Gebruikershandleidingen en technische documentatie vertalen

Als je een gebruikershandleiding goed wilt vertalen, gebruik dan het bewerkbare bronbestand (Word of het formaat dat je documentatietool exporteert), leg eerst je terminologie vast en laat elke veiligheidswaarschuwing controleren door een gekwalificeerd persoon die de doeltaal kan lezen. Machinevertaling kan het grootste deel van technische teksten snel verwerken, omdat handleidingen repetitief en direct zijn. De risico's zitten op een paar plekken: bij waarschuwingen, specificaties en de namen van bedieningselementen. Die moeten exact overeenkomen met het product.

Verkoop je het product in een ander land, controleer dan ook welke regels daar gelden voor de taal van instructies en veiligheidsinformatie. In de EU moeten die bijvoorbeeld in een taal zijn die consumenten gemakkelijk begrijpen.

Dit is algemene informatie, geen complianceadvies. Productregels hangen af van het producttype en de markt; controleer welke regels voor jouw product gelden.

Waarom handleidingen zich goed laten vertalen — en waar dat minder goed gaat

Technische teksten zijn kort, direct en repetitief (“Druk op de aan-uitknop. Het lampje wordt groen.”). Daar leent machinevertaling zich goed voor: er zijn weinig idiomatische uitdrukkingen en dezelfde zinnen komen vaak terug, waardoor een consistent resultaat haalbaar is.

De zwakke plekken zijn:

• Terminologie. “Deksel”, “afdekking” en “luik” kunnen drie verschillende onderdelen zijn. Als de vertaling ze door elkaar haalt, opent de lezer het verkeerde onderdeel.
• Interfacelabels. In de instructies staat “Selecteer Instellingen > Netwerk”, maar het apparaat of de software toont de eigen vertaalde labels. De handleiding moet overeenkomen met de labels op het scherm of op het product, niet met een nieuwe vertaling ervan.
• Veiligheidswaarschuwingen. Een afgezwakte of dubbelzinnige waarschuwing (“kan” in plaats van “moet”) is een veiligheidsprobleem, geen stijlprobleem.
• Eenheden en specificaties. Spanningen, aanhaalmomenten, temperaturen en afmetingen moeten exact kloppen, met eenheden die in je markt gebruikelijk zijn.

Stap 1: Bereid de bron voor

1. Gebruik de bewerkbare bron, geen PDF, als je die hebt. Een Word-bestand kan goed worden vertaald met behoud van koppen, genummerde stappen, tabellen en afbeeldingen; zie hoe je een Word-document vertaalt. Een PDF is prima om te lezen en voor documenten die je niet kunt bewerken; zie hoe je een PDF vertaalt zonder de opmaak te verliezen.
2. Verbeter eerst de bron. Dubbelzinnige zinnen in het origineel blijven dubbelzinnig in elke taal. Korte zinnen, één instructie per stap en consistente termen zorgen voor een betere vertaling.
3. Haal tekst uit afbeeldingen waar mogelijk. Labels in illustraties en screenshots worden niet samen met de tekst vertaald; gebruik in plaats daarvan genummerde verwijzingen met een legenda in de tekst.
4. Laat ruimte in de opmaak. Veel talen hebben meer ruimte nodig dan Engels; krappe tabelcellen en tekstvakken met een vaste grootte lopen over.

Stap 2: Maak een terminologielijst

Maak vóór het vertalen een lijst van de termen die altijd op dezelfde manier vertaald moeten worden (of helemaal niet):

• Product- en modelnamen (meestal niet vertaald)
• Namen van onderdelen, bedieningselementen, knoppen en aansluitingen
• Interfacelabels, precies zoals ze in de gelokaliseerde software of op het product staan
• Waarschuwingswoorden en standaardzinnen (“Gevaar”, “Waarschuwing”, “Let op”, “Opmerking”) en hoe jouw bedrijf ze vertaalt

Zoek na het vertalen elke term op in de vertaling en corrigeer afwijkende varianten. Vertaal je regelmatig handleidingen, bewaar die lijst dan en gebruik hem opnieuw; consistentie tussen handleidingen zorgt ervoor dat documentatie professioneel overkomt.

Stap 3: Vertalen

Upload het bronbestand naar een documentvertaler die hetzelfde formaat teruggeeft. De vertaler voor gebruikershandleidingen van DropTranslate houdt de structuur van Word-, PowerPoint- en Excel-bestanden intact. Bij PDF's bouwt hij de opmaak zo nauwkeurig mogelijk opnieuw op en krijg je ook een bewerkbaar DOCX-bestand. Zo heb je meteen een bestand dat je kunt controleren en bewerken, in plaats van gekopieerde tekst weer in elkaar te moeten zetten.

