PowerPoint-esityksen kääntäminen ilman, että teksti valuu yli

Nopein tapa kääntää PowerPoint-esitys on käyttää työkalua, joka kääntää koko PPTX-tiedoston, korvaa tekstin suoraan jokaisessa diassa ja palauttaa tiedoston PPTX-muodossa. Mallipohja, värit, kuvat ja animaatiot pysyvät ennallaan. Jälkikäteen esitys on lähes aina käytävä lyhyesti läpi ja korjattava tekstit, jotka ovat pidentyneet eivätkä enää mahdu tekstiruutuihinsa.

Tässä oppaassa käydään läpi eri käännösvaihtoehdot, syyt tekstin ylivuotoon, esityksen valmisteleminen siistimpää lopputulosta varten sekä tuloksen nopea tarkistaminen ennen esitystä.

Esityksen kääntämisen vaihtoehdot

1. Käännä PowerPointissa pala kerrallaan

PowerPointissa on sisäinen käännösruutu. Microsoftin ohjesivun mukaan valitset käännettävän tekstin, valitset Review > Translate (Tarkista > Käännä), valitset kielen ja korvaat valitun tekstin valitsemalla Insert (Lisää). Toiminto edellyttää Microsoft 365 -tilausta tai Office 2021:tä, internetyhteyttä ja sitä, että Officen yhdistetyt käyttökokemukset (connected experiences) ovat käytössä.

Tämä toimii hyvin yhden tai kahden dian kohdalla. 30 dian esityksessä se tarkoittaa satoja valintoja, ja tekstiruutu, taulukon solu tai puhujan muistiinpanot jäävät helposti huomaamatta.

2. Kopioi teksti kääntäjään ja liitä takaisin

Tämä on hitain vaihtoehto ja todennäköisimmin rikkoo jotain. Lihavointi ja kursivointi lauseiden sisällä katoavat, luettelomerkit menevät uuteen järjestykseen ja väärään ruutuun liittäminen on helppoa. Vältä tätä, jos dioja on enemmän kuin muutama.

3. Käännä koko PPTX-tiedosto

Dokumenttien käännöstyökalu avaa esityksen, kääntää jokaisen dian tekstin ja sijoittaa sen takaisin samoihin tekstiruutuihin. Saat kohdekielisen PPTX-tiedoston, jossa ovat samat diamallit, fontit, kuvat ja kaaviot. Näin toimii DropTranslate-palvelun PowerPoint-kääntäjä: pudota tiedosto, valitse kieli ja lataa käännetty PPTX.

Miksi käännetty teksti valuu yli dioista

Diat suunnitellaan alkuperäisen tekstin pituuden mukaan. Käännös on harvoin yhtä pitkä:

• Monille kielille käännetty teksti on englanninkielistä tekstiä pidempää. Englannista saksaksi, ranskaksi, espanjaksi, portugaliksi, puolaksi ja venäjäksi käännetty teksti tarvitsee usein selvästi enemmän tilaa. Suhteellisesti eniten pitenevät lyhyet nimiöt ja otsikot.
• Joillakin kielillä sama teksti vie vähemmän merkkejä, kuten kiinassa, japanissa ja koreassa, mutta luettavuus voi edellyttää suurempaa fonttikokoa.
• Yksiriviset tekstiruudut aiheuttavat herkimmin ongelmia: tällaisia ovat otsikot, painikkeet, kaavioiden nimiöt, taulukoiden otsikkorivit ja kuvien päällä oleva teksti.

PowerPoint käsittelee ylimääräisen tekstin kunkin tekstiruudun AutoFit-asetuksen (automaattinen sovitus) mukaisesti:

• Shrink text on overflow (kutista teksti ylivuodossa) pienentää fonttia, kunnes teksti mahtuu. Luettava, jos sanoja on vähän lisää, mutta pieni, jos niitä on paljon.
• Resize shape to fit text (muuta kuvion kokoa tekstin mukaan) suurentaa ruutua, mikä voi työntää sen toisten elementtien päälle.
• Do not AutoFit (älä sovita automaattisesti) antaa tekstin valua ruudun ulkopuolelle.

Löydät asetukset kohdasta Format Shape > Text Options > Text Box (Muotoile muotoa > Tekstiasetukset > Tekstiruutu). Käännöstyökalu korvaa tekstin mutta ei suunnittele diojasi uudelleen, joten nämä asetukset ratkaisevat, miltä käännetty esitys näyttää.

Ennen kääntämistä: valmistele esitys

Kymmenen minuutin valmistelu säästää enemmän aikaa kuin korjaamiseen kuluu.

1. Käytä muokattavaa tekstiä, älä tekstiä sisältäviä kuvia. Kuvan osana olevaa tekstiä (kuvakaappausta, logoa tai vietyä kaaviota) ei voi kääntää tekstinä. Jos sinulla on muokattava versio, lisää se diaan.
2. Jätä tekstiruutuihin tilaa. Jätä otsikoihin ja nimiöihin mahdollisuuksien mukaan noin kolmasosa lisätilaa tai vaihda ahtaat ruudut asetukseen Shrink text on overflow.
3. Tarkista kaaviot ja diagrammit. Kaavioiden, SmartArt-grafiikan ja upotettujen objektien tekstit tallennetaan erilleen dian muusta tekstistä. Varaa aikaa niiden tarkistamiseen käännöksen jälkeen, sillä jotkin työkalut jättävät ne alkuperäiselle kielelle.
4. Merkitse, mikä ei saa muuttua. Tuotenimien, bränditermien ja koodin pitäisi pysyä ennallaan. Tee lyhyt lista, jonka avulla voit tarkistaa ne jälkikäteen.
5. Päätä puhujan muistiinpanoista. Jos esität muistiinpanojen avulla, haluat ne käännettyinä. Tarkista, sisältääkö työkalusi ne.
6. Poista piilotetut ja käyttämättömät diat, joita et aio esittää. Ne vievät käännösaikaa ja vaativat silti tarkistusta.

