Näin käännät dokumentin: kaikki vaihtoehdot vertailussa

Koko dokumentin kääntämiseen on neljä realistista vaihtoehtoa: Microsoft Wordiin sisäänrakennettu käännöstoiminto, selainkääntäjä, joka ottaa vastaan tiedostoja, tekoälydokumenttikääntäjä, joka rakentaa tiedoston uudelleen samassa muodossa, tai ihmiskääntäjä. Oikea valinta riippuu vähemmän kielestä ja enemmän kolmesta kysymyksestä: missä muodossa tiedosto on, onko ulkoasulla väliä ja kuka tuloksen lukee.

Tässä oppaassa käydään läpi jokainen vaihtoehto ja sen vahvuudet ja heikkoudet sekä annetaan nopea tapa valita sopiva vaihtoehto.

Vastaa ensin kolmeen kysymykseen tiedostostasi

Ennen kuin valitset työkalun, kannattaa tietää nämä:

1. Missä muodossa tiedosto on? Word-tiedosto (DOCX), PDF, taulukko (XLSX), diat (PPTX), tekstitykset (SRT) vai skannaus tai valokuva. Muokattavat Office-tiedostot on helpointa kääntää hyvin. Skannaukset ovat vaikeimpia, koska teksti pitää ensin lukea kuvasta.
2. Onko ulkoasulla väliä? Jos sinun tarvitsee vain ymmärtää sisältö, tekstin kopioiminen ja liittäminen riittää. Jos käännetty tiedosto pitää lähettää, tulostaa tai esittää, taulukoiden, otsikoiden ja kuvien pitää pysyä paikoillaan.
3. Kuka sen lukee ja mitä varten? Kirjeen lukeminen itselle on aivan eri asia kuin asiakirjan toimittaminen viisumiviranomaiselle, tuomioistuimelle tai yliopistolle. Monet viranomaiset hyväksyvät vain pätevän ihmiskääntäjän tekemän käännöksen, joka on joskus myös todistettava oikeaksi tai jonka on oltava virallisen (auktorisoidun) kääntäjän laatima. Jos tilanteesi on tällainen, lue alla oleva ihmiskääntäjää koskeva osio ennen kuin teet mitään muuta.

Vaihtoehto 1: Microsoft Wordin käännöstoiminto

Jos tiedosto on jo Word-dokumentti ja sinulla on Officen tuore versio, Word voi kääntää koko tiedoston puolestasi. Microsoftin tukisivun mukaan valitset Review > Translate > Translate Document (Tarkista > Käännä > Käännä asiakirja), valitset kohdekielen, ja Word avaa käännetyn kopion erillisessä ikkunassa. Alkuperäinen jää koskemattomaksi.

Hyvä tietää:

• Microsoftin mukaan toiminto vaatii Microsoft 365 -tilauksen tai Office-version, johon on ostettu pysyvä käyttöoikeus (sivulla mainitaan Office 2021 ja uudemmat), internetyhteyden sekä sen, että Officen connected experiences -toiminnot (yhdistetyt käyttökokemukset) ovat käytössä. Tekstisi lähetetään Microsoftin verkkokäännöspalveluun.
• Excel ja PowerPoint voivat kääntää valitun tekstin, mutta koko tiedoston kääntäminen on Wordin ominaisuus. Excelissä käännät solu kerrallaan ja kopioit tuloksen.
• Toiminto toimii Word-tiedostoille. PDF pitäisi ensin muuntaa Wordiksi, mikä voi sotkea ulkoasun jo ennen kääntämisen alkua.

Sopii: Word-dokumenteille, kun sinulla on jo Microsoft 365 -tilaus.

Vaihtoehto 2: Selainkääntäjä, johon voi lähettää dokumentin

Jotkin yleiskäyttöiset kääntäjät ottavat vastaan kokonaisia tiedostoja. Google Translate on tunnetuin esimerkki. Sen ohjesivun mukaan voit lähettää palveluun .docx-, .pdf-, .pptx- ja .xlsx-tiedostoja, joiden koko on enintään 10 MB. PDF-tiedostoissa raja on 300 sivua. Napsauta kohtaa Documents (Asiakirjat), valitse kielet, lähetä tiedosto ja lataa käännös.

