Sådan oversætter du et Word-dokument uden at miste formateringen

Hvis du vil oversætte et Word-dokument uden at miste formateringen, skal du oversætte selve DOCX-filen i stedet for at kopiere teksten ud af den. Det kan du gøre med Words indbyggede funktion Translate Document, hvis den findes i din version af Office, eller med en online dokumentoversætter, der returnerer en oversat DOCX. Begge muligheder bevarer overskrifter, tabeller og billeder langt bedre end kopiering og indsættelse. Uanset hvilken mulighed du vælger, bør du afsætte et par minutter til sidst til at tjekke de steder, hvor der ikke længere er plads til den længere tekst.

Word-filer er de dokumenter, det er nemmest at få gode oversættelser af. Denne guide forklarer hvorfor, gennemgår begge muligheder og viser, hvad du bør tjekke, før du sender den oversatte fil videre.

Derfor er Word-filer nemmere at oversætte end PDF-filer

Et Word-dokument gemmer tekst som afsnit, der automatisk ombrydes og har tilknyttede typografier: »det her er en Overskrift 2«, »den her celle er med fed«, »den her liste er nummereret«. Når en oversat sætning er længere end originalen, udvides afsnittet blot, og teksten ombrydes på ny, ligesom når du selv skriver mere tekst.

Det er den store forskel fra en PDF, hvor hver linje sidder i en fast boks (se sådan oversætter du en PDF uden at miste formateringen). Med en DOCX behøver en god oversætter kun at udskifte ordene og lade typografierne være uændrede.

Hvis du har både en PDF og den oprindelige Word-fil, skal du altid oversætte Word-filen og eksportere en ny PDF bagefter.

Mulighed 1: Words indbyggede funktion Translate Document

Nyere versioner af Word kan oversætte et helt dokument for dig. Ifølge Microsofts supportside går du i Word til Review > Translate > Translate Document (Gennemse > Oversæt > Oversæt dokument), vælger sprog og klikker på Translate (Oversæt). Word åbner en oversat kopi i et nyt vindue, så din original forbliver urørt.

Microsoft nævner nogle få betingelser:

Funktionen er tilgængelig for Microsoft 365-abonnenter og Office 2021 (og de Mac-versioner, der er nævnt på siden).
Du skal have forbindelse til internettet, og indstillingen connected experiences (tilsluttede oplevelser) i Office skal være slået til, fordi teksten sendes til Microsofts oversættelsestjeneste.

Godt til: hurtige oversættelser, når du allerede arbejder i Word og har en af de versioner.

Godt at vide: du oversætter ét dokument ad gangen, og du bør gennemgå resultatet på samme måde som ved al anden maskinoversættelse (se tjeklisten nedenfor).

Mulighed 2: En online dokumentoversætter

Hvis du ikke har en nyere Office-version, skal oversætte flere filer eller vil arbejde fra en hvilken som helst browser, gør en online dokumentoversætter det samme: Du uploader DOCX-filen, vælger sprogene og downloader en oversat DOCX.

Det skal du kigge efter:

Den returnerer en DOCX, ikke kun tekst. Du vil have den samme fil tilbage, klar til redigering.
Den bevarer typografier og struktur: overskrifter, lister, tabeller, sidehoveder og sidefødder, fodnoter og tekstfelter.
Den lader billeder, diagrammer og felter være, i stedet for at genskabe dokumentet fra bunden.
Den har klare oplysninger om privatliv: hvor længe din fil gemmes, og om din tekst må bruges til at træne modeller.

Sådan fungerer Word-oversætteren i DropTranslate. Den oversætter teksten direkte i DOCX-filen og bevarer typografier, tabeller og billeder uændrede, så du får en Word-fil tilbage med samme layout. Tilføj filen, vælg målsproget, og download den oversatte kopi.

Før du oversætter: tre hurtige rettelser i originalen

Et par minutters forberedelse sparer mere tid end justering af værktøjets indstillinger:

Acceptér eller afvis registrerede ændringer og slet gamle kommentarer. Ellers risikerer du at oversætte tekst, som ingen har brug for, eller at få både den gamle og den nye version oversat.
Brug rigtige typografier og tabeller i stedet for mellemrum og tabulatorer til justering. Tekst, der er stillet op med mellemrum, falder fra hinanden, så snart ordenes længde ændrer sig.
Marker, hvad der ikke må oversættes. Produktnavne, brandnavne, koder og adresser er det ofte bedst at lade stå uoversat. Lav en kort liste, så du kan tjekke dem bagefter (eller brug en ordliste eller en funktion til »må ikke oversættes«, hvis dit værktøj har en).

