PDF vertalen zonder de opmaak te verliezen

De betrouwbaarste manier om een PDF te vertalen en de opmaak te behouden, is het originele bronbestand vertalen (meestal Word of PowerPoint), als je dat hebt. Heb je alleen de PDF? Gebruik dan een PDF-vertaler die rekening houdt met de opmaak en de vertaling op dezelfde plek op elke pagina terugzet. Bewaar daarnaast een bewerkbare DOCX-versie voor eventuele aanpassingen. Als je tekst uit een PDF kopieert en plakt, raak je bijna altijd de opmaak kwijt.

In deze gids lees je waarom PDF's lastig te vertalen zijn, hoe je controleert wat voor soort PDF je hebt en met welke stappen je het netste resultaat krijgt.

Waarom PDF's hun opmaak kwijtraken als je ze vertaalt

Een Word-bestand slaat tekst op in doorlopende alinea's: als een zin langer wordt, loopt de tekst vanzelf door. Bij een PDF werkt dat anders. Die lijkt meer op een gedrukte pagina: elke tekstregel staat op vaste coördinaten in een vak met een vaste grootte. Dat veroorzaakt drie problemen bij het vertalen.

Vertalingen zijn zelden even lang. Vertaal je van het Engels naar het Duits, Frans, Spaans of Portugees, dan wordt de tekst meestal langer. Bij vertalen naar het Chinees of Japans wordt de tekst vaak korter. Een langere vertaling moet in hetzelfde vak passen. De tekst wordt dus kleiner, breekt anders af of loopt over.
Tekst wordt in stukjes opgeslagen. Eén zin in een PDF kan uit meerdere losse fragmenten bestaan, één per regel of zelfs per woord. Een vertaler moet die stukjes eerst weer tot hele zinnen samenvoegen. Anders wordt de vertaling woord voor woord gemaakt en is die nauwelijks te volgen.
Lettertypen ondersteunen de nieuwe taal mogelijk niet. In PDF's zijn vaak alleen de benodigde tekens van een lettertype ingesloten. Voor een vertaling van een Engelse PDF naar het Grieks, Russisch, Arabisch of Japans is een lettertype nodig dat die tekens daadwerkelijk bevat. Anders zie je lege vakjes.

Talen die van rechts naar links worden geschreven, zoals Arabisch, Hebreeuws en Perzisch, brengen een vierde probleem mee: de hele leesrichting van de pagina verandert. Dat is het moeilijkste geval voor elke PDF-vertaler. Een bewerkbaar DOCX-bestand is dan meestal een betere keuze.

Stap 1: Controleer wat voor soort PDF je hebt

Open de PDF en probeer een zin te selecteren met je cursor, of gebruik Zoeken (Ctrl+F / Cmd+F) om een woord te vinden dat je op de pagina ziet.

Je kunt de tekst selecteren en doorzoeken: het is een tekstgebaseerde PDF, meestal geëxporteerd uit Word, PowerPoint of een website. Dit is het gunstigste geval. Een vertaler kan de tekst en de positie ervan direct lezen.
Je kunt niets selecteren, of de hele pagina wordt als één blok gemarkeerd: het is een gescande of afbeeldingsgebaseerde PDF, een foto van de pagina. De tekst moet dan eerst met OCR (optische tekenherkenning) worden herkend voordat hij vertaald kan worden. Het resultaat is dan minder nauwkeurig, vooral bij kleine letters, stempels, handschrift of slechte scans.

Sommige PDF's zijn een combinatie van beide, bijvoorbeeld een getypt rapport met een gescande pagina met een handtekening.

Stap 2: Zoek eerst naar het originele bestand

Is de PDF geëxporteerd uit Word, PowerPoint of Excel? Vraag dan om het originele bestand (of zoek het in je eigen mappen). Het DOCX-, PPTX- of XLSX-bestand vertalen en daarna een nieuwe PDF exporteren geeft bijna altijd een netter resultaat, omdat tekst in die formaten vanzelf doorloopt. Onze Word-documentvertaler houdt stijlen, tabellen en afbeeldingen op hun plek. Het vertaalde bestand sla je vanuit Word op als PDF.

Stap 3: Vertaal de PDF met een tool die rekening houdt met de opmaak

Als de PDF alles is wat je hebt, gebruik dan een vertaler die de PDF opnieuw opbouwt in plaats van je alleen tekst te geven. Een PDF-vertaler die rekening houdt met de opmaak:

leest elk tekstblok met de positie op de pagina,
voegt fragmenten weer samen tot hele zinnen voordat er wordt vertaald, zodat de tekst in de juiste context wordt vertaald,
zet de vertaling in hetzelfde vak en verkleint het lettertype een beetje als de nieuwe tekst langer is,
laat afbeeldingen, lijnen, logo's en achtergronden ongemoeid,
en geeft je ook een bewerkbare DOCX, zodat je kunt aanpassen wat niet paste.

