bilderna och animationerna ligger kvar på samma plats. Det enda du nästan alltid behöver göra efteråt är en snabb genomgång för att rätta till text som har blivit längre och inte längre ryms i sin ruta.

Den här guiden går igenom dina alternativ, varför översatt text kan hamna utanför bilderna, hur du förbereder presentationen för ett bättre resultat och hur du snabbt kontrollerar den innan du presenterar.

Dina alternativ för att översätta en presentation

1. Översätt direkt i PowerPoint, bit för bit

PowerPoint har ett inbyggt översättningsfönster (Translate). Enligt Microsofts hjälpsida markerar du texten du vill översätta, väljer översättningsfunktionen på fliken för granskning (Review > Translate), väljer ett språk och klickar på knappen för att infoga (Insert) så att den markerade texten ersätts. Det kräver ett Microsoft 365-abonnemang eller Office 2021, en internetanslutning och att Office connected experiences (anslutna upplevelser i Office) är aktiverade.

Det fungerar bra för en eller två bilder. För en presentation med 30 bilder blir det hundratals markeringar, och det är lätt att missa en textruta, en tabellcell eller talaranteckningarna.

2. Kopiera texten till en översättare och klistra in den igen

Det här är det långsammaste alternativet och det som oftast förstör något. Fet och kursiv formatering i meningar går förlorad, punktlistor hamnar i fel ordning och det är lätt att klistra in texten i fel ruta. Undvik metoden för presentationer med mer än några få bilder.

3. Översätt hela PPTX-filen

En dokumentöversättare öppnar presentationen, översätter texten på varje bild och skriver tillbaka den i samma textrutor. Du får en PPTX på målspråket med samma bildbakgrunder, typsnitt, bilder och diagram. Så fungerar PowerPoint-översättaren i DropTranslate: släpp filen, välj språk och ladda ner en översatt PPTX.

Därför rinner den översatta texten över på bilderna

Bilder utformas utifrån längden på originaltexten. En översättning är sällan lika lång:

• Översättningar till många språk blir längre än den engelska texten. Översättningar från engelska till tyska, franska, spanska, portugisiska, polska och ryska behöver ofta märkbart mer utrymme. Korta etiketter och rubriker ökar mest procentuellt.
• Vissa språk blir kortare i antal tecken, till exempel kinesiska, japanska och koreanska, men de kan behöva en större teckenstorlek för att vara läsbara.
• Textrutor med en enda rad är känsligast: titlar, knappar, diagrametiketter, tabellrubriker och text ovanpå bilder.

PowerPoint avgör vad som händer med den extra texten utifrån inställningen AutoFit för varje textruta:

• Shrink text on overflow (krymp text vid spill) minskar teckenstorleken tills texten ryms. Resultatet är läsbart om det bara gäller några extra ord, men texten blir mycket liten om den är betydligt längre.
• Resize shape to fit text (anpassa formen efter texten) gör rutan större, vilket kan få den att överlappa andra element.
• Do not AutoFit (ingen automatisk anpassning) låter texten hamna utanför rutan.

Du hittar inställningarna under Format Shape > Text Options > Text Box (Formatera figur > Textalternativ > Textruta). Ett översättningsverktyg ersätter bara texten och formger inte om bilderna, så de här inställningarna avgör hur den översatta presentationen ser ut.

Innan du översätter: förbered presentationen

Tio minuters förberedelse sparar mer tid än du lägger på att rätta efteråt.

1. Använd riktig text, inte bilder av text. Text som är en del av en bild (en skärmdump, en logotyp, ett exporterat diagram) kan inte översättas som text. Om du har den redigerbara versionen, lägg in den på bilden i stället.
2. Ge textrutorna lite luft. Där det går, lämna ungefär en tredjedel extra utrymme i titlar och etiketter, eller ställ in trånga rutor på att krympa texten (Shrink text on overflow).
3. Kontrollera diagram och scheman. Etiketter i diagram, SmartArt och inbäddade objekt lagras separat från bildens text. Räkna med att kontrollera dem efter översättningen. Vissa verktyg lämnar dem på originalspråket.
4. Markera det som inte får ändras. Produktnamn, varumärkestermer och kod ska vara kvar som de är. Gör en kort lista så att du kan kontrollera dem efteråt.
5. Bestäm hur du vill göra med talaranteckningarna. Om du presenterar utifrån anteckningar vill du ha dem översatta också. Kontrollera om ditt verktyg tar med dem.
6. Ta bort dolda och oanvända bilder som du inte ska visa. De tar tid att översätta och måste ändå kontrolleras.

