Document vertalen: alle opties vergeleken

Om een heel document te vertalen heb je vier realistische opties: de vertaalfunctie in Microsoft Word, een browservertaler die bestanden accepteert, een AI-documentvertaler die het bestand in hetzelfde formaat opnieuw opbouwt, of een menselijke vertaler. Welke het beste past, hangt minder af van de taal en meer van drie vragen: in welk formaat het bestand staat, of de opmaak belangrijk is en wie het resultaat gaat lezen.

In deze gids lees je wat elke optie goed kan, waar ze tekortschiet en hoe je snel kiest.

Beantwoord eerst drie vragen over je bestand

Voordat je een tool kiest, is het handig om dit te weten:

In welk formaat staat het? Een Word-bestand (DOCX), een PDF, een spreadsheet (XLSX), slides (PPTX), ondertitels (SRT) of een scan/foto. Bewerkbare Office-bestanden vertaal je het makkelijkst goed. Scans zijn het lastigst, omdat de tekst eerst van een afbeelding moet worden afgelezen.
Is de opmaak belangrijk? Wil je de inhoud alleen begrijpen, dan is tekst kopiëren en plakken prima. Moet je het vertaalde bestand versturen, printen of presenteren, dan wil je dat tabellen, koppen en afbeeldingen op hun plek blijven.
Wie gaat het lezen, en waarvoor? Een brief voor jezelf lezen is heel iets anders dan een document indienen bij een visumkantoor, een rechtbank of een universiteit. Veel instanties accepteren alleen een vertaling die door een gekwalificeerde menselijke vertaler is gemaakt en soms ook gecertificeerd of beëdigd moet zijn. Is dat jouw situatie? Lees dan eerst het onderdeel over menselijke vertaling hieronder.

Optie 1: De vertaalfunctie in Microsoft Word

Is het bestand al een Word-document en heb je een recente versie van Office? Dan kan Word het hele bestand voor je vertalen. Volgens de supportpagina van Microsoft ga je naar Review > Translate > Translate Document (Controleren > Vertalen > Document vertalen), kies je de doeltaal en opent Word een vertaalde kopie in een apart venster. Je origineel blijft ongewijzigd.

Dit moet je weten:

Microsoft zegt dat hiervoor een Microsoft 365-abonnement of een recente permanente versie van Office nodig is (op de pagina staan Office 2021 en later), plus een internetverbinding en ingeschakelde “connected experiences” (verbonden ervaringen) in Office. Je tekst wordt naar de online vertaler van Microsoft gestuurd.
Excel en PowerPoint kunnen geselecteerde tekst vertalen, maar het vertalen van een heel bestand is een Word-functie. In Excel vertaal je de cellen een voor een en kopieer en plak je het resultaat.
Het werkt op Word-bestanden. Een PDF zou je eerst naar Word moeten converteren, en daardoor kan de opmaak al door elkaar raken voordat de vertaling begint.

Goed voor: Word-documenten, als je al betaalt voor Microsoft 365.

Optie 2: Een browservertaler met documentupload

Sommige algemene vertalers accepteren hele bestanden. Google Translate is het bekendste voorbeeld. Volgens de helppagina kun je bestanden van het type .docx, .pdf, .pptx en .xlsx uploaden tot 10 MB, waarbij PDF's beperkt zijn tot 300 pagina's. Je klikt op Documents (Documenten), kiest de talen, uploadt het bestand en downloadt de vertaling.

Lees de beperkingen voordat je begint. Google geeft aan dat documentvertaling niet beschikbaar is op kleinere schermen of mobiel, en dat tekst in afbeeldingen en gescande PDF-pagina's niet wordt vertaald. Die tekst blijft in de oorspronkelijke taal in het uitvoerdocument staan.

Goed voor: snelle vertalingen van kleine bestanden met tekst, in een desktopbrowser.

Optie 3: Een AI-documentvertaler die de opmaak behoudt

Speciale documentvertalers zoals DropTranslate doen één ding: je sleept een bestand erin en je krijgt hetzelfde bestand terug in de doeltaal. Een DOCX blijft een DOCX, een PPTX blijft een PPTX en een ondertitelbestand behoudt zijn timecodes.

Voor de kwaliteit maakt de werkwijze uit. Een vertaler die rekening houdt met de opmaak, zet je document niet om in platte tekst en weer terug. Hij leest de tekst binnen de eigen structuur van het bestand (alinea's, tabelcellen, tekstvakken op slides, spreadsheetcellen) en schrijft de vertaling terug op dezelfde plekken. Lettertypen, tabellen, afbeeldingen en grafieken blijven onaangeroerd, want alleen de woorden veranderen.

Wat je eerlijk gezegd mag verwachten:

Office-bestanden (Word, Excel, PowerPoint) behouden hun opmaak het best, omdat de tekst apart van het ontwerp wordt opgeslagen.
PDF's zijn lastiger. Een PDF slaat tekst op als gepositioneerde stukjes op een vaste pagina, dus een langere vertaling heeft minder ruimte. Goede tools verkleinen de tekst zodat die past en geven je ook een bewerkbare DOCX. In onze gids over een PDF vertalen zonder de opmaak te verliezen lees je waarom dat zo is en wat je eraan kunt doen.
Tekstuitbreiding komt echt voor. Duits, Frans of Spaans nemen vaak meer ruimte in beslag dan Engels, dus krappe tekstvakken op slides of tabelcellen vragen daarna misschien om een kleine handmatige aanpassing.
Het blijft machinevertaling. Het is snel en meestal goed leesbaar, maar het kan context, idiomen of vakterminologie missen. Controleer namen, cijfers en alles wat belangrijk is.