Rajoitukset kannattaa lukea ennen aloittamista. Google kertoo, että dokumenttien kääntäminen ei ole käytettävissä pienillä näytöillä tai mobiililaitteilla ja että kuvissa oleva teksti ja skannattujen PDF-sivujen teksti jäävät kääntämättä. Teksti säilyy käännöstiedostossa alkuperäisellä kielellä.

Sopii: pienten, tekstipohjaisten tiedostojen nopeaan kääntämiseen tietokoneen selaimella.

Vaihtoehto 3: Tekoälydokumenttikääntäjä, joka säilyttää ulkoasun

Erilliset dokumenttikääntäjät, kuten DropTranslate, on tehty yhtä tehtävää varten: pudotat tiedoston ja saat saman tiedoston takaisin kohdekielellä. DOCX pysyy DOCX:nä, PPTX pysyy PPTX:nä ja tekstitystiedosto säilyttää aikakoodinsa.

Toimintatavalla on merkitystä laadun kannalta. Sen sijaan että dokumentti muutettaisiin pelkäksi tekstiksi ja takaisin, ulkoasun säilyttävä kääntäjä lukee tekstin tiedoston oman rakenteen sisältä (kappaleet, taulukon solut, dian tekstiruudut, laskentataulukon solut) ja kirjoittaa käännöksen samoihin paikkoihin. Fontit, taulukot, kuvat ja kaaviot pysyvät koskemattomina, koska vain sanat muuttuvat.

Mitä voi rehellisesti odottaa:

• Office-tiedostot (Word, Excel, PowerPoint) säilyttävät ulkoasunsa parhaiten, koska niiden teksti tallennetaan erilleen ulkoasusta.
• PDF-tiedostot ovat hankalampia. PDF tallentaa tekstin kiinteän sivun eri kohtiin aseteltuina osina, joten pidemmälle käännökselle jää vähemmän tilaa. Hyvät työkalut pienentävät tekstiä, jotta se mahtuu, ja antavat lisäksi muokattavan DOCX-tiedoston. Oppaassamme PDF:n kääntäminen muotoilua menettämättä kerrotaan, miksi näin on ja mitä asialle voi tehdä.
• Käännös voi viedä enemmän tilaa. Saksan-, ranskan- tai espanjankielinen teksti vie usein enemmän tilaa kuin englanninkielinen, joten ahtaita diojen tekstiruutuja tai taulukon soluja voi joutua säätämään nopeasti käsin jälkikäteen.
• Se on silti konekäännös. Se on nopea ja yleensä hyvin luettava, mutta se voi tulkita asiayhteyden, idiomit tai erikoisalan termit väärin. Tarkista nimet, luvut ja kaikki tärkeä.

Sopii: PDF-tiedostoille, Office-tiedostoille ja tekstityksille, kun haluat takaisin käyttökelpoisen, muotoillun tiedoston etkä tekstimassaa. Aloita PDF-kääntäjästä tai Word-dokumenttien kääntäjästä tai valitse tietty kieliyhdistelmä, kuten PDF englannista espanjaksi.

Vaihtoehto 4: Ammattimainen ihmiskääntäjä

Ihmiskääntäjä on oikea valinta, kun käännöksellä on oikeudellista, lääketieteellistä tai virallista merkitystä tai kun julkiseen käyttöön tarkoitetun tekstin pitää kuulostaa äidinkielisen kirjoittamalta.

Erityisesti maahanmuuttoviranomaiset, tuomioistuimet, yliopistot ja notaarit vaativat usein käännöksen, joka on oikeaksi todistettu, virallisen (auktorisoidun) kääntäjän laatima tai akkreditoidun kääntäjän tekemä, joskus allekirjoitetun vakuutuksen tai leiman kera. Se, mikä kelpaa, vaihtelee paljon maittain ja viranomaisittain. Mikään konekäännös, myöskään meidän, ei ole oikeaksi todistettu käännös. Jos lomake tai tarkistuslista vaatii oikeaksi todistettua tai virallisen (auktorisoidun) kääntäjän tekemää käännöstä, noudata kyseisen viranomaisen omia ohjeita ja käytä pätevää kääntäjää.

