Jak přeložit soubor Word a zachovat formátování

Chcete-li přeložit soubor Word a zachovat jeho formátování, přeložte přímo soubor DOCX, místo abyste z něj kopírovali text. Můžete k tomu použít funkci Přeložit dokument přímo ve Wordu (pokud ji vaše verze Office má), nebo online překladač dokumentů, který vrátí přeložený soubor DOCX. Oba způsoby zachovají nadpisy, tabulky a obrázky na původních místech mnohem lépe než kopírování a vkládání textu. Tak či onak si na závěr vyhraďte pár minut na kontrolu míst, kam se delší text už nevejde.

Soubory Word patří k dokumentům, které se překládají nejsnáze. Tento návod vysvětluje proč, provede vás oběma možnostmi a uvádí, co zkontrolovat, než přeložený soubor někomu pošlete.

Proč se soubory Word překládají lépe než PDF

Dokument Word ukládá text jako průběžný text v odstavcích s přiřazenými styly: „toto je Nadpis 2“, „tato buňka je tučná“, „tento seznam je číslovaný“. Když je přeložená věta delší než originál, odstavec se jednoduše prodlouží a rozvržení stránky se automaticky přizpůsobí, stejně jako když připíšete další text.

V tom je zásadní rozdíl oproti PDF, kde je každý řádek umístěn v pevném rámečku (viz jak přeložit PDF bez ztráty formátování). U DOCX stačí, aby kvalitní překladač nahradil text a zachoval původní styly.

Pokud máte PDF i původní soubor Word, vždy překládejte soubor Word a teprve potom z něj exportujte nové PDF.

Možnost 1: Vestavěná funkce Přeložit dokument ve Wordu

Novější verze Wordu umějí přeložit celý dokument. Podle pokynů na webu Microsoft Support otevřete ve Wordu Revize > Přeložit > Přeložit dokument (Review > Translate > Translate Document), vyberte jazyk a klikněte na Přeložit. Word otevře přeloženou kopii v novém okně, takže originál zůstane nedotčený.

Microsoft uvádí několik podmínek:

• Funkce je dostupná předplatitelům Microsoft 365 a uživatelům Office 2021 (a ve verzích pro Mac uvedených na dané stránce).
• Musíte být připojeni k internetu a mít zapnutá propojená prostředí Office (connected experiences), protože se text odesílá do překladatelské služby Microsoftu.

Vhodné pro: rychlé překlady, když už ve Wordu pracujete a máte jednu z těchto verzí.

Co je dobré vědět: najednou lze přeložit pouze jeden dokument a výsledek je třeba zkontrolovat stejně jako jakýkoli jiný strojový překlad (viz kontrolní seznam níže).

Možnost 2: Online překladač dokumentů

Pokud nemáte novější verzi Office, potřebujete přeložit více souborů nebo chcete pracovat v libovolném prohlížeči, stejnou práci zvládne online překladač dokumentů: nahrajete DOCX, vyberete jazyky a stáhnete přeložený DOCX.

Na co se u něj zaměřit:

• Vrací soubor DOCX, nejen text. Chcete dostat zpět stejný soubor, připravený k úpravám.
• Zachovává styly a strukturu: nadpisy, seznamy, tabulky, záhlaví a zápatí, poznámky pod čarou a textová pole.
• Obrázky, grafy a pole nechává být, místo aby dokument vytvářel znovu od nuly.
• Jasně popisuje ochranu soukromí: jak dlouho váš soubor uchovává a zda může být váš text použit k trénování modelů.

Tak funguje překladač dokumentů Word od DropTranslate. Překládá text přímo v souboru DOCX a styly, tabulky i obrázky ponechává beze změny, takže dostanete soubor Word se stejným rozvržením. Nahrajte soubor, vyberte cílový jazyk a stáhněte si přeloženou kopii.

Než začnete překládat: tři rychlé úpravy originálu

Pár minut přípravy ušetří víc času než jakékoli nastavení nástroje:

1. Přijměte nebo odmítněte sledované změny a smažte staré komentáře. Jinak můžete zbytečně přeložit text, který nikdo nepotřebuje, nebo se vám přeloží stará i nová verze.
2. Používejte skutečné styly a tabulky místo mezer a tabulátorů k zarovnání. Text zarovnaný mezerami se rozpadne, jakmile se změní délka slov.
3. Označte, co se nesmí překládat. Názvy produktů a značek, kódy a adresy je často lepší nechat tak, jak jsou. Sepište si krátký seznam, abyste je mohli potom zkontrolovat (nebo použijte glosář / možnost „nepřekládat“, pokud ji váš nástroj nabízí).