Stap 4: Controleer wat het belangrijkst is

Niet elke zin hoeft even grondig te worden gecontroleerd. Geef prioriteit aan:

1. Veiligheidswaarschuwingen en gevarenaanduidingen. Laat ze controleren door een gekwalificeerd persoon die de doeltaal leest en het product begrijpt. Publiceer nooit machinevertaalde veiligheidsinformatie zonder die controle.
2. Specificaties en getallen. Vergelijk elke waarde en eenheid met het origineel. Reken eenheden alleen om als de markt dat vereist en controleer de omrekening nogmaals.
3. Interfacelabels. Vergelijk ze met het gelokaliseerde product of de gelokaliseerde software.
4. Volgorde en nummering van de stappen. Controleer of er geen stap is samengevoegd, weggelaten of gesplitst.
5. Al het andere. Laat dit nalezen door iemand die het product in die taal gaat gebruiken. Controleer bij lange, repetitieve documenten steekproefsgewijs in plaats van elke pagina te lezen.

Stap 5: Check de regels voor jouw markt

In veel markten gelden regels voor de taal van de instructies en veiligheidsinformatie die bij een product horen. Als voorbeeld uit een officiële bron legt het Your Europe-portaal van de Europese Unie uit dat fabrikanten die producten op de EU-markt brengen instructies en veiligheidsinformatie moeten leveren in een taal die consumenten en andere eindgebruikers gemakkelijk begrijpen. Importeurs moeten ervoor zorgen dat producten vergezeld gaan van deze informatie in zo'n taal, volgens de regels van het EU-land waarin het product wordt ingevoerd. Ook distributeurs moeten de taalvereisten kennen voor etikettering, gebruiksaanwijzingen en andere bijbehorende documenten.

Wat “gemakkelijk te begrijpen” in de praktijk betekent en of een bepaalde taal verplicht is, hangt af van het land en het producttype. Machines, elektrische apparatuur, speelgoed, medische hulpmiddelen en chemische stoffen kunnen bijvoorbeeld onder aanvullende productspecifieke regels vallen. Controleer de eisen voor jouw product en markt of raadpleeg een compliancespecialist.

Softwaredocumentatie en helpcenters

Voor onlinehelp, kennisbanken en documentatie voor ontwikkelaars gelden dezelfde principes, met twee aanvullingen:

• Vertaal nooit code, opdrachten, bestandsnamen, API-namen of configuratiesleutels. Laat ze zoals ze zijn en controleer ze na de vertaling.
• Exporteer in een gestructureerd formaat dat je tool opnieuw kan importeren (Markdown, HTML, of de export die het platform van je helpcenter ondersteunt). Dergelijke tekstformaten zijn goed te vertalen, omdat de structuur gemakkelijk behouden blijft.

Veelgestelde vragen

Kan ik een machinevertaalde gebruikershandleiding publiceren?

Bij inhoud met een laag risico is een nagekeken machinevertaling gebruikelijk. Laat bij veiligheidsinformatie, gereguleerde producten of alles waarbij een misverstand schade kan veroorzaken de vertaling controleren door een gekwalificeerd persoon en check de regels in jouw markt.

Heb ik een gecertificeerde vertaling nodig voor een handleiding?

Meestal niet: handleidingen zijn in die zin geen officiële documenten. Waar het om gaat, is dat de inhoud juist is en voldoet aan de productregels van jouw markt.

Hoe houd ik vertalingen consistent in verschillende handleidingen?

Gebruik elke keer dezelfde terminologielijst, hergebruik goedgekeurde vertalingen van standaardwaarschuwingen en -zinnen, en vertaal bijgewerkte onderdelen op basis van de laatst goedgekeurde versie in plaats van helemaal opnieuw te beginnen.

Hoe zit het met tekst in illustraties?

Tekst in afbeeldingen wordt niet mee vertaald met de documenttekst. Gebruik genummerde verwijzingen met een legenda in de tekst, of maak een gelokaliseerde versie van elke illustratie.

Samenvatting

Vertaal de bewerkbare bron, leg eerst je terminologie vast en controleer waarschuwingen, specificaties en interfacelabels zorgvuldig. Check de taalregels van elke markt waarin je verkoopt. Voor presentaties die bij een product horen, zie hoe je een PowerPoint-presentatie vertaalt.

Sleep je handleiding naar DropTranslate en ontvang hem terug in hetzelfde formaat, klaar voor controle.