Sådan oversætter du et dokument: sammenligning af alle muligheder

Hvis du vil oversætte et helt dokument, har du fire realistiske muligheder: den indbyggede oversættelsesfunktion i Microsoft Word, en browserbaseret oversætter, der accepterer upload af filer, en AI-dokumentoversætter, der genskaber filen i samme format, eller en professionel oversætter. Det rigtige valg afhænger mindre af sproget og mere af tre spørgsmål: hvilket format filen har, om layoutet betyder noget, og hvem der skal læse resultatet.

Denne guide gennemgår hver mulighed, hvad den er god til, hvor den kommer til kort, og hvordan du hurtigt vælger den rigtige løsning.

Svar først på tre spørgsmål om din fil

Inden du vælger værktøj, hjælper det at vide:

Hvilket format har den? En Word-fil (DOCX), en PDF, et regneark (XLSX), slides (PPTX), undertekster (SRT) eller en scanning eller et foto. Redigerbare Office-filer er nemmest at oversætte godt. Scanninger er sværest, fordi teksten først skal aflæses fra et billede.
Betyder layoutet noget? Hvis du kun har brug for at forstå indholdet, er det fint at kopiere og indsætte tekst. Hvis du skal sende, printe eller præsentere den oversatte fil, vil du have, at tabeller, overskrifter og billeder bliver, hvor de var.
Hvem skal læse den, og til hvad? Det er noget helt andet at læse et brev for dig selv end at indsende et dokument til et visumkontor, en domstol eller et universitet. Mange myndigheder accepterer kun en oversættelse, der er udført af en kvalificeret menneskelig oversætter (og nogle gange bekræftet eller udført af en statsautoriseret translatør). Hvis det er din situation, så læs afsnittet om menneskelig oversættelse nedenfor, før du gør andet.

Mulighed 1: Translate-funktionen i Microsoft Word

Hvis filen allerede er et Word-dokument, og du har en nyere version af Office, kan Word oversætte hele filen for dig. Ifølge Microsofts supportside går du til Review > Translate > Translate Document, vælger målsproget, og så åbner Word en oversat kopi i et separat vindue, mens originalen forbliver urørt.

Det er godt at vide:

Microsoft siger, at det kræver et Microsoft 365-abonnement eller en nyere permanent version af Office (siden nævner Office 2021 og nyere), internetforbindelse og at Offices "connected experiences" (forbundne oplevelser) er slået til. Din tekst sendes til Microsofts onlineoversætter.
Excel og PowerPoint kan oversætte markeret tekst, men oversættelse af hele filen er en Word-funktion. I Excel oversætter du celle for celle og kopierer og indsætter resultatet.
Den virker på Word-filer. En PDF skal du først konvertere til Word, hvilket kan forvrænge layoutet, før oversættelsen overhovedet går i gang.

Velegnet til: Word-dokumenter, når du allerede betaler for Microsoft 365.

Mulighed 2: En browseroversætter med dokumentupload

Nogle almindelige oversættere accepterer hele filer. Google Translate er det mest kendte eksempel. Ifølge hjælpesiden kan du uploade .docx-, .pdf-, .pptx- og .xlsx-filer på op til 10 MB, hvor PDF'er er begrænset til 300 sider. Du klikker på fanen til dokumenter (Documents), vælger sprog, uploader filen og downloader oversættelsen.

Det er værd at læse begrænsningerne, før du går i gang. Google oplyser, at dokumentoversættelse ikke er tilgængelig på mindre skærme eller mobil, og at tekst i billeder og scannede PDF-sider ikke oversættes. Den bliver stående på originalsproget i det oversatte dokument.

Velegnet til: hurtige oversættelser af små, tekstbaserede filer i en browser på computer.

Mulighed 3: En AI-dokumentoversætter, der bevarer layoutet

Dedikerede dokumentoversættere som DropTranslate er bygget til én opgave: Du slipper en fil, og du får den samme fil tilbage på målsproget: en DOCX forbliver en DOCX, en PPTX forbliver en PPTX, og en undertekstfil beholder sine tidskoder.

Den måde, det fungerer på, har betydning for kvaliteten. I stedet for at gøre dokumentet til ren tekst og tilbage igen læser en layoutbevidst oversætter teksten inde i filens egen struktur (afsnit, tabelceller, tekstfelter på slides, regnearksceller) og skriver oversættelsen tilbage samme steder. Skrifttyper, tabeller, billeder og diagrammer ændres ikke, fordi det kun er ordene, der ændres.

Det kan du ærligt forvente:

Office-filer (Word, Excel, PowerPoint) bevarer deres layout bedst, fordi teksten er gemt adskilt fra designet.
PDF'er er sværere. En PDF gemmer tekst som placerede stykker på en fast side, så en længere oversættelse har mindre plads. Gode værktøjer gør teksten mindre, så den passer, og giver dig også en redigerbar DOCX. Vores guide til at oversætte en PDF uden at miste formateringen forklarer hvorfor, og hvad du kan gøre ved det.
Tekstudvidelse er reel. Tysk, fransk eller spansk fylder ofte mere end engelsk, så trange tekstfelter på slides eller tabelceller kan have brug for en hurtig manuel justering bagefter.
Det er stadig maskinoversættelse. Den er hurtig og som regel meget letlæselig, men den kan overse kontekst, idiomer eller fagtermer. Tjek navne, tal og alt, der er vigtigt.