Po překladu: co zkontrolovat

I když formátování zůstane zachováno, přeložený dokument je třeba rychle zkontrolovat. Projděte ho v tomto pořadí:

• Tabulky s úzkými sloupci. Delší slova (němčina, finština, polština) mohou zvětšit výšku řádků nebo posunout tabulku na další stranu.
• Nadpisy, titulní strany a textová pole. Textová pole se nezvětšují automaticky jako běžné odstavce, takže dlouhé překlady se mohou oříznout.
• Obsah. Klikněte na něj pravým tlačítkem a zvolte Aktualizovat pole (Update Field), aby ukazoval přeložené nadpisy a nová čísla stran.
• Čísla, data a měna. Samotné hodnoty by se měnit neměly, ale možná budete chtít místní formáty (1,000.50 vs 1.000,50; den/měsíc vs měsíc/den).
• Názvy a pojmy ze seznamu „nepřekládat“.
• Záhlaví, zápatí a poznámky pod čarou. Otevřete je a ověřte, že byly také přeloženy.
• Cílové jazyky psané zprava doleva (arabština, hebrejština, perština, urdština). Zkontrolujte, že jsou odstavce a tabulky uspořádány zprava doleva a že se čísla a latinská slova uvnitř vět zobrazují správně.

Pokud je dokument určen klientům, kolegům nebo veřejnosti, požádejte nakonec někoho, kdo cílový jazyk ovládá, aby výsledek zběžně zkontroloval. Strojový překlad často poskytuje velmi dobré výsledky, ale není neomylný; článek je strojový překlad dostatečně dobrý? vysvětluje, jak ho zkontrolovat.

Poznámka k úředním dokumentům

Pokud je váš soubor Word osvědčením, soudním dokumentem nebo čímkoli, co potřebujete předložit imigračnímu úřadu, univerzitě či státnímu orgánu, organizace, které dokument předkládáte, často vyžaduje ověřený nebo soudní překlad vyhotovený kvalifikovaným překladatelem. Strojový překlad je i tak užitečný pro porozumění dokumentu nebo přípravu konceptu, ale nejde o ověřený překlad. Článek ověřený, soudní a strojový překlad vysvětluje rozdíl.

Často kladené otázky

Mohu přeložit dokument Word zdarma?

Některé možnosti nic navíc nestojí. Funkce Přeložit dokument je ve Wordu zahrnuta, pokud už používáte některou z verzí Office uvedených Microsoftem. Mnoho online nástrojů umožňuje zdarma přeložit omezený počet stran a zároveň stanovuje limity velikosti souboru. Než nahrajete dlouhý nebo citlivý soubor, zkontrolujte tyto limity i podmínky ochrany soukromí u bezplatné varianty.

Zachová překlad moje obrázky a loga?

Ano, pokud nástroj překládá text přímo v souboru DOCX: obrázky, loga a grafy zůstanou na původních místech. Text, který je součástí obrázku (snímek obrazovky, naskenované razítko), zůstane v původním jazyce, protože v souboru nejde o text.

Mohu přeložit starý soubor .doc?

Otevřete ho ve Wordu (nebo v bezplatném kancelářském balíku) a nejdřív ho uložte jako .docx. Většina překladačů, včetně našeho, pracuje s moderním formátem DOCX.

Jak získat dvojjazyčnou verzi, originál a překlad vedle sebe?

Některé nástroje nabízejí dvojjazyčný výstup. Pokud váš nástroj tuto možnost nenabízí, můžete ve Wordu zobrazit originál a přeložený dokument vedle sebe pomocí Zobrazení > Zobrazit vedle sebe (View > View Side by Side).

Shrnutí

Překládejte samotný DOCX, ne zkopírovaný text. Použijte funkci Přeložit dokument ve Wordu, pokud ji vaše verze Office obsahuje, nebo online překladač, který vám vrátí DOCX ve stejném rozvržení. Nejdřív přijměte nebo odmítněte sledované změny, potom zkontrolujte tabulky, textová pole, obsah a pojmy ze seznamu „nepřekládat“. Další typy souborů najdete v článku jak přeložit dokument.

Nahrajte soubor Word do DropTranslate a stáhněte si přeloženou verzi se zachovaným formátováním.