Konekäännöksestä voi silti olla apua näissä tilanteissa: voit käyttää sitä dokumentin ymmärtämiseen ennen kuin maksat koko käännöksestä tai saamasi käännöksen tarkistamiseen.

Sopii: viranomaisille toimitettaviin asiakirjoihin, sopimuksiin, jotka olet allekirjoittamassa, potilasasiakirjoihin, julkaistavaan markkinointimateriaaliin ja kirjoihin.

Minkä vaihtoehdon kannattaa valita?

Vinkkejä parempaan käännökseen työkalusta riippumatta

• Aloita parhaasta lähdetiedostosta. Alkuperäinen DOCX kääntyy paremmin kuin siitä viety PDF, ja tekstipohjainen PDF kääntyy paremmin kuin skannaus.
• Aseta lähdekieli, jos automaattinen tunnistus arvaa väärin lyhyissä tai monikielisissä dokumenteissa.
• Tarkista asiat, joissa koneet erehtyvät useimmin: nimet, luvut, päivämäärät, yksiköt ja sanat, joilla on useita merkityksiä.
• Jätä tuote- ja tuotemerkkinimet ennalleen. Jos työkalussa on ”älä käännä” -luettelo tai sanasto, käytä sitä.
• Pyydä äidinkielistä puhujaa silmäilemään kaikki julkaistavaksi tarkoitetut tekstit. Kymmenen minuutin tarkistus karsii suurimman osan kömpelöistä ilmauksista.
• Mieti tietosuojaa ennen tiedoston lähettämistä palveluun. Lue, kuinka kauan työkalu säilyttää tiedostosi ja voidaanko tekstiäsi käyttää sen mallien parantamiseen, etenkin luottamuksellisten dokumenttien kohdalla.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko kääntää koko dokumentin kerralla kopioimisen ja liittämisen sijaan?

Kyllä. Wordin Translate Document -toiminto, tiedostojen lähettäminen selainkääntäjiin ja tekoälydokumenttikääntäjät mahdollistavat koko tiedoston kääntämisen. Kopioiminen ja liittäminen kannattaa vain yhden tai kahden kappaleen kohdalla.

Säilyykö käännetyn dokumentin muotoilu?

Se riippuu tiedostomuodosta ja työkalusta. Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostot säilyttävät yleensä ulkoasunsa hyvin ulkoasun säilyttävällä työkalulla. PDF-tiedostojen muotoilu voidaan säilyttää vain mahdollisuuksien mukaan, koska pidemmän tekstin pitää mahtua kiinteisiin tekstialueisiin. Skannauksista teksti pitää tunnistaa ensin.

Onko konekäännetty dokumentti juridisesti pätevä?

Yleensä mikään viranomainen ei pidä konekäännöstä virallisena tai oikeaksi todistettuna käännöksenä. Jos dokumentti on tarkoitus toimittaa maahanmuuttoviranomaiselle, tuomioistuimelle tai yliopistolle, tarkista vastaanottajan vaatimukset. Usein vaaditaan ihmisen tekemä käännös, joka on oikeaksi todistettu tai virallisen (auktorisoidun) kääntäjän laatima.

Voinko kääntää skannatun dokumentin?

Vain jos työkalu osaa lukea tekstiä kuvista (OCR). Googlen ohjesivulla todetaan, että sen dokumenttitoiminto ei käännä skannattujen PDF-sivujen tekstiä. Tarkista työkalun tuetut tiedostomuodot ennen skannauksen lataamista.

Lyhyesti

Nopeaan ymmärtämiseen kelpaa mikä tahansa konekäännös. Jos haluat käyttökelpoisen käännetyn tiedoston, jossa taulukot, diat ja muotoilu säilyvät, käytä ulkoasun säilyttävää dokumenttikääntäjää ja tarkista tärkeät yksityiskohdat. Kaikessa virallisessa käänny pätevän ihmiskääntäjän puoleen.

Haluatko kokeilla? Pudota dokumenttisi DropTranslate-palveluun, niin saat sen takaisin samassa muodossa.