Como traduzir um documento Word sem perder a formatação

Para traduzir um documento Word mantendo a formatação, traduza o próprio ficheiro DOCX em vez de copiar o texto para fora dele. Pode fazê-lo com a função de tradução de documentos do próprio Word (se a sua versão do Office a tiver) ou com um tradutor de documentos online que devolva um DOCX traduzido. Ambos mantêm títulos, tabelas e imagens no lugar muito melhor do que copiar e colar. Em qualquer dos casos, reserve alguns minutos no final para verificar os pontos em que o texto mais longo já não cabe.

Os ficheiros Word são os documentos mais fáceis de traduzir bem. Este guia explica porquê, apresenta as duas opções e indica o que verificar antes de enviar o ficheiro traduzido a alguém.

Porque é que os ficheiros Word se traduzem melhor do que os ficheiros PDF

Um documento Word guarda o texto como parágrafos fluidos com estilos associados: “isto é um Título 2”, “esta célula está a negrito”, “esta lista é numerada”. Quando uma frase traduzida é mais longa do que o original, o parágrafo simplesmente cresce e a página reorganiza-se, tal como quando escreve mais texto.

Esta é a grande diferença em relação a um PDF, onde cada linha está numa caixa fixa (veja como traduzir um PDF sem perder a formatação). Com um DOCX, um bom tradutor só precisa de trocar as palavras e não mexer nos estilos.

Se tiver o PDF e o ficheiro Word original, traduza sempre o ficheiro Word e exporte depois um novo PDF.

Opção 1: a tradução de documentos integrada no Word

As versões recentes do Word conseguem traduzir um documento inteiro. Segundo a página de apoio da Microsoft, no Word abra o separador de revisão e escolha a opção de traduzir o documento (Review > Translate > Translate Document), escolha o idioma e selecione o botão Traduzir. O Word abre uma cópia traduzida numa nova janela, pelo que o original fica intacto.

A Microsoft indica algumas condições:

Está disponível para subscritores do Microsoft 365 e para o Office 2021 (e para as versões Mac indicadas nessa página).
É necessário estar ligado à Internet, com as experiências ligadas do Office (connected experiences) ativadas, porque o texto é enviado para o serviço de tradução da Microsoft.

Bom para: traduções rápidas quando já trabalha no Word e tem uma dessas versões.

Convém saber: traduz um documento de cada vez e vai querer rever o resultado como em qualquer tradução automática (veja a lista de verificação abaixo).

Opção 2: um tradutor de documentos online

Se não tem uma versão recente do Office, precisa de traduzir vários ficheiros ou quer trabalhar a partir de qualquer navegador, um tradutor de documentos online faz o mesmo trabalho: carrega o DOCX, escolhe os idiomas e descarrega um DOCX traduzido.

O que procurar num tradutor deste tipo:

Devolve um DOCX, e não apenas texto. Quer o mesmo ficheiro de volta, pronto a editar.
Mantém os estilos e a estrutura: títulos, listas, tabelas, cabeçalhos e rodapés, notas de rodapé e caixas de texto.
Não mexe nas imagens, nos gráficos nem nos campos, em vez de recriar o documento de raiz.
É claro quanto à privacidade: durante quanto tempo o ficheiro é conservado e se o seu texto pode ser usado para treinar modelos.

É assim que funciona o tradutor de Word do DropTranslate. Traduz o texto dentro do DOCX, no próprio ficheiro, e não altera os estilos, as tabelas nem as imagens, por isso recebe de volta um ficheiro Word com a mesma disposição. Arraste o ficheiro, escolha o idioma de destino e descarregue a cópia traduzida.

Antes de traduzir: três correções rápidas no original

Alguns minutos de preparação poupam mais tempo do que qualquer definição da ferramenta:

Aceite ou rejeite as alterações controladas e elimine os comentários antigos. Caso contrário, pode acabar por traduzir texto de que ninguém precisa ou por traduzir tanto a versão antiga como a nova.
Use estilos e tabelas verdadeiros em vez de espaços e tabulações para alinhar. O texto alinhado com espaços desfaz-se assim que as palavras mudam de tamanho.
Assinale o que não deve ser traduzido. Muitas vezes é melhor deixar como estão os nomes de produtos, os nomes de marcas, os códigos e as moradas. Faça uma lista curta para os poder verificar depois (ou use um glossário / uma opção «não traduzir», se a sua ferramenta a tiver).

