Sådan oversætter du en PDF uden at miste formateringen

Den mest pålidelige måde at oversætte en PDF og bevare formateringen på er at oversætte den originale kildefil (som regel Word eller PowerPoint), hvis du har den. Hvis du kun har PDF-filen, så brug en layoutbevidst PDF-oversætter, der skriver oversættelsen tilbage på de samme placeringer på hver side, og gem en redigerbar DOCX-version til eventuelle rettelser. Hvis du kopierer tekst ud af en PDF og sætter den ind andre steder, mister du næsten altid layoutet.

Denne guide forklarer, hvorfor PDF-filer er svære at oversætte, hvordan du tjekker, hvilken slags PDF du har, og hvilke trin der giver det reneste resultat.

Hvorfor PDF-filer mister layoutet, når du oversætter dem

En Word-fil gemmer tekst som flydende afsnit: Hvis en sætning bliver længere, flyder teksten bare om på siden. Sådan fungerer en PDF ikke. Den ligner mere en trykt side: Hver tekstlinje står på faste koordinater i en boks af fast størrelse. Det giver tre problemer ved oversættelse.

1. Oversættelser har sjældent samme længde. Når du oversætter fra engelsk til tysk, fransk, spansk eller portugisisk, bliver teksten som regel længere. Oversætter du til kinesisk eller japansk, bliver den ofte kortere. En længere oversættelse skal passe ind i den samme boks, så skriftstørrelsen enten må reduceres, teksten ombrydes anderledes eller løber ud over kanten.
2. Teksten er gemt i stumper. En enkelt sætning i en PDF kan være gemt som flere adskilte fragmenter, ét pr. linje eller endda ét pr. ord. En oversætter skal først samle stumperne til hele sætninger, ellers bliver oversættelsen ord for ord og giver ikke megen mening.
3. Skrifttyper dækker måske ikke det nye sprog. PDF-filer indlejrer ofte kun de tegn, de skal bruge. Hvis du omsætter en engelsk PDF til græsk, russisk, arabisk eller japansk, skal du bruge en skrifttype, der faktisk indeholder de tegn, ellers ser du tomme firkanter.

Sprog, der skrives fra højre mod venstre, som arabisk, hebraisk og persisk, giver et fjerde problem: Hele sidens læseretning ændrer sig. Det er det sværeste tilfælde for enhver PDF-oversætter, og en redigerbar DOCX er som regel det bedre format dér.

Trin 1: Tjek, hvilken slags PDF du har

Åbn PDF-filen og prøv at markere en sætning med musen, eller brug Find (Ctrl+F / Cmd+F) til at søge efter et ord, du kan se på siden.

• Du kan markere og søge i teksten: Det er en tekstbaseret PDF, som som regel er eksporteret fra Word, PowerPoint eller en hjemmeside. Det er den bedste situation. En oversætter kan læse teksten og dens placering direkte.
• Du kan ikke markere noget, eller hele siden markeres som én blok: Det er en scannet eller billedbaseret PDF, altså et foto af siden. Teksten skal først genkendes med OCR (optisk tegngenkendelse), før den kan oversættes. Forvent et mindre præcist resultat, især ved lille skrift, stempler, håndskrift eller dårlige scanninger.

Nogle PDF-filer er en blanding af begge dele, for eksempel en tekstbaseret rapport med en scannet underskriftsside.

Trin 2: Led først efter originalfilen

Hvis PDF-filen er eksporteret fra Word, PowerPoint eller Excel, så bed om originalfilen (eller find den i dine egne mapper). Hvis du oversætter DOCX-, PPTX- eller XLSX-filen og bagefter eksporterer en ny PDF, får du næsten altid et renere resultat, fordi de formater tilpasser teksten naturligt. Vores Word-dokumentoversætter bevarer typografier, tabeller og billeder på deres plads, og du kan gemme den oversatte fil som PDF fra Word.

Trin 3: Oversæt PDF-filen med et layoutbevidst værktøj

Hvis PDF-filen er alt, du har, så brug en oversætter, der genopbygger PDF-filen i stedet for kun at give dig tekst. En layoutbevidst PDF-oversætter:

• læser hver tekstblok med dens placering på siden,
• samler fragmenter til hele sætninger, før den oversætter, så oversættelsen har kontekst,
• skriver oversættelsen ind i den samme boks og mindsker skriftstørrelsen en smule, hvor den nye tekst er længere,
• lader billeder, streger, logoer og baggrunde være urørte,
• og giver dig også en redigerbar DOCX, så du kan rette alt, der ikke passede ind.