Goed voor: PDF's, Office-bestanden en ondertitels waarvan je een bruikbaar, opgemaakt bestand terug wilt en geen lap tekst. Begin met de PDF-vertaler of de Word-documentvertaler, of met een specifieke taalcombinatie zoals PDF van Engels naar Spaans.

Optie 4: Een professionele menselijke vertaler

Een menselijke vertaler is de juiste keuze als de vertaling juridische, medische of officiële gevolgen heeft, of als de tekst moet klinken alsof een moedertaalspreker hem voor een breed publiek heeft geschreven.

Met name immigratiediensten, rechtbanken, universiteiten en notarissen eisen vaak een vertaling die gecertificeerd of beëdigd is, of door een geaccrediteerde vertaler is gemaakt, soms met een ondertekende verklaring of een stempel. Wat acceptabel is, verschilt sterk per land en per instantie. Geen enkele machinevertaling, ook die van ons niet, is een gecertificeerde vertaling. Vraagt een formulier of checklist om een gecertificeerde of beëdigde vertaling? Volg dan de eigen instructies van die instantie en schakel een gekwalificeerde vertaler in.

Machinevertaling kan in deze gevallen nog steeds helpen: om een document te begrijpen voordat je betaalt voor een volledige vertaling, of om een vertaling te controleren die je hebt ontvangen.

Goed voor: documenten die je officieel indient, contracten die je gaat tekenen, medische dossiers, gepubliceerde marketingteksten en boeken.

Welke optie kies je?

Jouw situatie	Beste keuze
Ik wil een brief, e-mail of rapport begrijpen	Elke machinevertaling; een AI-documentvertaler als je de opmaak wilt behouden
Een Word-bestand, en ik heb Microsoft 365	De ingebouwde vertaalfunctie van Word, of een AI-documentvertaler
Een PDF waarvan de opmaak behouden moet blijven	Een AI-documentvertaler met een DOCX als terugvaloptie
Slides of een spreadsheet om met collega's te delen	Een AI-documentvertaler (je krijgt hetzelfde formaat terug)
Ondertitels (SRT/VTT)	Een vertaler die de timecodes behoudt
Een document dat je bij een visumkantoor, rechtbank of universiteit indient	Een gekwalificeerde (vaak gecertificeerde of beëdigde) menselijke vertaler
Een contract dat ik ga tekenen	Machinevertaling om het te begrijpen, daarna een gekwalificeerde vertaler of advocaat voor de bindende versie

Tips voor een betere vertaling, welke tool je ook gebruikt

Begin met het beste bronbestand. De originele DOCX vertaalt beter dan een PDF die ervan is geëxporteerd, en een PDF met tekst vertaalt beter dan een scan.
Stel de brontaal zelf in als de automatische detectie er bij korte documenten of documenten in meerdere talen naast zit.
Controleer waar machines het vaakst fout gaan: namen, cijfers, datums, eenheden en woorden met meerdere betekenissen.
Laat merk- en productnamen zoals ze zijn. Biedt een tool een lijst met “niet vertalen” of een woordenlijst, gebruik die dan.
Laat een moedertaalspreker alles doorlezen wat openbaar wordt. Tien minuten nalezen vangt de meeste onhandige formuleringen op.
Denk aan privacy voordat je iets uploadt. Lees hoe lang de tool je bestand bewaart en of je tekst mag worden gebruikt om de modellen te verbeteren, vooral bij vertrouwelijke documenten.

Veelgestelde vragen

Kan ik een heel document in één keer vertalen in plaats van te kopiëren en plakken?

Ja. De functie Translate Document (Document vertalen) van Word, documentupload in browservertalers en AI-documentvertalers nemen allemaal het hele bestand aan. Kopiëren en plakken is alleen de moeite waard voor een alinea of twee.

Behoudt het vertaalde document zijn opmaak?

Dat hangt af van het formaat en de tool. Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden behouden hun opmaak meestal goed met een tool die rekening houdt met de opmaak. Bij PDF's is het resultaat een best mogelijke benadering, omdat een langere tekst in vaste vakken moet passen. Bij scans moet de tekst eerst worden herkend.

Is een machinevertaald document juridisch geldig?

Over het algemeen behandelt geen enkele instantie een machinevertaling als een officiële of gecertificeerde vertaling. Gaat het document naar een immigratiedienst, een rechtbank of een universiteit? Controleer dan hun eisen. Vaak vragen ze om een gecertificeerde of beëdigde menselijke vertaling.

Kan ik een gescand document vertalen?

Alleen als de tool tekst uit afbeeldingen kan lezen (OCR). Op de helppagina van Google staat dat tekst in gescande PDF-pagina's niet wordt vertaald door de documentfunctie. Controleer de ondersteunde formaten van de tool voordat je een scan uploadt.

Kort samengevat

Wil je een vertaling alleen om iets te begrijpen, dan volstaat elke machinevertaler. Wil je een vertaald bestand dat je echt kunt gebruiken, met tabellen, slides en opmaak intact, gebruik dan een documentvertaler die rekening houdt met de opmaak en controleer de belangrijke details. Voor alles wat officieel is, ga je naar een gekwalificeerde menselijke vertaler.

Zin om het te proberen? Sleep je document naar DropTranslate en krijg het terug in hetzelfde formaat.