Efter översättningen: en kontroll på fem minuter

Öppna den översatta PPTX-filen och växla till vyn Slide Sorter (Bildsortering) via View > Slide Sorter. I miniatyrformatet är det lätt att se text som hamnar utanför sina rutor. Gå sedan igenom följande:

• Titlar och rubriker: korta ned formuleringar som har brutits till en extra rad, eller minska teckenstorleken konsekvent på alla bilder.
• Tabeller: kontrollera smala kolumner där långa ord nu bryts mitt i ordet.
• Diagram och scheman: leta efter etiketter som fortfarande är på originalspråket.
• Namn, siffror och datum: produktnamn och siffror ska vara oförändrade. Datum- och talformat kan behöva justeras för publiken (till exempel 1,000.5 vs 1.000,5).
• Talaranteckningar: öppna anteckningsfönstret (Notes) på några bilder.
• Språk som skrivs från höger till vänster (arabiska, hebreiska, persiska, urdu): kontrollera läsordningen i punktlistor och textrutornas justering, och spegelvänd layouten där det spelar roll.

Om en bild fortsätter att krångla går det oftast snabbare att korta ned den översatta meningen än att formge om bilden. En person som har språket som modersmål kan ofta föreslå en kortare formulering som säger samma sak.

Några ord om kvaliteten

Text i presentationer är kort och full av fragment (”Q3-resultat”, ”Nästa steg”), vilket ger både mänskliga översättare och maskinöversättning lite sammanhang att utgå från. Läs igenom presentationen en gång på målspråket, helst tillsammans med någon som kan språket, innan du presenterar för en viktig publik. Vår guide är maskinöversättning tillräckligt bra? listar snabba kontroller som du kan göra själv.

Om bilderna innehåller konfidentiella siffror bör du först kontrollera verktygets integritetsvillkor: hur länge det sparar din fil och om uppladdad text får användas för att träna AI-modeller.

Vanliga frågor

Behåller den översatta PowerPoint-filen min mall och mina animationer?

Om verktyget översätter texten direkt i PPTX-filen är svaret ja: det byter bara ut texten, så bildbakgrunder, layouter, bilder, övergångar och animationer ligger kvar som de var. Det är när du kopierar och klistrar in som formateringen oftast förstörs.

Kan jag översätta en PowerPoint till två språk på samma bild?

Inte automatiskt med de flesta verktyg. Det vanliga tillvägagångssättet är att översätta en kopia av filen och sedan kombinera texten på de bilder som ska vara tvåspråkiga, eller att behålla originalet i talaranteckningarna.

Varför är vissa ord på mina bilder fortfarande på originalspråket?

De ligger förmodligen inuti en bild, ett diagram, SmartArt eller ett inbäddat objekt i stället för i en vanlig textruta. Redigera de elementen för hand, eller ersätt bilden med riktig text och översätt igen.

Kan jag översätta en PDF-version av mina bilder i stället?

Det går, men det är svårare att få ett rent resultat. Att översätta den ursprungliga PPTX-filen är nästan alltid bättre. Om PDF-filen är allt du har, läs så översätter du en PDF utan att formateringen går förlorad.

Sammanfattning

Översätt själva PPTX-filen i stället för att kopiera texten. Förbered presentationen så att texten har gott om utrymme och ligger i riktiga textrutor. Lägg sedan fem minuter på att rätta till de bilder där översättningen har blivit längre genom att använda bildsorteringsvyn. För Word-filer beskrivs samma tillvägagångssätt i så översätter du ett Word-dokument.

Släpp din presentation i DropTranslate så får du tillbaka den som en PPTX på ditt språk, med designen intakt.