Depois de traduzir: o que verificar

Mesmo quando a formatação se mantém, um documento traduzido precisa de uma revisão rápida. Percorra-o por esta ordem:

Tabelas com colunas estreitas. As palavras mais longas (alemão, finlandês, polaco) podem tornar as linhas mais altas ou empurrar uma tabela para a página seguinte.
Títulos, capas e caixas de texto. As caixas de texto não crescem automaticamente como os parágrafos normais, por isso as traduções longas podem ficar cortadas.
Índice. Clique com o botão direito do rato e escolha a opção de atualizar o campo (Update Field), para que mostre os títulos traduzidos e os novos números de página.
Números, datas e moeda. Os valores em si não devem mudar, mas pode querer formatos locais (1,000.50 vs 1.000,50; dia/mês vs mês/dia).
Nomes e termos da sua lista de «não traduzir».
Cabeçalhos, rodapés e notas de rodapé. Abra-os uma vez para confirmar que também foram traduzidos.
Idiomas de destino escritos da direita para a esquerda (árabe, hebraico, persa, urdu). Verifique se os parágrafos e as tabelas seguem da direita para a esquerda e se os números e as palavras em alfabeto latino aparecem corretamente dentro das frases.

Por fim, peça a alguém que leia o idioma de destino que dê uma vista de olhos ao resultado, se o documento se destinar a clientes, colegas ou ao público. A tradução automática é muitas vezes muito boa nesta tarefa, mas não é infalível; a tradução automática é suficientemente boa? explica como a verificar.

Uma nota sobre documentos oficiais

Se o seu ficheiro Word for um certificado, um documento judicial ou algo que tenha de apresentar a um serviço de imigração, a uma universidade ou a um organismo público, a entidade que o recebe exige muitas vezes uma tradução certificada ou ajuramentada feita por um tradutor humano qualificado. Uma tradução automática continua a ser útil para compreender o documento ou preparar um rascunho, mas não é uma tradução certificada. Tradução certificada, ajuramentada ou automática explica a diferença.

Perguntas frequentes

Posso traduzir um documento Word gratuitamente?

Algumas opções não têm custo adicional. A função de tradução de documentos do Word está incluída se já tiver uma das versões do Office indicadas pela Microsoft. Muitas ferramentas online oferecem páginas gratuitas com limites de tamanho. Verifique esses limites, e os termos de privacidade de qualquer plano gratuito, antes de carregar um ficheiro longo ou sensível.

A tradução mantém as minhas imagens e logótipos?

Sim, com uma ferramenta que traduza o DOCX no próprio ficheiro: as imagens, os logótipos e os gráficos ficam onde estavam. O texto que faz parte de uma imagem (uma captura de ecrã, um carimbo digitalizado) fica no idioma original, porque não é texto no ficheiro.

Posso traduzir um ficheiro .doc antigo?

Abra-o no Word (ou num pacote de aplicações de escritório gratuito) e guarde-o primeiro como .docx. A maioria dos tradutores, incluindo o nosso, trabalha com o formato DOCX moderno.

Como obtenho uma versão bilingue, com o original e a tradução lado a lado?

Algumas ferramentas oferecem um resultado bilingue. Se a sua não oferecer, pode colocar o original e o documento traduzido lado a lado no Word com a opção de ver lado a lado (View > View Side by Side).

Resumo

Traduza o próprio DOCX, não texto copiado. Use a função de tradução de documentos do Word se a sua versão do Office a incluir, ou um tradutor online que lhe devolva um DOCX com o mesmo esquema. Limpe primeiro as alterações controladas e depois verifique as tabelas, as caixas de texto, o índice e os termos da sua lista de «não traduzir». Para outros tipos de ficheiro, veja como traduzir um documento.

Arraste o seu ficheiro Word para o DropTranslate e descarregue o ficheiro traduzido, com a formatação mantida.