Översätta bruksanvisningar och teknisk dokumentation

Om du vill översätta en bruksanvisning på bästa sätt ska du översätta den redigerbara källfilen (Word eller det format som ditt dokumentationsverktyg exporterar), fastställa terminologin först och låta en kvalificerad person som läser målspråket granska varje säkerhetsvarning. Maskinöversättning klarar största delen av teknisk text snabbt, eftersom manualer är repetitiva och bokstavliga. Risken finns på ett fåtal ställen: varningar, specifikationer och namn på reglage, som måste stämma exakt med produkten.

Om du säljer produkten i ett annat land bör du också kontrollera vilka språkkrav som gäller för bruksanvisningar och säkerhetsinformation på den marknaden. I EU måste informationen till exempel finnas på ett språk som konsumenter lätt kan förstå.

Det här är allmän information, inte rådgivning om regelefterlevnad. Produktregler beror på produkttyp och marknad. Kontrollera vilka regler som gäller för din.

Varför manualer lämpar sig väl för översättning – och var de inte gör det

Teknisk text är kort, bokstavlig och repetitiv (”Tryck på strömknappen. Lampan lyser grönt.”). Det passar maskinöversättning: det finns få idiom och samma meningar återkommer många gånger, så ett enhetligt resultat är möjligt.

De svaga punkterna är:

Terminologi. ”Lock”, ”kåpa” och ”lucka” kan vara tre olika delar. Om översättningen blandar ihop dem öppnar läsaren fel del.
Gränssnittstexter. Instruktionerna säger ”Välj Settings > Network”, men enheten eller programvaran visar sina egna översatta namn. Manualen måste stämma med texterna på skärmen eller på produkten, inte med en ny översättning av dem.
Säkerhetsvarningar. En urvattnad eller tvetydig varning (”kan” i stället för ”måste”) är ett säkerhetsproblem, inte ett stilproblem.
Enheter och specifikationer. Spänning, vridmoment, temperaturer och mått måste vara exakt rätt, med de enheter som din marknad förväntar sig.

Steg 1: Förbered källan

Använd den redigerbara källfilen, inte en PDF, om du har den. En Word-fil kan översättas på plats med rubriker, numrerade steg, tabeller och bilder bevarade. Se så översätter du ett Word-dokument. En PDF fungerar bra för läsning och för dokument som du inte kan redigera. Se så översätter du en PDF utan att förlora formateringen.
Rätta källtexten först. Tvetydiga meningar i originalet blir tvetydiga på alla språk. Korta meningar, en instruktion per steg och enhetliga termer ger en bättre översättning.
Flytta text ut ur bilder där det går. Texter i illustrationer och skärmbilder översätts inte tillsammans med resten av texten. Använd i stället hänvisningsnummer med en teckenförklaring i texten.
Lämna plats i layouten. Många språk tar mer plats än engelska. Trånga tabellceller och textrutor med fast storlek svämmar över.

Steg 2: Skapa en termlista

Innan du översätter listar du de termer som alltid måste översättas på samma sätt (eller inte översättas alls):

Produkt- och modellnamn (översätts vanligtvis inte)
Namn på delar, reglage, knappar och kontakter
Gränssnittstexter, exakt som de visas i den lokaliserade programvaran eller på produkten
Varningsord och standardfraser (”Fara”, ”Varning”, ”Försiktighet”, ”Observera”) och hur ditt företag översätter dem

När du har översatt söker du i översättningen efter varje term och rättar eventuella varianter. Om du översätter manualer regelbundet bör du spara listan och återanvända den. Enhetlighet mellan manualer gör att dokumentationen känns professionell.

Steg 3: Översätt

Ladda upp källfilen till en dokumentöversättare som ger tillbaka filen i samma format. Manualöversättaren från DropTranslate bevarar strukturen i Word-, PowerPoint- och Excel-filer. För PDF-filer återskapar den layouten så nära som möjligt och ger dig dessutom en redigerbar DOCX-fil. Du får en fil som du kan granska och redigera direkt, i stället för att sätta ihop text som du har kopierat och klistrat in.

