Word-dokumentin kääntäminen ja muotoilun säilyttäminen

Jos haluat kääntää Word-dokumentin ja säilyttää sen muotoilun, käännä itse DOCX-tiedosto sen sijaan, että kopioisit tekstin tiedostosta. Voit tehdä sen Wordin omalla Translate Document -toiminnolla (jos Office-versiossasi on se) tai verkossa toimivalla asiakirjakääntäjällä, joka palauttaa käännetyn DOCX-tiedoston. Molemmat pitävät otsikot, taulukot ja kuvat paikoillaan paljon paremmin kuin tekstin kopiointi ja liittäminen. Varaa kummassakin tapauksessa lopuksi muutama minuutti niiden kohtien tarkistamiseen, joihin pidempi teksti ei enää mahdu.

Word-tiedostot ovat helpoimpia käännettäviä asiakirjoja. Tässä oppaassa kerrotaan, miksi, käydään läpi molemmat vaihtoehdot ja luetellaan, mitä kannattaa tarkistaa, ennen kuin lähetät käännetyn tiedoston kenellekään.

Miksi Word-tiedostot kääntyvät PDF-tiedostoja paremmin

Word-dokumentti tallentaa tekstin jatkuvina kappaleina, joihin on liitetty tyylit: ”tämä on Otsikko 2”, ”tämä solu on lihavoitu”, ”tämä luettelo on numeroitu”. Kun käännetty lause on alkuperäistä pidempi, kappale vain kasvaa ja sivu asettuu uudelleen, aivan kuten silloin, kun kirjoitat lisää tekstiä.

Tämä on suuri ero PDF-tiedostoon, jossa jokainen rivi on kiinteässä laatikossa (katso PDF-tiedoston kääntäminen muotoilua menettämättä). DOCX-tiedostossa hyvän kääntäjän tarvitsee vain vaihtaa sanat ja jättää tyylit rauhaan.

Jos sinulla on sekä PDF että alkuperäinen Word-tiedosto, käännä aina Word-tiedosto ja vie siitä uusi PDF vasta jälkeenpäin.

Vaihtoehto 1: Wordin oma Translate Document -toiminto

Wordin uudemmat versiot osaavat kääntää koko asiakirjan puolestasi. Microsoftin tukisivun mukaan siirryt Wordissa kohtaan Review > Translate > Translate Document (Tarkista > Käännä > Käännä asiakirja), valitset kielen ja valitset Translate (Käännä). Word avaa käännetyn kopion uuteen ikkunaan, joten alkuperäinen säilyy muuttumattomana.

Microsoft mainitsee muutaman ehdon:

• Toiminto on käytettävissä Microsoft 365 -tilaajille ja Office 2021 -version käyttäjille (sekä kyseisellä sivulla luetelluissa Mac-versioissa).
• Tarvitset internetyhteyden, ja Officen yhdistetyt käyttökokemukset on oltava käytössä, koska teksti lähetetään Microsoftin käännöspalveluun.

Sopii: nopeisiin käännöksiin, kun työskentelet jo Wordissa ja sinulla on jokin näistä versioista.

Hyvä tietää: käännät yhden asiakirjan kerrallaan, ja tulos kannattaa tarkistaa samalla tavalla kuin minkä tahansa konekäännöksen (katso alla oleva tarkistuslista).

Vaihtoehto 2: Verkossa toimiva asiakirjakääntäjä

Jos sinulla ei ole uudempaa Office-versiota, tarvitset useiden tiedostojen käännöksiä tai haluat työskennellä millä tahansa selaimella, verkossa toimiva asiakirjakääntäjä hoitaa saman tehtävän: lähetät DOCX-tiedoston, valitset kielet ja lataat käännetyn DOCX-tiedoston.

Mihin kannattaa kiinnittää huomiota:

• Se palauttaa DOCX-tiedoston, ei pelkkää tekstiä. Haluat saman tiedoston takaisin muokattavaksi.
• Se säilyttää tyylit ja rakenteen: otsikot, luettelot, taulukot, ylä- ja alatunnisteet, alaviitteet ja tekstilaatikot.
• Se jättää kuvat, kaaviot ja kentät rauhaan sen sijaan, että loisi asiakirjan alusta uudelleen.
• Se kertoo selvästi tietosuojasta: kuinka kauan tiedostoasi säilytetään ja saako tekstiäsi käyttää mallien kouluttamiseen.

Näin toimii DropTranslate-palvelun Word-kääntäjä. Se kääntää DOCX-tiedoston sisällä olevan tekstin paikallaan ja jättää tyylit, taulukot ja kuvat koskematta, joten saat takaisin Word-tiedoston samalla asettelulla. Lataa tiedosto palveluun, valitse kohdekieli ja lataa käännetty kopio.

Ennen kääntämistä: kolme nopeaa korjausta alkuperäiseen

Muutaman minuutin valmistelu säästää enemmän aikaa kuin mikään työkalun asetus:

1. Hyväksy tai hylkää seuratut muutokset ja poista vanhat kommentit. Muuten saatat päätyä kääntämään tekstiä, jota kukaan ei tarvitse, tai sekä vanhat että uudet versiot käännetään.
2. Käytä oikeita tyylejä ja taulukoita välilyöntien ja sarkainten sijaan tasaukseen. Välilyönneillä tasattu teksti hajoaa heti, kun sanojen pituus muuttuu.
3. Merkitse, mitä ei saa kääntää. Tuotenimet, tuotemerkit, koodit ja osoitteet on usein parempi jättää ennalleen. Tee lyhyt lista, jotta voit tarkistaa ne jälkeenpäin (tai käytä sanastoa tai ”älä käännä” -toimintoa, jos työkalussasi on sellainen).

