Sådan oversætter du en PowerPoint-præsentation uden at teksten løber over

Den hurtigste måde at oversætte en PowerPoint-præsentation på er at oversætte hele PPTX-filen med et værktøj, der erstatter teksten på hvert slide direkte og giver dig en PPTX tilbage. Din skabelon, dine farver, billeder og animationer bliver, hvor de var. Det eneste, du næsten altid skal gøre bagefter, er en kort gennemgang for at rette tekst, der er blevet længere og ikke længere passer i sin boks.

Denne guide gennemgår dine muligheder, forklarer, hvorfor oversatte slides løber over, hvordan du forbereder præsentationen, så resultatet bliver bedre, og hvordan du hurtigt tjekker den, før du præsenterer.

Dine muligheder for at oversætte en præsentation

1. Oversæt i PowerPoint, stykke for stykke

PowerPoint har en indbygget oversættelsesrude. Ifølge Microsofts hjælpeside markerer du den tekst, du vil oversætte, vælger Review > Translate (Gennemse > Oversæt), vælger et sprog og klikker på Insert (Indsæt) for at erstatte den markerede tekst. Det kræver et Microsoft 365-abonnement eller Office 2021, en internetforbindelse og at Office connected experiences (tilsluttede oplevelser i Office) er slået til.

Det fungerer fint til et slide eller to. Til en præsentation på 30 slides betyder det hundredvis af markeringer, og det er let at overse en tekstboks, en tabelcelle eller speakernoterne.

2. Kopiér teksten ind i en oversætter og sæt den ind igen

Det er den langsomste metode og den, der oftest går galt. Du mister fed og kursiv inde i sætninger, punkter bliver byttet rundt, og det er let at sætte teksten ind i den forkerte boks. Undgå den, hvis det er mere end nogle få slides.

3. Oversæt hele PPTX-filen

En dokumentoversætter åbner præsentationen, oversætter teksten på hvert slide og skriver den tilbage i de samme tekstbokse. Du får en PPTX på målsproget med de samme slidemastre, skrifttyper, billeder og grafer. Sådan fungerer PowerPoint-oversætteren fra DropTranslate: Læg filen ind, vælg sprog, og download en oversat PPTX.

Hvorfor oversat tekst løber over på slides

Slides er designet ud fra længden på den oprindelige tekst. En oversættelse har sjældent samme længde:

• Mange sprog fylder mere end engelsk. Oversættelser af engelsk tekst til tysk, fransk, spansk, portugisisk, polsk og russisk kræver ofte mærkbart mere plads. Korte etiketter og overskrifter vokser mest relativt set.
• Nogle sprog er kortere i antal tegn, for eksempel kinesisk, japansk og koreansk, men de kan have brug for en større skrifttype for at være læselige.
• Tekstbokse med én linje er de mest skrøbelige: titler, knapper, labels i grafer, tabeloverskrifter og tekst oven på billeder.

PowerPoint afgør, hvad der sker med den ekstra tekst, ud fra indstillingen AutoFit i hver enkelt tekstboks:

• Shrink text on overflow (formindsk tekst ved overløb) gør skriften mindre, indtil teksten passer. Læseligt ved nogle få ekstra ord, men småt ved mange.
• Resize shape to fit text (tilpas figuren til teksten) gør boksen større, hvilket kan skubbe den ind i andre elementer.
• Do not AutoFit (ingen automatisk tilpasning) lader teksten løbe ud over boksen.

Du finder dem under Format Shape > Text Options > Text Box (Formatér figur > Tekstindstillinger > Tekstboks). En oversætter erstatter teksten, men redesigner ikke dine slides, så disse indstillinger afgør, hvordan den oversatte præsentation kommer til at se ud.

Før du oversætter: Forbered præsentationen

Ti minutters forberedelse sparer mere tid, end du bruger på at rette bagefter.