Sådan fungerer PDF-oversætteren fra DropTranslate. Vi er ærlige om begrænsningerne. Enkle forretningsdokumenter, breve, rapporter og formularer giver gode resultater. Kraftigt designede layouts som magasiner, brochurer med tekst over billeder eller tætte sider med flere spalter kan kun forventes at fungere efter bedste evne, og det er derfor, DOCX-downloaden findes.

Hvis du kender sprogparret, kan du starte fra en side, hvor det allerede er indstillet, for eksempel PDF fra engelsk til spansk.

Trin 4: Ret de få ting, der ikke passede

Selv et godt resultat kræver som regel et hurtigt eftersyn. Tjek:

• Overskrifter og knapper i trange bokse, hvor skriftstørrelsen er blevet reduceret mest.
• Tabeller, især smalle kolonner med lange ord.
• Tal, datoer og valutaer. Formaterne er forskellige fra land til land (1,000.50 vs 1.000,50; måned/dag vs dag/måned), og en oversætter bør lade selve tallene være i fred.
• Navne og produkttermer, som ikke skulle have været oversat.
• Tekst i billeder, for eksempel diagrammer, logoer eller scannede stempler. Medmindre værktøjet bruger OCR på billeder, forbliver teksten på originalsproget.

Små rettelser er nemmest at lave i DOCX-versionen. Lav dem dér, og eksportér derefter en ny PDF.

Hvad med at konvertere PDF-filen til Word først?

Du kan konvertere en PDF til Word (mange programmer kan det, blandt andet nyere versioner af Word) og derefter oversætte Word-filen. Det fungerer godt til enkel tekst i én spalte. På komplekse sider flytter selve konverteringstrinnet ofte layoutet: Tekstbokse, spalter og tabeller kan flytte sig, allerede inden oversættelsen går i gang. Hvis du vælger denne vej, så tjek den konverterede fil før du oversætter den, så du ved, hvilke problemer der kom fra konverteringen, og hvilke der kom fra oversættelsen.

Fejl, du bør undgå

• At kopiere tekst ud af PDF-filen og sætte den ind i en oversætter. Du mister layoutet, og linjeskift midt i sætninger forvirrer ofte oversættelsen.
• At oversætte en scanning, som om den var tekst. Hvis du ikke kan markere teksten, skal du bruge et værktøj med OCR eller en ren tekstversion af dokumentet.
• At regne med, at en maskinoversat PDF kan fungere som en officiel oversættelse. Hvis PDF-filen er et certifikat, et eksamensbevis, et retsdokument eller andet til et visum, fastsætter den modtagende myndighed som regel selv sine regler og kræver ofte en bekræftet oversættelse eller en oversættelse ved statsautoriseret translatør, udført af et menneske. Tjek det med dem først. En maskinoversættelse kan stadig være nyttig til at forstå dokumentet.
• At uploade fortrolige PDF-filer uden at tjekke privatlivsvilkårene. Se efter, hvor længe værktøjet beholder din fil, og om din tekst må bruges til at træne dets modeller.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg oversætte en PDF gratis?

Mange værktøjer tilbyder gratis oversættelse, som regel med begrænsninger på filstørrelse eller sidetal. Tjek begrænsningerne, før du uploader et langt dokument, og tjek, om den gratis version har andre privatlivsvilkår.

Hvorfor blev teksten i min oversatte PDF så lille?

Oversættelsen var længere end originalen og skulle passe ind i den samme faste boks, så værktøjet mindskede skriftstørrelsen. Rediger DOCX-versionen, eller forkort formuleringen de steder, hvor der er trangest.

Kan en PDF oversættes til arabisk eller hebraisk, så layoutet bevares?

Sprog, der skrives fra højre mod venstre, er det sværeste tilfælde for PDF-filer, fordi læseretningen for hele siden vender. Et redigerbart DOCX-output er som regel det bedre valg dér. Betragt PDF-versionen som et udkast.

Beholder den oversatte PDF mine billeder og logoer?

En layoutbevidst oversætter erstatter kun teksten, så billeder, logoer og grafik forbliver, som de var. Tekst, der er en del af et billede, forbliver uoversat, medmindre værktøjet også læser billeder.

Opsummering

Oversæt den originale Word- eller PowerPoint-fil, hvis du kan. Hvis du kun har PDF-filen, så tjek, at den har tekst, der kan markeres, brug en oversætter, der genopbygger PDF-filen på stedet og giver dig en DOCX, og brug så et par minutter på de trange steder. Flere måder at oversætte andre filtyper på finder du i sådan oversætter du et dokument.

Træk din PDF ind i DropTranslate for at få den tilbage på dit sprog med layoutet bevaret så nøje som muligt.