Een Word-document vertalen en de opmaak behouden

Als je een Word-document wilt vertalen en de opmaak wilt behouden, vertaal dan het DOCX-bestand zelf in plaats van de tekst eruit te kopiëren. Dat kan met de eigen vertaalfunctie van Word (Translate Document), als jouw versie van Office die heeft, of met een online documentvertaler die een vertaald DOCX-bestand teruggeeft. Allebei houden koppen, tabellen en afbeeldingen veel beter op hun plek dan kopiëren en plakken. Reken in elk geval op een paar minuten om achteraf te controleren waar langere tekst niet meer past.

Word-bestanden zijn de documenten die je het makkelijkst goed kunt vertalen. In deze gids lees je waarom, hoe beide opties werken en wat je controleert voordat je het vertaalde bestand naar iemand stuurt.

Waarom Word-bestanden beter te vertalen zijn dan PDF's

Een Word-document slaat tekst op als doorlopende alinea's met stijlen eraan gekoppeld: “dit is een Kop 2”, “deze cel is vet”, “deze lijst is genummerd”. Als een vertaalde zin langer is dan het origineel, wordt de alinea gewoon langer en loopt de pagina door, net als wanneer je zelf meer tekst typt.

Dat is het grote verschil met een PDF, waar elke regel in een vast vak staat (zie PDF vertalen zonder de opmaak te verliezen). Bij een DOCX hoeft een goede vertaler alleen de woorden te vervangen en de stijlen met rust te laten.

Heb je zowel een PDF als het originele Word-bestand? Vertaal dan altijd het Word-bestand en exporteer daarna een nieuwe PDF.

Optie 1: de ingebouwde vertaalfunctie van Word (Translate Document)

Recente versies van Word kunnen een heel document voor je vertalen. Volgens de supportpagina van Microsoft ga je in Word naar Review > Translate > Translate Document (Controleren > Vertalen > Document vertalen), kies je de taal en selecteer je Translate (Vertalen). Word opent een vertaalde kopie in een nieuw venster, zodat je origineel ongewijzigd blijft.

Microsoft noemt een paar voorwaarden:

• Het is beschikbaar voor Microsoft 365-abonnees en Office 2021 (en de Mac-versies die op die pagina staan).
• Je moet verbonden zijn met internet, en de verbonden ervaringen (connected experiences) van Office moeten aanstaan, omdat de tekst naar de vertaaldienst van Microsoft wordt gestuurd.

Handig voor: snelle vertalingen als je al in Word werkt en een van die versies hebt.

Goed om te weten: je vertaalt één document tegelijk en je controleert het resultaat op dezelfde manier als bij elke machinevertaling (zie de checklist hieronder).

Optie 2: een online documentvertaler

Heb je geen recente versie van Office, moet je meerdere bestanden vertalen of wil je vanuit elke browser werken? Dan doet een online documentvertaler hetzelfde werk: je uploadt het DOCX-bestand, kiest de talen en downloadt een vertaald DOCX-bestand.

Waar je op let bij zo'n tool:

• Hij levert een DOCX terug, niet alleen tekst. Je wilt hetzelfde bestand terug, klaar om te bewerken.
• Hij behoudt stijlen en structuur: koppen, lijsten, tabellen, kop- en voetteksten, voetnoten en tekstvakken.
• Hij laat afbeeldingen, grafieken en velden met rust, in plaats van het document helemaal opnieuw op te bouwen.
• Hij is duidelijk over privacy: hoe lang je bestand wordt bewaard en of je tekst mag worden gebruikt om modellen te trainen.

Zo werkt de Word-vertaler van DropTranslate. Die vertaalt de tekst in het DOCX-bestand ter plekke en laat de stijlen, tabellen en afbeeldingen ongemoeid, zodat je een Word-bestand terugkrijgt met dezelfde opmaak. Sleep het bestand erheen, kies de doeltaal en download de vertaalde kopie.

Voordat je vertaalt: drie snelle aanpassingen in het origineel

Een paar minuten voorbereiding levert meer tijdwinst op dan welke toolinstelling ook:

1. Accepteer of verwerp bijgehouden wijzigingen en verwijder oude opmerkingen. Anders vertaal je misschien tekst die niemand nodig heeft, of laat je zowel de oude als de nieuwe versie vertalen.
2. Gebruik echte stijlen en tabellen in plaats van spaties en tabs om uit te lijnen. Bij tekst die met spaties is uitgelijnd, raakt de uitlijning zoek zodra de woorden langer of korter worden.
3. Markeer wat niet vertaald mag worden. Productnamen, merknamen, codes en adressen laat je vaak beter zoals ze zijn. Maak een korte lijst, zodat je ze achteraf kunt controleren (of gebruik een woordenlijst of een optie “niet vertalen” als je tool die heeft).

