Käyttöohjeiden ja teknisen dokumentaation kääntäminen

Saat käyttöohjeesta hyvän käännöksen, kun käännät muokattavan lähdetiedoston (Word-tiedoston tai dokumentointityökalusi tuottaman tiedostomuodon), määrität terminologian etukäteen ja pyydät kohdekieltä osaavaa pätevää henkilöä tarkistamaan jokaisen turvallisuusvaroituksen. Konekäännös käsittelee suurimman osan teknisestä tekstistä nopeasti, koska käyttöohjeissa on paljon toistoa ja niiden ilmaisu on suoraviivaista. Suurimmat riskit liittyvät muutamiin kohtiin: varoituksiin, teknisiin tietoihin ja hallintalaitteiden nimiin, joiden on vastattava tuotetta täsmälleen.

Jos myyt tuotetta toisessa maassa, tarkista myös kyseisen markkinan säännöt käyttöohjeiden ja turvallisuustietojen kielestä. Esimerkiksi EU:ssa niiden on oltava kielellä, jonka kuluttajat ymmärtävät helposti.

Tämä on yleisluonteista tietoa, ei vaatimustenmukaisuutta koskevaa neuvontaa. Tuotteita koskevat säännöt riippuvat tuotetyypistä ja markkinasta; tarkista omaa tuotettasi koskevat säännöt.

Miksi käyttöohjeet kääntyvät hyvin – ja missä kohdissa eivät

Tekninen teksti on lyhyttä, suoraviivaista ja toisteista (”Paina virtapainiketta. Valo muuttuu vihreäksi.”). Se sopii hyvin konekäännettäväksi: idiomeja on vähän ja samat lauseet toistuvat usein, joten tuloksesta voidaan saada yhdenmukainen.

Heikot kohdat ovat nämä:

Terminologia. ”Kansi”, ”suojus” ja ”luukku” voivat olla kolme eri osaa. Jos käännös sekoittaa ne, lukija avaa väärän.
Käyttöliittymän tekstit. Ohjeessa sanotaan ”Valitse Settings > Network”, mutta laite tai ohjelmisto näyttää omat käännetyt tekstinsä. Käyttöohjeen on vastattava näytön tai tuotteen tekstejä, ei niiden uutta käännöstä.
Turvallisuusvaroitukset. Pehmennetty tai epäselvä varoitus (”voi” eikä ”täytyy”) on turvallisuusongelma, ei tyyliseikka.
Yksiköt ja tekniset tiedot. Jännitteiden, vääntömomenttien, lämpötilojen ja mittojen on pysyttävä täsmälleen oikeina, ja yksiköiden on vastattava kohdemarkkinan käytäntöjä.

Vaihe 1: Valmistele lähdetiedosto

Käytä muokattavaa lähdetiedostoa, älä PDF:ää, jos sellainen on. Word-tiedoston sisällön voi kääntää suoraan niin, että otsikot, numeroidut vaiheet, taulukot ja kuvat säilyvät; katso Word-dokumentin kääntäminen. PDF käy lukemiseen ja asiakirjoihin, joita et voi muokata; katso PDF:n kääntäminen muotoilua menettämättä.
Korjaa lähde ensin. Alkuperäisen epäselvät lauseet jäävät epäselviksi kaikilla kielillä. Lyhyet lauseet, yksi ohje per vaihe ja yhdenmukaiset termit parantavat käännöstä.
Siirrä teksti pois kuvista, kun se on mahdollista. Kuvituksissa ja kuvakaappauksissa olevia tekstejä ei käännetä muun tekstin mukana. Käytä niiden sijaan kuvissa numeroviitteitä ja selitä ne tekstissä.
Jätä taittoon tilaa. Monet kielet tarvitsevat enemmän tilaa kuin englanti, joten teksti voi valua yli ahtaista taulukon soluista ja kiinteänkokoisista laatikoista.

Vaihe 2: Laadi termilista

Ennen kääntämistä listaa termit, jotka on aina käännettävä samalla tavalla (tai joita ei käännetä lainkaan):

Tuote- ja mallinimet (yleensä niitä ei käännetä)
Osien, hallintalaitteiden, painikkeiden ja liittimien nimet
Käyttöliittymän tekstit täsmälleen sellaisina kuin ne näkyvät lokalisoidussa ohjelmistossa tai tuotteessa
Varoitussanat ja vakiolauseet (”Vaara”, ”Varoitus”, ”Huomio”, ”Huomautus”) ja se, miten yrityksesi ne kääntää

Kun käännös on valmis, hae siitä jokainen termi ja korjaa kaikki poikkeavat muodot. Jos käännät käyttöohjeita säännöllisesti, säilytä lista ja käytä sitä uudelleen. Eri käyttöohjeissa käytetty yhdenmukainen terminologia tekee dokumentaatiosta ammattimaisen.

Vaihe 3: Käännä

Lataa lähdetiedosto dokumenttikääntäjään, joka palauttaa saman tiedostomuodon. DropTranslate-palvelun käyttöohjekääntäjä säilyttää Word-, PowerPoint- ja Excel-tiedostojen rakenteen. PDF-tiedostojen ulkoasu rakennetaan uudelleen mahdollisimman tarkasti, ja saat lisäksi muokattavan DOCX-tiedoston. Saat tiedoston, jonka voit tarkistaa ja muokata heti, eikä sinun tarvitse koota sitä uudelleen kopioimalla ja liittämällä tekstiä.

