PowerPoint-presentatie vertalen (zonder dat tekst overloopt)

De snelste manier om een PowerPoint-presentatie te vertalen is het hele PPTX-bestand te vertalen met een tool die de tekst op elke dia ter plekke vervangt en je een PPTX teruggeeft. Je sjabloon, kleuren, afbeeldingen en animaties blijven waar ze waren. Eén ding moet je achteraf bijna altijd doen: een korte controleronde om tekst te corrigeren die langer is geworden en niet meer in het tekstvak past.

In deze gids lees je welke opties je hebt, waarom vertaalde dia's overlopen, hoe je de presentatie voorbereidt voor een schoner resultaat en hoe je het snel controleert voordat je gaat presenteren.

Je opties om een presentatie te vertalen

1. Vertalen in PowerPoint, stukje voor stukje

PowerPoint heeft een ingebouwd vertaalvenster. Volgens de helppagina van Microsoft selecteer je de tekst die je wilt vertalen, kies je Review > Translate (Controleren > Vertalen), kies je een taal en selecteer je Insert (Invoegen) om de geselecteerde tekst te vervangen. Je hebt hiervoor een Microsoft 365-abonnement of Office 2021 nodig, een internetverbinding en ingeschakelde Office connected experiences (verbonden ervaringen).

Dat werkt prima voor een dia of twee. Bij een presentatie van 30 dia's betekent dit honderden selecties, en je mist gemakkelijk een tekstvak, een tabelcel of de sprekersnotities.

2. De tekst kopiëren naar een vertaaltool en terugplakken

Dit is de langzaamste optie en de kans dat er iets misgaat is het grootst. Je verliest vet en cursief binnen zinnen, opsommingstekens komen in een andere volgorde te staan en je plakt zo in het verkeerde tekstvak. Vermijd deze methode voor alles wat langer is dan een paar dia's.

3. Het hele PPTX-bestand vertalen

Een documentvertaler opent de presentatie, vertaalt de tekst op elke dia en schrijft die terug in dezelfde tekstvakken. Je krijgt een PPTX in de doeltaal met dezelfde diamodellen, lettertypen, afbeeldingen en grafieken. Zo werkt de PowerPoint-vertaler van DropTranslate: je sleept het bestand erin, kiest de taal en downloadt een vertaalde PPTX.

Waarom tekst op vertaalde dia's overloopt

Dia's zijn ontworpen rond de lengte van de oorspronkelijke tekst. Een vertaling is zelden even lang:

• Veel talen zijn langer dan Engels. Duitse, Franse, Spaanse, Portugese, Poolse en Russische vertalingen van Engelse tekst hebben vaak merkbaar meer ruimte nodig. Korte labels en koppen groeien in verhouding het meest.
• Sommige talen zijn korter in tekens, zoals Chinees, Japans en Koreaans, maar daar is soms een groter lettertype nodig om leesbaar te blijven.
• Tekstvakken met één regel zijn het kwetsbaarst: titels, knoppen, grafieklabels, tabelkoppen en tekst over afbeeldingen.

PowerPoint bepaalt aan de hand van de instelling AutoFit van elk tekstvak wat er met de extra tekst gebeurt:

• Shrink text on overflow (tekst verkleinen bij overloop) maakt het lettertype kleiner tot de tekst past. Leesbaar bij een paar extra woorden, minuscuul bij veel extra tekst.
• Resize shape to fit text (vorm aanpassen aan tekst) maakt het tekstvak groter, waardoor het over andere elementen heen kan komen te staan.
• Do not AutoFit (niet automatisch aanpassen) laat de tekst buiten het tekstvak lopen.

Je vindt deze opties onder Format Shape > Text Options > Text Box (Vorm opmaken > Tekstopties > Tekstvak). Een vertaaltool vervangt tekst, maar ontwerpt je dia's niet opnieuw. Deze instellingen bepalen dus hoe de vertaalde presentatie eruitziet.

Voordat je vertaalt: bereid de presentatie voor

Tien minuten voorbereiding scheelt meer tijd dan je kwijt bent aan herstellen.

