Como traduzir uma apresentação PowerPoint sem o texto transbordar

A forma mais rápida de traduzir uma apresentação PowerPoint é traduzir o ficheiro PPTX completo com uma ferramenta que substitui o texto nas respetivas caixas de cada diapositivo e devolve o ficheiro em formato PPTX. O modelo, as cores, as imagens e as animações ficam onde estavam. O que quase sempre terá de fazer depois é uma revisão rápida para corrigir o texto que ficou mais longo e já não cabe na caixa.

Este guia explica as opções disponíveis, porque é que o texto traduzido transborda dos diapositivos, como preparar a apresentação para obter um resultado mais limpo e como verificá-la rapidamente antes de apresentar.

Opções para traduzir uma apresentação

1. Traduzir dentro do PowerPoint, por partes

O PowerPoint tem um painel de tradução integrado. Segundo a página de ajuda da Microsoft, selecione o texto que pretende traduzir, aceda a Review > Translate (Rever > Traduzir), escolha um idioma e selecione Insert (Inserir) para substituir o texto selecionado. Requer uma subscrição do Microsoft 365 ou o Office 2021, ligação à Internet e as experiências ligadas do Office ativadas.

Isto funciona bem para um ou dois diapositivos. Numa apresentação com 30 diapositivos, são necessárias centenas de seleções e é fácil deixar escapar uma caixa de texto, uma célula de tabela ou as notas do orador.

2. Copiar o texto para um tradutor e voltar a colá-lo

Esta é a opção mais lenta e a que tem maior probabilidade de dar problemas. Perde-se o negrito e o itálico dentro das frases, os marcadores ficam fora de ordem e é fácil colar na caixa errada. Evite-a para qualquer apresentação com mais do que alguns diapositivos.

3. Traduzir o ficheiro PPTX completo

Um tradutor de documentos abre a apresentação, traduz o texto de todos os diapositivos e volta a inseri-lo nas mesmas caixas de texto. Obtém um PPTX no idioma de destino com os mesmos modelos globais de diapositivos, tipos de letra, imagens e gráficos. É assim que funciona o tradutor de PowerPoint do DropTranslate: arraste o ficheiro, escolha o idioma e descarregue um PPTX traduzido.

Porque é que o texto traduzido transborda dos diapositivos

Os diapositivos são desenhados em função do comprimento do texto original. Uma tradução raramente tem o mesmo comprimento:

Em muitos idiomas, o texto fica mais longo do que em inglês. As traduções de inglês para alemão, francês, espanhol, português, polaco e russo precisam muitas vezes de bastante mais espaço. Em termos relativos, é nos rótulos e títulos curtos que o aumento é maior.
Alguns idiomas usam menos carateres, como o chinês, o japonês e o coreano, mas podem exigir um tipo de letra maior para continuarem legíveis.
As caixas de uma só linha são as mais frágeis: títulos, botões, rótulos de gráficos, cabeçalhos de tabelas e texto sobre imagens.

O PowerPoint decide o que acontece ao texto a mais com base na definição AutoFit de cada caixa de texto:

Shrink text on overflow (reduzir o texto em caso de excesso) diminui o tipo de letra até o texto caber. Legível para algumas palavras a mais, minúsculo se forem muitas.
Resize shape to fit text (redimensionar a forma para se ajustar ao texto) aumenta a caixa, que pode acabar por se sobrepor a outros elementos.
Do not AutoFit (não ajustar automaticamente) deixa o texto sair da caixa.

Encontra estas opções em Format Shape > Text Options > Text Box (formatar forma, opções de texto, caixa de texto). Um tradutor substitui o texto, não redesenha os diapositivos, por isso são estas definições que determinam o aspeto da apresentação traduzida.

Antes de traduzir: preparar a apresentação

Dez minutos de preparação poupam-lhe mais tempo do que aquele que irá gastar nas correções.