Steg 4: Granska det som är viktigast

Alla meningar behöver inte granskas lika noga. Prioritera:

Säkerhetsvarningar och riskangivelser. Låt en kvalificerad person som läser målspråket och förstår produkten kontrollera dem. Publicera aldrig maskinöversatt säkerhetsinformation utan den granskningen.
Specifikationer och siffror. Jämför varje värde och varje enhet med originalet. Räkna bara om enheter där marknaden kräver det, och dubbelkolla omräkningen.
Gränssnittstexter. Stäm av dem mot den lokaliserade produkten eller programvaran.
Stegordning och numrering. Kontrollera att inget steg har slagits ihop, tagits bort eller delats upp.
Allt annat. Låt någon som ska använda produkten på det språket läsa igenom texten. För långa och repetitiva dokument räcker det med stickprov i stället för att läsa varje sida.

Steg 5: Kontrollera reglerna för din marknad

Många marknader har regler om vilket språk instruktioner och säkerhetsinformation som medföljer en produkt ska ha. Som ett officiellt exempel förklarar Europeiska unionens portal Your Europe att tillverkare som släpper ut produkter på EU-marknaden måste tillhandahålla instruktioner och säkerhetsinformation på ett språk som konsumenter och andra slutanvändare lätt kan förstå, och att importörer måste se till att produkterna levereras med sådan information, enligt reglerna i det EU-land som produkten importeras till. Distributörer behöver också känna till språkkraven för märkning, bruksanvisningar och andra medföljande dokument.

Vad ”lätt att förstå” betyder i praktiken, och om ett visst språk krävs, beror på landet och produkttypen. Maskiner, elektrisk utrustning, leksaker, medicintekniska produkter och kemikalier, till exempel, kan ha ytterligare produktspecifika regler. Kontrollera kraven för din produkt och marknad, eller fråga en specialist på regelefterlevnad.

Programvarudokumentation och hjälpcenter

För onlinehjälp, kunskapsbaser och utvecklardokumentation gäller samma principer, med två tillägg:

Översätt aldrig kod, kommandon, filnamn, API-namn eller konfigurationsnycklar. Låt dem vara som de är och kontrollera dem efter översättningen.
Exportera i ett strukturerat format som ditt verktyg kan importera igen (Markdown, HTML eller det exportformat som din hjälpcenterplattform stöder). Textformat som dessa översätts bra eftersom strukturen är lätt att bevara.

Vanliga frågor

Kan jag publicera en maskinöversatt bruksanvisning?

För innehåll med låg risk är en granskad maskinöversättning vanlig. För säkerhetsinformation, reglerade produkter eller allt där ett missförstånd kan leda till skada ska du låta en kvalificerad person granska översättningen och kontrollera reglerna på din marknad.

Behöver jag en bestyrkt översättning av en manual?

Vanligtvis inte: manualer är inte officiella dokument i den meningen. Det viktiga är att innehållet är korrekt och uppfyller produktreglerna på din marknad.

Hur håller jag översättningarna enhetliga över många manualer?

Använd samma termlista varje gång, återanvänd godkända översättningar av standardvarningar och standardfraser, och översätt uppdaterade avsnitt utifrån den senaste godkända versionen i stället för att börja om från början.

Hur gör jag med text i illustrationer?

Text i bilder översätts inte tillsammans med dokumentets text. Använd numrerade hänvisningar med en teckenförklaring i texten, eller skapa en lokaliserad version av varje illustration.

Sammanfattning

Översätt den redigerbara källfilen, fastställ terminologin först och granska varningar, specifikationer och gränssnittstexter noga. Kontrollera språkreglerna för varje marknad där du säljer. För presentationer som följer med en produkt, se så översätter du en PowerPoint-presentation.

Ladda upp din manual till DropTranslate och få tillbaka den i samma format, redo för granskning.