Gecertificeerde vertaling, beëdigde vertaling of machinevertaling: welke heb je nodig?

Als een instantie jouw vertaling leest en op basis daarvan een beslissing neemt (een immigratiedienst, een rechtbank, een universiteit, een burgerlijke stand), ga er dan van uit dat je een gecertificeerde of beëdigde vertaling van een menselijke vertaler nodig hebt, tenzij die instantie aangeeft dat dit niet nodig is. Voor al het andere (een brief begrijpen, een contract lezen voordat je tekent, een concept voorbereiden, je eigen werkdocumenten vertalen) is een machinevertaling meestal sneller en goedkoper, en vaak ook gewoon de juiste keuze.

Het lastige is dat “gecertificeerd” en “beëdigd” in verschillende landen iets anders betekenen en dat elke instantie zijn eigen regels hanteert. Deze gids legt de begrippen in gewone taal uit, laat zien hoe je erachter komt wat je echt nodig hebt en wanneer machinevertaling echt van pas komt.

Dit is algemene informatie, geen juridisch advies. Volg altijd de instructies van de organisatie die je document ontvangt.

De drie soorten vertalingen in gewone taal

Machinevertaling

Software (zoals DropTranslate, Google Translate, DeepL of de ingebouwde vertaalfunctie van Word) vertaalt de tekst automatisch. Zo'n vertaling is snel klaar, kost weinig en is voor veel taalparen goed leesbaar. Er wordt geen verklaring van een persoon bijgeleverd waarin staat dat de vertaling juist is, dus op zichzelf is het geen gecertificeerde vertaling, welke tool je ook gebruikt.

Gecertificeerde vertaling

Een vertaling met een ondertekende verklaring van de vertaler (of het vertaalbureau) dat de vertaling volledig en juist is, vaak met naam, contactgegevens, datum en kwalificaties. Twee officiële voorbeelden van hoe zo'n verklaring eruit kan zien:

• Verenigde Staten (USCIS): volgens de federale regelgeving voor immigratieaanvragen moet elk anderstalig document dat je bij USCIS indient vergezeld gaan van een volledige Engelse vertaling waarvan de vertaler heeft verklaard dat die volledig en juist is, plus een verklaring dat de vertaler bekwaam is om uit die taal naar het Engels te vertalen (8 CFR 103.2(b)(3)).
• Verenigd Koninkrijk (GOV.UK): volgens de richtlijnen van de overheid over het certificeren van documenten vraag je de vertaler om op de vertaling schriftelijk te bevestigen dat het een “true and accurate translation of the original document” (een getrouwe en juiste vertaling van het originele document) is, met de datum en de volledige naam en contactgegevens van de vertaler.

Dat zijn twee specifieke situaties. Andere Britse en Amerikaanse instanties, en andere landen, kunnen andere eisen stellen en doen dat in de praktijk ook. Controleer daarom de instructies voor de specifieke aanvraag die je indient.

Beëdigde (of officiële) vertaling

In veel landen, met name in een groot deel van continentaal Europa en Latijns-Amerika, moeten bepaalde documenten vertaald worden door een beëdigd vertaler: een vertaler die door een rechtbank of ministerie is benoemd of geregistreerd en die de vertaling stempelt en ondertekent. De benaming verschilt (beëdigd, officieel, openbaar, erkend, door de rechtbank aangesteld vertaler). Ook de regels over wie hiervoor in aanmerking komt en voor welke documenten zo'n vertaling nodig is, verschillen.

Sommige instanties vragen daarnaast om een door een notaris bekrachtigde vertaling (een notaris bevestigt de identiteit en handtekening van de vertaler, niet de kwaliteit van de vertaling) of om een apostille of legalisatie van het onderliggende document. Dit zijn aparte stappen. Vraag de instantie die het document ontvangt welke van toepassing zijn.

Zo kom je erachter wat je nodig hebt

1. Lees de instructies voor de specifieke aanvraag. Visumchecklists, toelatingspagina's van universiteiten en richtlijnen van rechtbanken vermelden meestal of een vertaling nodig is, in welke taal en om welk soort vertaling het gaat.
2. Let op de sleuteltermen: “gecertificeerd”, “beëdigd”, “officieel”, “notarieel bekrachtigd”, “door een gekwalificeerde/geaccrediteerde vertaler”, “verklaring van de vertaler”. Elk daarvan betekent dat de instantie een menselijke vertaler verwacht.
3. Zijn de instructies onduidelijk, vraag het dan aan de ontvangende organisatie, het liefst schriftelijk. Zij bepalen wat ze accepteren, niet de vertaler.
4. Controleer waar de vertaler gevestigd of geregistreerd moet zijn. Sommige landen accepteren alleen beëdigde vertalers die in dat land staan geregistreerd.