Velegnet til: PDF'er, Office-filer og undertekster, hvor du vil have en brugbar, formateret fil tilbage og ikke en mur af tekst. Start med PDF-oversætteren eller Word-dokumentoversætteren, eller et bestemt sprogpar som PDF fra engelsk til spansk.

Mulighed 4: En professionel menneskelig oversætter

En professionel oversætter er det rigtige valg, når oversættelsen har juridisk, medicinsk eller officiel betydning, eller når teksten skal lyde, som en modersmålstalende har skrevet den til et bredt publikum.

Især udlændingemyndigheder, domstole, universiteter og notarer kræver ofte en oversættelse, der er bekræftet, udført af en statsautoriseret translatør eller af en akkrediteret oversætter, nogle gange med en underskrevet erklæring eller et stempel. Hvad der er acceptabelt, varierer meget fra land til land og fra myndighed til myndighed. Ingen maskinoversættelse, heller ikke vores egen, er en bekræftet oversættelse. Hvis en formular eller tjekliste beder om en bekræftet oversættelse eller en oversættelse ved statsautoriseret translatør, skal du følge den pågældende myndigheds egne anvisninger og bruge en kvalificeret translatør.

Maskinoversættelse kan stadig hjælpe i disse tilfælde: til at forstå et dokument, før du betaler for en fuld oversættelse, eller til at kontrollere en oversættelse, du har modtaget.

Velegnet til: dokumenter, der skal indsendes til officielle formål, kontrakter, du er ved at underskrive, patientjournaler, udgivet markedsføring og bøger.

Hvilken mulighed skal du vælge?

Din situation	Bedste valg
Jeg skal forstå et brev, en e-mail eller en rapport	Enhver maskinel mulighed; en AI-dokumentoversætter, hvis du vil have formateringen med
En Word-fil, og jeg har Microsoft 365	Words indbyggede oversættelsesfunktion eller en AI-dokumentoversætter
En PDF, hvor layoutet skal bevares	En AI-dokumentoversætter med DOCX som reserve
Slides eller et regneark, der skal deles med kolleger	En AI-dokumentoversætter (en fil i samme format)
Undertekster (SRT/VTT)	En oversætter, der bevarer tidskoderne
Indsendelse til visum, domstol eller universitet	En kvalificeret professionel oversætter (ofte med bekræftelse eller udført af en statsautoriseret translatør)
En kontrakt, jeg er ved at underskrive	Maskinoversættelse til at forstå den, derefter en kvalificeret oversætter eller advokat til den bindende version

Tips til en bedre oversættelse, uanset værktøj

Start med den bedste kildefil. Den originale DOCX oversættes bedre end en PDF eksporteret fra den, og en tekst-PDF oversættes bedre end en scanning.
Angiv kildesproget, hvis automatisk registrering gætter forkert på korte dokumenter eller dokumenter med blandede sprog.
Tjek det, maskiner oftest tager fejl af: navne, tal, datoer, enheder og ord med flere betydninger.
Lad mærke- og produktnavne stå, som de er. Hvis et værktøj tilbyder en "oversæt ikke"-liste eller en ordliste, så brug den.
Bed en modersmålstaler om at skimme alt, der er rettet mod offentligheden. Ti minutters gennemlæsning fanger det meste af den akavede formulering.
Tænk på privatlivet, før du uploader. Læs, hvor længe værktøjet gemmer din fil, og om din tekst må bruges til at forbedre dets modeller, især ved fortrolige dokumenter.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg oversætte et helt dokument på én gang i stedet for at kopiere og indsætte?

Ja. Words funktion til at oversætte dokumenter, dokumentupload i browseroversættere og AI-dokumentoversættere tager alle hele filen. Kopiering og indsættelse er kun umagen værd til et afsnit eller to.

Beholder det oversatte dokument sin formatering?

Det afhænger af formatet og værktøjet. Word-, Excel- og PowerPoint-filer beholder som regel deres layout godt med et layoutbevidst værktøj. PDF'er oversættes efter bedste evne, fordi længere tekst skal passe ind i faste felter. Ved scanninger skal teksten først genkendes.

Er et maskinoversat dokument juridisk gyldigt?

Generelt behandler ingen myndighed en maskinoversættelse som en officiel eller bekræftet oversættelse. Hvis dokumentet skal til en udlændingemyndighed, en domstol eller et universitet, så tjek deres krav. De beder ofte om en bekræftet menneskelig oversættelse eller en oversættelse ved statsautoriseret translatør.

Kan jeg oversætte et scannet dokument?

Kun hvis værktøjet kan læse tekst fra billeder (OCR). Googles hjælpeside bemærker, at tekst i scannede PDF-sider ikke bliver oversat af dokumentfunktionen. Tjek værktøjets understøttede formater, før du uploader en scanning.

Kort fortalt

Hvis du hurtigt vil forstå indholdet, kan du bruge enhver maskinoversætter. Til en oversat fil, du faktisk kan bruge, med tabeller, slides og formatering intakt, skal du bruge en layoutbevidst dokumentoversætter og tjekke de vigtige detaljer. Til alt officielt skal du gå til en kvalificeret menneskelig oversætter.

Klar til at prøve det? Upload dit dokument til DropTranslate og få det tilbage i samme format.