Näin käännät PDF:n muotoilua menettämättä

Luotettavin tapa kääntää PDF ja säilyttää sen muotoilu on kääntää alkuperäinen lähdetiedosto (yleensä Word tai PowerPoint), jos sinulla on se. Jos sinulla on vain PDF, käytä ulkoasun säilyttävää PDF-kääntäjää, joka kirjoittaa käännöksen takaisin samoihin kohtiin jokaisella sivulla, ja säilytä muokattava DOCX-versio mahdollisia korjauksia varten. Tekstin kopioiminen PDF:stä ja liittäminen muualle hävittää ulkoasun lähes aina.

Tässä oppaassa kerrotaan, miksi PDF-tiedostojen kääntäminen on hankalaa, miten selvität, minkälainen PDF sinulla on, ja mitkä vaiheet tuottavat siistimmän lopputuloksen.

Miksi PDF:n ulkoasu hajoaa käännettäessä

Word-tiedosto tallentaa tekstin juoksevaksi tekstiksi kappaleisiin: jos lause pitenee, sivu vain asettuu uudelleen. PDF ei toimi niin. Se muistuttaa enemmän painettua sivua: jokainen tekstirivi on sijoitettu kiinteisiin koordinaatteihin kiinteän kokoiseen laatikkoon. Siitä seuraa kolme ongelmaa kääntämisessä.

1. Käännökset ovat harvoin yhtä pitkiä. Englannista saksaan, ranskaan, espanjaan tai portugaliin käännettäessä teksti on yleensä pidempää; kiinaan tai japaniin käännettäessä se on usein lyhyempää. Pidemmän käännöksen täytyy mahtua samaan laatikkoon, joten teksti joko pienenee, rivittyy toisin tai valuu yli.
2. Teksti on tallennettu paloina. Yksi PDF:n lause voi olla tallennettuna useana erillisenä pätkänä, yksi kutakin riviä tai jopa sanaa kohden. Kääntäjän on ensin koottava palaset takaisin kokonaisiksi lauseiksi, tai käännös syntyy sana sanalta eikä siinä ole juuri järkeä.
3. **Fontit eivät välttämättä sisällä uuden kielen kaikkia merkkejä. PDF:ään upotetaan usein vain tarvittavat merkit. Englanninkielisen PDF:n muuttaminen kreikaksi, venäjäksi, arabiaksi tai japaniksi vaatii fontin, jossa nämä merkit todella ovat, muuten näet tyhjiä ruutuja.

Oikealta vasemmalle kirjoitettavat kielet, kuten arabia, heprea ja persia, tuovat mukanaan neljännen ongelman: koko sivun lukusuunta muuttuu. Se on vaikein tapaus kaikille PDF-kääntäjille, ja muokattava DOCX on siinä yleensä parempi vaihtoehto.

Vaihe 1: Tarkista, minkälainen PDF sinulla on

Avaa PDF ja yritä valita lause kursorilla tai etsi sivulla näkyvää sanaa toiminnolla Etsi (Ctrl+F / Cmd+F).

• Voit valita tekstin ja hakea siitä: kyseessä on tekstipohjainen PDF, joka on yleensä viety Wordista, PowerPointista tai verkkosivulta. Tämä on hyvä tilanne. Kääntäjä voi lukea tekstin ja sen sijainnin suoraan.
• Et voi valita mitään tai koko sivu korostuu yhtenä lohkona: kyseessä on skannattu eli kuvapohjainen PDF, valokuva sivusta. Teksti on ensin tunnistettava OCR:llä (optinen tekstintunnistus), ennen kuin se voidaan kääntää. Odota vähemmän tarkkaa tulosta, etenkin pienen präntin, leimojen, käsinkirjoituksen tai heikkolaatuisten skannausten kohdalla.

Joissakin PDF-tiedostoissa on kumpaakin, esimerkiksi kirjoitettu raportti ja skannattu allekirjoitussivu.

Vaihe 2: Etsi ensin alkuperäinen tiedosto

Jos PDF on viety Wordista, PowerPointista tai Excelistä, pyydä alkuperäinen tiedosto (tai etsi se omista kansioistasi). DOCX-, PPTX- tai XLSX-tiedoston kääntäminen ja uuden PDF:n vieminen sen jälkeen antaa lähes aina siistimmän tuloksen, koska nämä muodot asettelevat tekstin luonnollisesti uudelleen. Word-asiakirjakääntäjämme säilyttää tyylit, taulukot ja kuvat paikoillaan, ja voit tallentaa käännetyn tiedoston PDF:ksi Wordista.

Vaihe 3: Käännä PDF ulkoasun huomioivalla työkalulla

Jos sinulla on vain PDF, käytä kääntäjää, joka rakentaa PDF:n uudelleen sen sijaan, että antaisi sinulle pelkän tekstin. Ulkoasun huomioiva PDF-kääntäjä:

• lukee jokaisen tekstilohkon sijainteineen sivulla,
• yhdistää pätkät takaisin kokonaisiksi lauseiksi ennen kääntämistä, jotta käännöksellä on asiayhteys,
• kirjoittaa käännöksen samaan laatikkoon ja pienentää fonttikokoa hieman, kun uusi teksti on pidempää,
• jättää kuvat, viivat, logot ja taustat koskematta
• ja antaa myös muokattavan DOCX-tiedoston, jotta voit korjata kaiken, mikä ei mahtunut.