Documenten waarvoor meestal een gecertificeerde of beëdigde vertaling nodig is

Als je documenten bij een instantie indient, gaat het meestal om de volgende soorten:

• Geboorte-, huwelijks-, echtscheidings- en overlijdensakten
• Paspoorten en identiteitsbewijzen
• Diploma's, cijferlijsten en beroepskwalificaties
• Rechterlijke uitspraken, politieverklaringen en juridische dossiers
• Bankafschriften en werkgeversverklaringen voor visum- of verblijfsaanvragen
• Contracten of bedrijfsdocumenten die worden ingediend bij een register of een rechtbank

Deze lijst is een richtlijn, geen regel. Sommige instanties accepteren voor bepaalde documenten een eenvoudige verklaring van de vertaler; andere willen voor al deze documenten een beëdigde vertaling.

Waar machinevertaling het juiste hulpmiddel is

Machinevertaling is geen tweederangs optie. Het is het juiste hulpmiddel zodra jij de lezer bent of de vertaling een werkdocument is:

• Een document begrijpen dat je hebt ontvangen: een officiële brief, een huurovereenkomst, een contract, een medisch rapport, een schoolbericht. Je ziet snel wat erin staat, of je actie moet ondernemen en wie je moet raadplegen als er juridische of medische gevolgen kunnen zijn.
• Een concept voorbereiden voor een vertaler. Sommige vertalers bieden aan een vertaling die jij aanlevert te controleren en te certificeren; veel vertalers vertalen liever helemaal opnieuw. Vraag het eerst na en ga er niet van uit dat een vooraf vertaald concept het goedkoper maakt.
• Een vertaling controleren waarvoor je hebt betaald, bijvoorbeeld of namen, data en getallen overeenkomen met het origineel.
• Dagelijks werk: interne rapporten, handleidingen, productteksten, presentaties, e-mails en onderzoeksmateriaal dat je moet lezen.

Voor deze toepassingen bespaart een documentvertaler die de opmaak van het bestand behoudt echt veel tijd. DropTranslate levert je bestand aan in hetzelfde formaat waarin je het hebt geüpload.

Waar machinevertaling niet genoeg is

• Alles wat een instantie als vertaling moet accepteren: visa, immigratie, verblijfsaanvragen, staatsburgerschap, rechtbanken, notarissen, registers en de meeste aanvragen voor toelating tot een universiteit.
• Contracten die je gaat tekenen in een taal die je niet leest. Gebruik de machinevertaling om het contract te begrijpen en laat de juridisch bindende formulering controleren door een gekwalificeerde vertaler of een jurist.
• Medische, veiligheids- en juridische beslissingen waarbij een verkeerd vertaald woord schade kan veroorzaken.

Machinevertaling is nooit “gecertificeerd”, “beëdigd” of “officieel”, ook die van ons niet. Als een tool anders beweert over een automatische vertaling, is dat reden om voorzichtig te zijn.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn eigen documenten vertalen en zelf certificeren?

Dat hangt af van de instantie. Veel instanties accepteren geen vertaling door de aanvrager of een familielid, ook niet als die correct is. Lees de instructies voor jouw aanvraag.

Is een door een notaris bekrachtigde vertaling hetzelfde als een gecertificeerde?

Nee. Een gecertificeerde vertaling bevat de verklaring van de vertaler dat de vertaling juist is. Een notaris bevestigt meestal de identiteit en handtekening van de persoon die die verklaring ondertekent. Sommige instanties willen allebei.

Kan een gecertificeerde vertaler machinevertaling gebruiken?

Dat hangt af van de vertaler en de beroepsregels die voor diegene gelden. Voor de instantie telt dat een gekwalificeerd persoon verantwoordelijkheid neemt voor de uiteindelijke vertaling en de vereiste verklaring ondertekent.

Hoe vind ik een gecertificeerde of beëdigde vertaler?

Begin bij de instantie die het document ontvangt; die publiceert soms een lijst met geaccepteerde vertalers. Daarna kijk je meestal bij nationale vertalersverenigingen en, voor beëdigde vertalers, bij officiële registers van de rechtbank of het ministerie in het betreffende land.

Samenvatting

Als een instantie op de vertaling vertrouwt, lees dan haar instructies en reken erop dat je een menselijke vertaler nodig hebt voor een gecertificeerde of beëdigde vertaling. Als je een document wilt begrijpen, een concept wilt maken of ermee wilt werken, is machinevertaling meestal de verstandige keuze. Lees hoe je de kwaliteit van een machinevertaling beoordeelt in is machinevertaling goed genoeg?.

Sleep een document naar DropTranslate, zodat je het binnen een paar minuten in je eigen taal kunt begrijpen.