Vaihe 4: Tarkista tärkein

Kaikkia lauseita ei tarvitse tarkistaa yhtä perusteellisesti. Priorisoi seuraavasti:

Turvallisuusvaroitukset ja vaaramaininnat. Pyydä kohdekieltä osaavaa ja tuotteen tuntevaa pätevää henkilöä tarkistamaan ne. Älä koskaan julkaise konekäännettyjä turvallisuustietoja ilman tällaista tarkistusta.
Tekniset tiedot ja luvut. Vertaa jokainen arvo ja yksikkö alkuperäiseen. Muunna yksiköt vain, jos kohdemarkkina sitä edellyttää, ja tarkista muunnos vielä kerran.
Käyttöliittymän tekstit. Vertaa niitä lokalisoituun tuotteeseen tai ohjelmistoon.
Vaiheiden järjestys ja numerointi. Tarkista, ettei mikään vaihe ole yhdistynyt, jäänyt pois tai pilkkoutunut.
Kaikki muu. Pyydä tuotetta kyseisellä kielellä käyttävää henkilöä lukemaan sisältö läpi. Jos dokumentti on pitkä ja toisteinen, tarkista siitä otoksia sen sijaan, että lukisit jokaisen sivun.

Vaihe 5: Tarkista markkinasi säännöt

Monilla markkinoilla on sääntöjä tuotteen mukana tulevien ohjeiden ja turvallisuustietojen kielestä. Virallisena esimerkkinä Euroopan unionin Your Europe -portaali kertoo, että tuotteita EU:n markkinoille saattavien valmistajien on annettava ohjeet ja turvallisuustiedot kielellä, jonka kuluttajat ja muut loppukäyttäjät ymmärtävät helposti, ja että maahantuojien on varmistettava, että tuotteiden mukana toimitetaan nämä tiedot tällaisella kielellä sen EU-maan sääntöjen mukaan, johon tuote tuodaan. Myös jakelijoiden on tunnettava merkintöjen, käyttöohjeiden ja muiden mukana toimitettavien asiakirjojen kielivaatimukset.

Se, mitä ”helposti ymmärrettävä” tarkoittaa käytännössä ja vaaditaanko jotakin tiettyä kieltä, riippuu maasta ja tuotetyypistä. Esimerkiksi koneille, sähkölaitteille, leluille, lääkinnällisille laitteille ja kemikaaleille voi olla lisäksi tuotekohtaisia sääntöjä. Tarkista oman tuotteesi ja markkinasi vaatimukset tai kysy asiaa vaatimustenmukaisuuden asiantuntijalta.

Ohjelmistodokumentaatio ja ohjekeskukset

Verkko-ohjeisiin, tietämyskantoihin ja kehittäjädokumentaatioon sovelletaan samoja periaatteita, mutta lisäksi on huomioitava kaksi asiaa:

Älä koskaan käännä koodia, komentoja, tiedostonimiä, API-nimiä tai asetusavaimia. Jätä ne ennalleen ja tarkista ne käännöksen jälkeen.
Vie dokumentit rakenteisessa muodossa, jonka työkalusi voi tuoda takaisin (Markdown, HTML tai ohjekeskusalustasi tukema vientimuoto). Tällaiset tekstipohjaiset muodot soveltuvat hyvin käännettäviksi, koska niiden rakenne on helppo säilyttää.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko julkaista konekäännetyn käyttöohjeen?

Vähäriskisen sisällön kohdalla tarkistettu konekäännös on yleinen ratkaisu. Turvallisuustietojen, säänneltyjen tuotteiden ja kaiken sellaisen kohdalla, missä väärinymmärrys voisi aiheuttaa vahinkoa, anna pätevän henkilön tarkistaa käännös ja tarkista markkinasi säännöt.

Tarvitsenko käyttöohjeeseen oikeaksi todistetun käännöksen?

Yleensä et: käyttöohjeet eivät ole tässä mielessä virallisia asiakirjoja. Tärkeintä on, että sisältö on oikein ja täyttää kohdemarkkinan tuotteita koskevat säännöt.

Miten pidän käännökset yhdenmukaisina useissa käyttöohjeissa?

Käytä joka kerta samaa termilistaa, käytä uudelleen hyväksyttyjä käännöksiä vakiovaroituksista ja -lauseista ja käännä päivitetyt osat uusimmasta hyväksytystä versiosta sen sijaan, että aloittaisit alusta.

Entä kuvituksen sisällä oleva teksti?

Kuvien sisällä olevaa tekstiä ei käännetä dokumentin tekstin mukana. Käytä numeroituja viitteitä ja selitettä tekstissä tai tee jokaisesta kuvituksesta lokalisoitu versio.

Yhteenveto

Käännä muokattava lähdetiedosto, määritä terminologia etukäteen ja tarkista varoitukset, tekniset tiedot ja käyttöliittymän tekstit huolellisesti. Tarkista kielisäännöt jokaisilla markkinoilla, joilla myyt tuotetta. Tuotteen mukana toimitettavista esityksistä katso PowerPoint-esityksen kääntäminen.

Lisää käyttöohjeesi DropTranslate-palveluun, niin saat sen takaisin samassa muodossa valmiina tarkistettavaksi.