Juuri näin toimii DropTranslate-palvelun PDF-kääntäjä. Kerromme rajoituksista avoimesti. Yksinkertaiset liikeasiakirjat, kirjeet, raportit ja lomakkeet onnistuvat hyvin. Monimutkaisissa taitoissa, kuten aikakauslehdissä, kuvien päälle sijoitettua tekstiä sisältävissä esitteissä tai tiiviissä monipalstaisissa sivuissa, tulos voi olla epätarkka, minkä vuoksi DOCX-lataus on mukana.

Jos tiedät kieliparin, voit aloittaa sivulta, jolla se on jo valittu, esimerkiksi PDF englannista espanjaksi.

Vaihe 4: Korjaa muutama kohta, joihin teksti ei mahtunut

Hyväkin tulos kaipaa yleensä nopean tarkistuksen. Tarkista:

• Otsikot ja painikkeet ahtaissa laatikoissa, joissa fonttikokoa pienennettiin eniten.
• Taulukot, etenkin kapeat sarakkeet, joissa on pitkiä sanoja.
• Numerot, päivämäärät ja valuutat. Muodot vaihtelevat maittain (1,000.50 vs 1.000,50; kuukausi/päivä vs päivä/kuukausi), ja kääntäjän pitäisi jättää itse luvut rauhaan.
• Nimet ja tuotetermit, joita ei olisi pitänyt kääntää.
• Kuvien sisällä oleva teksti, kuten kaaviot, logot tai skannatut leimat. Ellei työkalu tee kuville OCR:ää, tuo teksti jää alkuperäiselle kielelle.

Pienet korjaukset on helpointa tehdä DOCX-versiossa. Tee ne siellä ja vie sitten uusi PDF.

Entä jos muunnat PDF:n ensin Wordiksi?

Voit muuntaa PDF:n Word-muotoon (monet sovellukset osaavat sen, myös Wordin uusimmat versiot) ja kääntää sitten Word-tiedoston. Tämä toimii hyvin yksinkertaisella yksipalstaisella tekstillä. Monimutkaisilla sivuilla itse muunnosvaihe muuttaa usein ulkoasua: tekstiruudut, palstat ja taulukot voivat siirtyä jo ennen kuin käännös on edes alkanut. Jos valitset tämän reitin, tarkista muunnettu tiedosto ennen kääntämistä, jotta tiedät, mitkä ongelmat johtuivat muunnoksesta ja mitkä käännöksestä.

Vältettävät virheet

• Tekstin kopioiminen PDF:stä kääntäjään. Ulkoasu katoaa, ja lauseiden sisällä olevat rivinvaihdot sekoittavat usein käännöksen.
• Skannauksen kääntäminen ikään kuin se olisi tekstiä. Jos et voi valita tekstiä, tarvitset työkalun, jossa on OCR, tai asiakirjasta puhtaan tekstiversion.
• Olettaminen, että konekäännetty PDF kelpaisi viralliseksi käännökseksi. Jos PDF on todistus, tutkintotodistus, oikeusasiakirja tai jokin viisumia varten tarvittava asiakirja, vastaanottava viranomainen asettaa yleensä omat sääntönsä ja vaatii usein ihmisen tekemän oikeaksi todistetun käännöksen tai virallisen (auktorisoidun) kääntäjän käännöksen. Tarkista tämä ensin vastaanottavalta viranomaiselta. Konekäännös on silti hyödyllinen asiakirjan ymmärtämiseen.
• Luottamuksellisten PDF-tiedostojen lataaminen tarkistamatta tietosuojaehtoja. Katso, kuinka kauan työkalu säilyttää tiedostosi ja voidaanko tekstiäsi käyttää sen mallien kouluttamiseen.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko kääntää PDF:n ilmaiseksi?

Monet työkalut tarjoavat ilmaisen käännöspalvelun, yleensä tiedostokoon tai sivumäärän rajoituksin. Tarkista rajoitukset ennen kuin lataat pitkän asiakirjan, ja katso, ovatko maksuttoman version tietosuojaehdot erilaiset.

Miksi käännetyn PDF:ni teksti on pientä?

Käännös oli alkuperäistä pidempi ja sen piti mahtua samaan kiinteään laatikkoon, joten työkalu pienensi fonttikokoa. Muokkaa DOCX-versiota tai tiivistä sanamuotoa ahtaimmissa kohdissa.

Voiko PDF:n kääntää arabiaksi tai hepreaksi ulkoasu säilyttäen?

Oikealta vasemmalle kirjoitettavat kohdekielet ovat PDF-tiedostoille vaikein tapaus, koska koko sivun lukusuunta kääntyy. Muokattava DOCX-tuloste on siinä yleensä parempi valinta; pidä PDF-versiota luonnoksena.

Säilyttääkö käännetty PDF kuvani ja logoni?

Ulkoasun huomioiva kääntäjä korvaa vain tekstin, joten kuvat, logot ja grafiikka pysyvät ennallaan. Teksti, joka on osa kuvaa, jää kääntämättä, ellei työkalu lue myös kuvia.

Yhteenveto

Käännä alkuperäinen Word- tai PowerPoint-tiedosto, jos voit. Jos sinulla on vain PDF, tarkista, että siinä on valittavaa tekstiä, käytä kääntäjää, joka rakentaa PDF:n uudelleen samoihin kohtiin ja antaa sinulle DOCX-tiedoston, ja käytä sitten muutama minuutti ahtaiden kohtien tarkistamiseen. Jos haluat lisää tapoja kääntää muita tiedostotyyppejä, katso miten asiakirja käännetään.

Pudota PDF-tiedostosi DropTranslate-palveluun, niin saat sen takaisin omalla kielelläsi ja ulkoasu säilyy mahdollisimman tarkasti.