Kääntämisen jälkeen: mitä tarkistaa

Vaikka muotoilu säilyisi, käännetty asiakirja kannattaa käydä nopeasti läpi. Käy se läpi tässä järjestyksessä:

• Taulukot, joissa on kapeat sarakkeet. Pidemmät sanat (saksa, suomi, puola) voivat tehdä riveistä korkeampia tai työntää taulukon seuraavalle sivulle.
• Otsikot, kansilehdet ja tekstilaatikot. Tekstilaatikot eivät kasva automaattisesti kuten tavalliset kappaleet, joten pitkät käännökset voivat leikkautua.
• Sisällysluettelo. Napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Update Field (Päivitä kenttä), jotta se näyttää käännetyt otsikot ja uudet sivunumerot.
• Numerot, päivämäärät ja valuutta. Itse lukujen ei pitäisi muuttua, mutta saatat haluta käyttää paikallisia esitystapoja (1,000.50 vs 1.000,50; päivä/kuukausi vs kuukausi/päivä).
• Nimet ja termit ”älä käännä” -listaltasi.
• Ylätunnisteet, alatunnisteet ja alaviitteet. Avaa ne kerran varmistaaksesi, että nekin on käännetty.
• Oikealta vasemmalle kirjoitettavat kohdekielet (arabia, heprea, persia, urdu). Tarkista, että kappaleet ja taulukot kulkevat oikealta vasemmalle ja että numerot ja latinalaiset sanat näkyvät oikein lauseiden sisällä.

Pyydä lopuksi kohdekieltä lukevaa henkilöä silmäilemään tulos, jos asiakirja menee asiakkaille, työtovereille tai yleisölle. Konekäännös on tässä usein erittäin hyvä, mutta ei erehtymätön; onko konekäännös riittävän hyvä? kertoo, miten sitä voi tarkistaa.

Huomio virallisista asiakirjoista

Jos Word-tiedostosi on todistus, oikeudenkäyntiasiakirja tai jokin muu asiakirja, joka pitää toimittaa maahanmuuttoviranomaiselle, yliopistolle tai valtion viranomaiselle, vastaanottava taho vaatii usein pätevän ihmiskääntäjän tekemää oikeaksi todistettua käännöstä tai virallisen (auktorisoidun) kääntäjän käännöstä. Konekäännös on silti hyödyllinen asiakirjan ymmärtämiseen tai luonnoksen laatimiseen, mutta se ei ole oikeaksi todistettu käännös. Oikeaksi todistettu, virallisen kääntäjän tekemä vai konekäännös selittää eron.

Usein kysyttyä

Voinko kääntää Word-dokumentin ilmaiseksi?

Jotkin vaihtoehdot eivät maksa erikseen. Wordin Translate Document sisältyy, jos sinulla on jo jokin Microsoftin luettelemista Office-versioista. Monet verkkotyökalut tarjoavat maksuttomia käännössivuja, joihin liittyy kokorajoituksia. Tarkista nämä rajoitukset ja maksuttoman version tietosuojaehdot, ennen kuin lähetät pitkän tai arkaluonteisen tiedoston.

Säilyvätkö kuvat ja logot käännöksessä?

Kyllä, jos käytät työkalua, joka kääntää DOCX-tiedoston paikallaan: kuvat, logot ja kaaviot pysyvät siellä, missä ne olivat. Teksti, joka on osa kuvaa (kuvakaappaus, skannattu leima), jää alkuperäiselle kielelle, koska se ei ole tekstiä tiedostossa.

Voinko kääntää vanhan .doc-tiedoston?

Avaa se Wordissa (tai ilmaisessa toimisto-ohjelmistossa) ja tallenna se ensin muodossa .docx. Useimmat kääntäjät, myös meidän, toimivat nykyisen DOCX-muodon kanssa.

Miten saan kaksikielisen version, jossa alkuperäinen ja käännös ovat vierekkäin?

Jotkin työkalut tarjoavat kaksikielisen tulosteen. Jos omasi ei tarjoa, voit asettaa alkuperäisen ja käännetyn asiakirjan vierekkäin Wordissa valitsemalla View > View Side by Side (Näytä > Näytä vierekkäin).

Yhteenveto

Käännä itse DOCX-tiedosto, älä kopioitua tekstiä. Käytä Wordin Translate Document -toimintoa, jos Office-versiosi sisältää sen, tai verkkokääntäjää, joka palauttaa DOCX-tiedoston samalla asettelulla. Siivoa ensin seuratut muutokset ja tarkista sitten taulukot, tekstilaatikot, sisällysluettelo ja ”älä käännä” -termisi. Muiden tiedostotyyppien osalta katso asiakirjan kääntäminen.

Lataa Word-tiedostosi DropTranslate-palveluun ja lataa käännetty tiedosto muotoiluineen.