Efter oversættelsen: det skal du tjekke

Selv når formateringen er bevaret, skal et oversat dokument gennemgås hurtigt. Gå det igennem i denne rækkefølge:

Tabeller med smalle kolonner. Længere ord (tysk, finsk, polsk) kan gøre rækker højere eller skubbe en tabel over på næste side.
Overskrifter, forsider og tekstfelter. Tekstfelter vokser ikke automatisk som almindelige afsnit, så lange oversættelser kan blive skåret af.
Indholdsfortegnelsen. Højreklik på den, og vælg Update Field (Opdater felt), så den viser de oversatte overskrifter og de nye sidetal.
Tal, datoer og valuta. Selve tallene bør ikke ændre sig, men du vil måske have lokale formater (1,000.50 vs 1.000,50; dag/måned vs måned/dag).
Navne og termer fra din liste over ting, der ikke må oversættes.
Sidehoveder, sidefødder og fodnoter. Åbn dem én gang for at bekræfte, at de også er oversat.
Sprog, der skrives fra højre mod venstre (arabisk, hebraisk, persisk, urdu). Tjek, at afsnit og tabeller løber fra højre mod venstre, og at tal og latinske ord vises korrekt inde i sætningerne.

Til sidst bør du bede en person, der kan læse målsproget, om at gennemgå resultatet, hvis dokumentet skal sendes til kunder eller kolleger eller offentliggøres. Maskinoversættelse er ofte meget god til det her, men den er ikke ufejlbarlig. Er maskinoversættelse god nok? gennemgår, hvordan du kan tjekke den.

Om officielle dokumenter

Hvis din Word-fil er et certifikat, et dokument fra en domstol eller noget, du skal indsende til en immigrationsmyndighed, et universitet eller en offentlig myndighed, kræver den modtagende organisation ofte en bekræftet oversættelse udført af en kvalificeret menneskelig oversætter eller en oversættelse ved statsautoriseret translatør. En maskinoversættelse er stadig nyttig til at forstå dokumentet eller til at lave et udkast, men den er ikke en bekræftet oversættelse. Bekræftet oversættelse, oversættelse ved statsautoriseret translatør eller maskinoversættelse forklarer forskellen.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg oversætte et Word-dokument gratis?

Nogle muligheder koster ikke ekstra. Funktionen Translate Document i Word er med, hvis du allerede har en af de Office-versioner, som Microsoft nævner. Mange onlineværktøjer giver dig mulighed for at oversætte et antal sider gratis, dog med størrelsesbegrænsninger. Tjek begrænsningerne og privatlivsvilkårene for den gratis udgave, før du uploader en lang eller følsom fil.

Beholder oversættelsen mine billeder og logoer?

Ja, med et værktøj, der oversætter DOCX-filen direkte på stedet: Billeder, logoer og diagrammer bliver, hvor de var. Tekst, der er en del af et billede (et skærmbillede, et scannet stempel), forbliver på originalsproget, fordi det ikke er tekst i filen.

Kan jeg oversætte en gammel .doc-fil?

Åbn den i Word (eller en gratis kontorpakke), og gem den først som .docx. De fleste oversættere, herunder vores, arbejder med det moderne DOCX-format.

Hvordan får jeg en tosproget version med original og oversættelse side om side?

Nogle værktøjer kan levere en tosproget version. Hvis dit værktøj ikke kan det, kan du lægge originalen og det oversatte dokument side om side i Word med View > View Side by Side (Vis > Vis side om side).

Opsummering

Oversæt selve DOCX-filen, ikke kopieret tekst. Brug funktionen Translate Document i Word, hvis den findes i din Office-version, eller en onlineoversætter, der giver dig en DOCX tilbage med samme layout. Ryd først op i registrerede ændringer, og tjek derefter tabeller, tekstfelter, indholdsfortegnelsen og de termer, der ikke må oversættes. Til andre filtyper, se sådan oversætter du et dokument.

Læg din Word-fil ind i DropTranslate, og download den oversatte version med formateringen bevaret.