Na het vertalen: wat je controleert

Ook als de opmaak behouden blijft, moet je een vertaald document even nalopen. Loop het in deze volgorde door:

• Tabellen met smalle kolommen. Langere woorden (Duits, Fins, Pools) kunnen rijen hoger maken of een tabel naar de volgende pagina duwen.
• Koppen, voorbladen en tekstvakken. Tekstvakken groeien niet automatisch mee zoals gewone alinea's, dus lange vertalingen kunnen worden afgekapt.
• Inhoudsopgave. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Update Field (Veld bijwerken), zodat de vertaalde koppen en de nieuwe paginanummers erin staan.
• Getallen, datums en valuta. De cijfers zelf horen niet te veranderen, maar misschien wil je lokale notaties (1,000.50 versus 1.000,50; dag/maand versus maand/dag).
• Namen en termen van je lijst met “niet vertalen”.
• Kop- en voetteksten en voetnoten. Open ze één keer om te controleren of ze ook zijn vertaald.
• Talen die van rechts naar links worden gelezen (Arabisch, Hebreeuws, Perzisch, Urdu). Controleer of alinea's en tabellen van rechts naar links lopen en of getallen en Latijnse woorden binnen de zinnen goed worden weergegeven.

Laat tot slot iemand die de doeltaal leest het resultaat doorlezen als het document naar klanten, collega's of het publiek gaat. Machinevertaling is hier vaak erg goed in, maar niet onfeilbaar. In is machinevertaling goed genoeg? lees je hoe je dat controleert.

Een opmerking over officiële documenten

Is je Word-bestand een certificaat, een gerechtelijk document of iets wat je moet indienen bij een immigratiedienst, een universiteit of een overheidsinstantie? Dan eist de ontvangende organisatie vaak een gecertificeerde of beëdigde vertaling door een gekwalificeerde menselijke vertaler. Een machinevertaling is nog steeds handig om het document te begrijpen of een concept voor te bereiden, maar het is geen gecertificeerde vertaling. Gecertificeerde, beëdigde of machinevertaling legt het verschil uit.

Veelgestelde vragen

Kan ik een Word-document gratis vertalen?

Sommige opties kosten niets extra. Translate Document van Word is inbegrepen als je al een van de Office-versies hebt die Microsoft noemt. Veel online tools bieden gratis gebruik met limieten voor de bestandsgrootte. Controleer die limieten en de privacyvoorwaarden van een gratis versie voordat je een lang of gevoelig bestand uploadt.

Blijven mijn afbeeldingen en logo's behouden?

Ja, met een tool die het DOCX-bestand ter plekke vertaalt: afbeeldingen, logo's en grafieken blijven op hun plek staan. Tekst die onderdeel is van een afbeelding (een screenshot, een gescande stempel) blijft in de oorspronkelijke taal, omdat het geen tekst in het bestand is.

Kan ik een oud .doc-bestand vertalen?

Open het in Word (of een gratis kantoorpakket) en sla het eerst op als .docx. De meeste vertalers, ook de onze, werken met het moderne DOCX-formaat.

Hoe krijg ik een tweetalige versie, met het origineel en de vertaling naast elkaar?

Sommige tools bieden een tweetalige uitvoer. Zo niet, dan kun je het origineel en het vertaalde document in Word naast elkaar zetten met View > View Side by Side (Beeld > Naast elkaar weergeven).

Samenvatting

Vertaal het DOCX-bestand zelf, niet de gekopieerde tekst. Gebruik Translate Document van Word als jouw Office-versie dat heeft, of een online vertaler die je een DOCX teruggeeft met dezelfde opmaak. Ruim eerst bijgehouden wijzigingen op en controleer daarna tabellen, tekstvakken, de inhoudsopgave en je termen die niet vertaald mogen worden. Voor andere bestandstypen, zie hoe je een document vertaalt.

Sleep je Word-bestand naar DropTranslate en download het vertaalde bestand, met behoud van de opmaak.