Käännöksen jälkeen: viiden minuutin tarkistus

Avaa käännetty PPTX ja siirry View > Slide Sorter -näkymään (Näytä > Dialajittelu). Ylivuodot on helppo havaita tämänkokoisista dioista. Tarkista sitten seuraavat asiat:

• Otsikot: lyhennä ilmaisuja, jotka rivittyivät ylimääräiselle riville, tai pienennä kokoa johdonmukaisesti kaikissa dioissa.
• Taulukot: tarkista kapeat sarakkeet, joissa pitkät sanat katkeavat nyt kesken sanan.
• Kaaviot ja kuviot: etsi nimiöitä, jotka ovat yhä alkuperäisellä kielellä.
• Nimet, luvut ja päivämäärät: tuotenimien ja lukujen pitäisi olla ennallaan; päivämäärä- ja lukumuotoja voi joutua mukauttamaan yleisölle sopiviksi (esimerkiksi 1,000.5 vs 1.000,5).
• Puhujan muistiinpanot: avaa muistiinpanopaneeli (Notes) muutamassa diassa.
• Oikealta vasemmalle kirjoitettavat kielet (arabia, heprea, persia, urdu): tarkista luettelomerkkien lukujärjestys ja tekstiruutujen tasaus sekä peilaa asettelu siellä, missä sillä on merkitystä.

Jos jokin dia tuottaa jatkuvasti hankaluuksia, käännetyn lauseen lyhentäminen on yleensä nopeampaa kuin dian suunnitteleminen uudelleen. Kieltä äidinkielenään puhuva osaa usein ehdottaa lyhyempää ilmaisua, joka tarkoittaa samaa.

Huomio laadusta

Esitysten tekstit ovat lyhyitä ja täynnä katkelmia (”Q3-tulokset”, ”Seuraavat vaiheet”), joten niin ihmis- kuin konekääntäjälläkin on käytettävissään vain vähän kontekstia. Lue esitys kerran läpi kohdekielellä, mieluiten kyseistä kieltä puhuvan henkilön kanssa, ennen kuin esität sen tärkeälle yleisölle. Oppaassamme riittääkö konekäännös? luetellaan nopeita tarkistuksia, jotka voit tehdä itse.

Jos diat sisältävät luottamuksellisia lukuja, tarkista ensin työkalun tietosuojaehdot: kuinka kauan se säilyttää tiedostosi ja voidaanko ladattua tekstiä käyttää tekoälymallien kouluttamiseen.

Usein kysytyt kysymykset

Säilyttääkö käännetty PowerPoint pohjani ja animaationi?

Jos työkalu kääntää tekstin suoraan PPTX-tiedostossa, kyllä: se vaihtaa vain tekstin, joten diamallit, asettelut, kuvat, siirtymät ja animaatiot pysyvät ennallaan. Muotoilu rikkoutuu yleensä silloin, kun tekstiä kopioidaan ja liitetään käsin.

Voinko kääntää PowerPoint-esityksen kahdelle kielelle samaan diaan?

Useimmilla työkaluilla tämä ei onnistu automaattisesti. Tavallinen tapa on kääntää tiedoston kopio ja yhdistää sitten tekstit niissä dioissa, joiden haluat olevan kaksikielisiä, tai säilyttää alkuperäinen teksti puhujan muistiinpanoissa.

Miksi osa diojeni sanoista on yhä alkuperäisellä kielellä?

Ne ovat todennäköisesti kuvan, kaavion, SmartArt-grafiikan tai upotetun objektin sisällä eivätkä tavallisessa tekstiruudussa. Muokkaa nämä elementit käsin tai korvaa kuva oikealla tekstillä ja käännä uudelleen.

Voinko kääntää sen sijaan diojeni PDF-version?

Voit, mutta siistin lopputuloksen saaminen on vaikeampaa. Alkuperäisen PPTX-tiedoston kääntäminen on lähes aina parempi. Jos sinulla on vain PDF, katso PDF-tiedoston kääntäminen ilman muotoilun menettämistä.

Yhteenveto

Käännä itse PPTX-tiedosto sen sijaan, että kopioisit tekstin muualle. Valmistele esitys niin, että tekstillä on tilaa ja se sijaitsee varsinaisissa tekstiruuduissa. Käytä sitten viisi minuuttia Slide Sorter -näkymässä niiden diojen korjaamiseen, joissa käännös pidentyi. Word-tiedostojen kohdalla sama lähestymistapa on käsitelty oppaassa Word-dokumentin kääntäminen.

Pudota esityksesi DropTranslate-palveluun, niin saat sen takaisin omankielisenä PPTX-tiedostona, jonka ulkoasu on säilynyt.