1. Gebruik echte tekst, geen afbeeldingen van tekst. Tekst die deel uitmaakt van een afbeelding (een screenshot, een logo, een geëxporteerde grafiek) kan niet als tekst worden vertaald. Heb je de bewerkbare versie, zet die dan in de dia.
2. Geef tekstvakken wat ruimte. Laat waar mogelijk ongeveer een derde extra ruimte in titels en labels, of zet krappe tekstvakken op Shrink text on overflow (tekst verkleinen bij overloop).
3. Controleer grafieken en diagrammen. Labels in grafieken, SmartArt en ingesloten objecten worden apart van de dia-tekst opgeslagen. Plan tijd in om ze na het vertalen te controleren; sommige tools laten ze in de oorspronkelijke taal staan.
4. Markeer wat niet mag veranderen. Productnamen, merktermen en code moeten blijven zoals ze zijn. Maak een korte lijst zodat je ze achteraf kunt nalopen.
5. Bepaal wat je met de sprekersnotities doet. Als je vanuit je notities presenteert, wil je die waarschijnlijk ook laten vertalen. Kijk of je tool ze meeneemt.
6. Verwijder verborgen en ongebruikte dia's die je niet gaat presenteren. Ze kosten vertaaltijd en moeten toch gecontroleerd worden.

Nadat je hebt vertaald: een controle van vijf minuten

Open de vertaalde PPTX en schakel over naar de weergave Slide Sorter (diasorteerder; View > Slide Sorter). Overloop zie je op dat formaat gemakkelijk. Controleer daarna:

• Titels en koppen: kort formuleringen in die op een extra regel terechtkwamen, of verklein het lettertype consistent op alle dia's.
• Tabellen: controleer smalle kolommen waarin lange woorden nu midden in het woord worden afgebroken.
• Grafieken en diagrammen: zoek naar labels die nog in de oorspronkelijke taal staan.
• Namen, getallen en datums: productnamen en cijfers moeten ongewijzigd zijn; datum- en getalnotaties moeten mogelijk worden aangepast aan het publiek (bijvoorbeeld 1,000.5 vs 1.000,5).
• Spreekersnotities: open het notitiepaneel (Notes pane) op een paar dia's.
• Talen die van rechts naar links worden geschreven (Arabisch, Hebreeuws, Perzisch, Urdu): controleer de leesvolgorde van opsommingstekens en de uitlijning van tekstvakken, en spiegel de opmaak waar dat ertoe doet.

Als één dia je dwarszit, is het meestal sneller om de vertaalde zin in te korten dan de dia opnieuw te ontwerpen. Een moedertaalspreker kan vaak een kortere formulering voorstellen die hetzelfde zegt.

Een opmerking over kwaliteit

Presentatietekst is kort en bestaat vaak uit losse zinsdelen (“Q3-resultaten”, “Volgende stappen”). Daardoor hebben zowel menselijke als machinale vertalers weinig context. Lees de presentatie eenmaal door in de doeltaal, bij voorkeur samen met iemand die die taal spreekt, voordat je voor een belangrijk publiek presenteert. Onze gids Is machinevertaling goed genoeg? bevat snelle controles die je zelf kunt uitvoeren.

Als de dia's vertrouwelijke cijfers bevatten, lees dan eerst de privacyvoorwaarden van de tool: hoe lang je bestand wordt bewaard en of geüploade tekst mag worden gebruikt om AI-modellen te trainen.

Veelgestelde vragen

Behoudt de vertaalde PowerPoint mijn sjabloon en animaties?

Als de tool het PPTX-bestand ter plekke vertaalt, ja: alleen de tekst wordt vervangen, dus masters, indelingen, afbeeldingen, overgangen en animaties blijven zoals ze waren. Kopiëren en plakken is meestal wat de opmaak verstoort.

Kan ik een PowerPoint in twee talen op dezelfde dia zetten?

Met de meeste tools niet automatisch. Meestal vertaal je een kopie van het bestand en combineer je daarna de tekst op de dia's die tweetalig moeten zijn, of bewaar je het origineel in de sprekersnotities.

Waarom staan sommige woorden op mijn dia's nog in de oorspronkelijke taal?

Waarschijnlijk staan ze in een afbeelding, grafiek, SmartArt of ingesloten object in plaats van in een gewoon tekstvak. Pas die elementen handmatig aan, of vervang de afbeelding door echte tekst en vertaal opnieuw.

Kan ik in plaats daarvan een PDF-export van mijn dia's vertalen?

Dat kan, maar het is moeilijker om een schoon resultaat te krijgen. Het vertalen van de originele PPTX is bijna altijd beter. Als je alleen de PDF hebt, lees dan hoe je een PDF vertaalt zonder de opmaak te verliezen.

Samenvatting

Vertaal het PPTX-bestand zelf, niet gekopieerde tekst. Bereid de presentatie voor zodat tekst ruimte heeft en in echte tekstvakken staat, en besteed dan vijf minuten in Slide Sorter aan de dia's waar de vertaling langer is geworden. Voor Word-bestanden geldt dezelfde aanpak; die staat beschreven in hoe je een Word-document vertaalt.

Sleep je presentatie naar DropTranslate en krijg hem terug als PPTX in jouw taal, met behoud van het ontwerp.