Zo werkt de PDF-vertaler van DropTranslate. We zijn eerlijk over de beperkingen. Eenvoudige zakelijke documenten, brieven, rapporten en formulieren komen goed uit de bus. Bij complexe lay-outs, zoals tijdschriften, brochures met tekst over afbeeldingen of drukke pagina's met meerdere kolommen, kunnen we alleen een zo goed mogelijk resultaat bieden. Daarom kun je ook een DOCX downloaden.

Weet je het taalpaar al? Dan kun je beginnen op een pagina waar dat al is ingesteld, bijvoorbeeld PDF van Engels naar Spaans.

Stap 4: Pas aan wat niet goed paste

Ook een goed resultaat vraagt meestal om een snelle controle. Kijk naar:

Koppen en knoppen in krappe vakken, waar langere tekst het sterkst is verkleind.
Tabellen, vooral smalle kolommen met lange woorden.
Getallen, datums en valuta. Notaties verschillen per land (1,000.50 vs 1.000,50; maand/dag vs dag/maand), en een vertaler hoort de getallen zelf met rust te laten.
Eigennamen en producttermen die niet vertaald hadden mogen worden.
Tekst in afbeeldingen, zoals grafieken, logo's of gescande stempels. Tenzij de tool OCR op afbeeldingen toepast, blijft die tekst in de oorspronkelijke taal staan.

Kleine aanpassingen doe je het makkelijkst in de DOCX-versie. Maak ze daar en exporteer daarna een nieuwe PDF.

En de PDF eerst naar Word omzetten?

Je kunt een PDF naar Word omzetten (veel apps kunnen dat, waaronder recente versies van Word) en daarna het Word-bestand vertalen. Dat werkt goed voor eenvoudige tekst in één kolom. Bij ingewikkelde pagina's verschuift de opmaak vaak al door de omzetting zelf: tekstvakken, kolommen en tabellen kunnen verspringen nog voordat de vertaling begint. Kies je deze route, controleer het omgezette bestand dan voordat je het vertaalt. Zo weet je welke problemen door de omzetting komen en welke door de vertaling.

Fouten die je beter vermijdt

Tekst uit de PDF kopiëren en plakken in een vertaler. Je verliest de opmaak, en regeleinden midden in zinnen brengen de vertaling vaak in de war.
Een scan vertalen alsof het tekst is. Kun je de tekst niet selecteren, dan heb je een tool met OCR nodig, of een nette tekstversie van het document.
Verwachten dat een machinevertaalde PDF als officiële vertaling dient. Is de PDF een certificaat, diploma, gerechtelijk document of iets voor een visum, dan stelt de instantie die het ontvangt meestal eigen regels. Vaak vraagt die om een gecertificeerde of beëdigde vertaling door een mens. Vraag dat eerst na bij die instantie. Een machinevertaling blijft nuttig om het document te begrijpen.
Vertrouwelijke PDF's uploaden zonder de privacyvoorwaarden te bekijken. Kijk hoe lang de tool je bestand bewaart en of je tekst mogelijk wordt gebruikt om de modellen van de tool te trainen.

Veelgestelde vragen

Kan ik een PDF gratis vertalen?

Veel tools bieden een beperkte gratis vertaalmogelijkheid, meestal met beperkingen voor de bestandsgrootte of het aantal pagina's. Controleer de limieten voordat je een lang document uploadt, en kijk of voor de gratis versie andere privacyvoorwaarden gelden.

Waarom heeft mijn vertaalde PDF piepkleine tekst?

De vertaling was langer dan het origineel en moest in hetzelfde vaste vak passen, dus de tool heeft het lettertype verkleind. Bewerk de DOCX-versie of kort de formulering in op de krapste plekken.

Kan een PDF naar het Arabisch of Hebreeuws worden vertaald met behoud van de opmaak?

Talen die van rechts naar links worden geschreven, zijn het moeilijkste geval voor PDF's, omdat de leesrichting van de hele pagina verandert. Een bewerkbaar DOCX-bestand is dan meestal een betere keuze. Beschouw de PDF-versie als een concept.

Blijven mijn afbeeldingen en logo's behouden in de vertaalde PDF?

Een vertaler die rekening houdt met de opmaak vervangt alleen de tekst, dus afbeeldingen, logo's en grafische elementen blijven zoals ze waren. Tekst die deel uitmaakt van een afbeelding blijft onvertaald, tenzij de tool ook afbeeldingen leest.

Samenvatting

Vertaal het originele Word- of PowerPoint-bestand als dat kan. Heb je alleen de PDF? Controleer dan of de tekst te selecteren is en gebruik een vertaler die de PDF met dezelfde indeling opnieuw opbouwt en je ook een DOCX geeft. Besteed daarna een paar minuten aan de krappe plekken. Wil je weten hoe je andere bestandstypen vertaalt? Lees dan hoe je een document vertaalt.

Sleep je PDF naar DropTranslate om hem vertaald terug te krijgen, waarbij de opmaak zo goed mogelijk behouden blijft.