1. Brug rigtig tekst, ikke billeder af tekst. Tekst, der er en del af et billede (et screenshot, et logo, en eksporteret graf), kan ikke oversættes som tekst. Hvis du har den redigerbare version, så indsæt den på sliden i stedet.
2. Giv tekstboksene lidt luft. Hvor du kan, så lad der være omkring en tredjedel ekstra plads i titler og labels, eller sæt trange bokse til Shrink text on overflow (formindsk tekst ved overløb).
3. Tjek grafer og diagrammer. Etiketter i grafer, SmartArt og indlejrede objekter er gemt separat fra slidens tekst. Regn med at tjekke dem efter oversættelsen. Nogle værktøjer lader dem blive på originalsproget.
4. Markér, hvad der ikke må ændres. Produktnavne, brandtermer og kode bør forblive, som de er. Lav en kort liste, så du kan tjekke dem bagefter.
5. Beslut dig for speakernoter. Hvis du præsenterer ud fra noter, vil du også have dem oversat. Tjek, om dit værktøj tager dem med.
6. Fjern skjulte og ubrugte slides, som du ikke skal præsentere. De koster oversættelsestid og skal stadig tjekkes.

Efter oversættelsen: Et tjek på fem minutter

Åbn den oversatte PPTX, og skift til visningen View > Slide Sorter (Vis > Diasortering). Overløb er let at få øje på i denne visning. Derefter:

• Titler og overskrifter: forkort formuleringer, der er brudt over på en ekstra linje, eller formindsk skriftstørrelsen ensartet på tværs af slides.
• Tabeller: tjek smalle kolonner, hvor lange ord nu bliver brudt midt i ordet.
• Grafer og diagrammer: se efter labels, der stadig står på originalsproget.
• Navne, tal og datoer: produktnavne og tal bør være uændrede. Dato- og talformater skal måske tilpasses målgruppen (for eksempel 1,000.5 vs 1.000,5).
• Speakernoter: åbn ruden Noter på nogle få slides.
• Sprog, der skrives fra højre mod venstre (arabisk, hebraisk, persisk, urdu): tjek rækkefølgen i punktlister og justeringen af tekstbokse, og spejl layoutet, hvor det betyder noget.

Hvis et slide bliver ved med at drille, er det som regel hurtigere at forkorte den oversatte sætning end at redesigne sliden. En person, der har sproget som modersmål, kan ofte foreslå en kortere formulering, der siger det samme.

Om kvaliteten

Tekst i præsentationer er kort og fuld af fragmenter (»Q3-resultater«, »Næste skridt«), og det giver enhver oversætter, menneske eller maskine, kun lidt kontekst. Læs præsentationen igennem én gang på målsproget, helst sammen med en, der taler det, før du præsenterer for et vigtigt publikum. Vores guide er maskinoversættelse god nok? har nogle hurtige tjek, du selv kan lave.

Hvis slidene indeholder fortrolige tal, så tjek værktøjets privatlivsvilkår først: hvor længe det gemmer din fil, og om uploadet tekst må bruges til at træne AI-modeller.

Ofte stillede spørgsmål

Beholder den oversatte PowerPoint min skabelon og mine animationer?

Hvis værktøjet oversætter PPTX-filen direkte, ja: Det udskifter kun teksten, så slidemastre, layouts, billeder, overgange og animationer forbliver, som de var. Det er som regel metoder baseret på kopiering og indsættelse, der ødelægger formateringen.

Kan jeg oversætte en PowerPoint til to sprog på samme slide?

Ikke automatisk med de fleste værktøjer. Den sædvanlige fremgangsmåde er at oversætte en kopi af filen og derefter kombinere teksten på de slides, du vil have tosprogede, eller at beholde originalen i speakernoterne.

Hvorfor står nogle ord på mine slides stadig på originalsproget?

De ligger formentlig i et billede, en graf, SmartArt eller et indlejret objekt og ikke i en almindelig tekstboks. Redigér de elementer i hånden, eller erstat billedet med rigtig tekst, og oversæt igen.

Kan jeg oversætte en PDF-eksport af mine slides i stedet?

Det kan du, men det er sværere at få et pænt resultat. Det er næsten altid bedre at oversætte den oprindelige PPTX. Hvis PDF'en er alt, hvad du har, kan du læse sådan oversætter du en PDF uden at miste formateringen.

Opsummering

Oversæt selve PPTX-filen, ikke kopieret tekst. Forbered præsentationen, så teksten har plads og findes som rigtig tekst i tekstbokse, og brug derefter fem minutter i Slide Sorter på at rette de slides, hvor oversættelsen er blevet længere. Til Word-filer er den samme fremgangsmåde beskrevet i sådan oversætter du et Word-dokument.

Læg din præsentation ind i DropTranslate for at få den tilbage som en PPTX på dit sprog, mens designet bevares.