Use texto real, não imagens de texto. O texto que faz parte de uma imagem (uma captura de ecrã, um logótipo, um gráfico exportado) não pode ser traduzido como texto. Se tiver a versão editável, coloque-a no diapositivo.
Dê algum espaço às caixas de texto. Sempre que possível, deixe cerca de um terço de espaço extra nos títulos e nos rótulos, ou mude as caixas apertadas para Shrink text on overflow (reduzir o texto em caso de excesso).
Verifique gráficos e diagramas. Os rótulos em gráficos, SmartArt e objetos incorporados são guardados separadamente do texto do diapositivo. Não deixe de os verificar depois da tradução; algumas ferramentas deixam-nos no idioma original.
Marque o que não deve mudar. Os nomes de produtos, os termos de marca e o código devem ficar como estão. Faça uma lista curta para os poder verificar depois.
Decida o que fazer com as notas do orador. Se usar as notas durante a apresentação, também vai querer vê-las traduzidas. Verifique se a ferramenta as inclui.
Remova os diapositivos ocultos e os que não vai utilizar. Aumentam o tempo necessário para a tradução e também têm de ser verificados.

Depois de traduzir: uma verificação de cinco minutos

Abra o PPTX traduzido e mude para a vista View > Slide Sorter (Ver > Organização de Diapositivos). Nesta vista, é fácil detetar o texto que não cabe nas respetivas caixas. Depois:

Títulos e cabeçalhos: encurte as formulações que passaram para uma linha extra ou reduza o tamanho do tipo de letra de forma consistente em todos os diapositivos.
Tabelas: verifique as colunas estreitas onde as palavras compridas agora se partem a meio.
Gráficos e diagramas: procure rótulos que continuem no idioma original.
Nomes, números e datas: os nomes de produtos e os valores devem manter-se inalterados; os formatos de data e de número podem precisar de ajustes para o público (por exemplo, 1,000.5 vs 1.000,5).
Notas do orador: abra o painel de notas em alguns diapositivos.
Idiomas escritos da direita para a esquerda (árabe, hebraico, persa, urdu): verifique a ordem de leitura dos marcadores e o alinhamento das caixas de texto e inverta a disposição dos elementos quando necessário.

Se um diapositivo continuar a dar problemas, costuma ser mais rápido encurtar a frase traduzida do que redesenhar o diapositivo. Uma pessoa que tenha esse idioma como língua materna consegue muitas vezes sugerir uma formulação mais curta que transmita a mesma ideia.

Uma nota sobre a qualidade

O texto das apresentações é curto e está cheio de fragmentos («Resultados do T3», «Próximos passos»), o que deixa qualquer tradutor, humano ou automático, com pouco contexto. Leia a apresentação uma vez no idioma de destino, de preferência com alguém que fale esse idioma, antes de a apresentar perante um público importante. O nosso guia a tradução automática é suficientemente boa? indica verificações rápidas que pode fazer por si.

Se os diapositivos tiverem valores confidenciais, verifique primeiro os termos de privacidade da ferramenta: durante quanto tempo guarda o seu ficheiro e se o texto carregado pode ser usado para treinar modelos de IA.

Perguntas frequentes

A apresentação PowerPoint traduzida mantém o meu modelo e as animações?

Se a ferramenta traduzir diretamente o ficheiro PPTX, sim: limita-se a substituir o texto, pelo que os modelos globais de diapositivos, os esquemas, as imagens, as transições e as animações ficam como estavam. Normalmente, são os métodos baseados em copiar e colar que estragam a formatação.

Posso traduzir uma apresentação PowerPoint para dois idiomas no mesmo diapositivo?

Não de forma automática com a maioria das ferramentas. A abordagem habitual é traduzir uma cópia do ficheiro e depois combinar o texto nos diapositivos que quiser tornar bilingues, ou manter o original nas notas do orador.

Porque é que algumas palavras dos meus diapositivos continuam no idioma original?

Provavelmente estão dentro de uma imagem, de um gráfico, de um SmartArt ou de um objeto incorporado, e não numa caixa de texto normal. Edite esses elementos manualmente ou substitua a imagem por texto real e traduza de novo.

Posso traduzir, em vez disso, uma exportação em PDF dos meus diapositivos?

Pode, mas é mais difícil obter um resultado limpo. Traduzir o PPTX original é quase sempre melhor. Se só tiver o PDF, veja como traduzir um PDF sem perder a formatação.

Resumo

Traduza o próprio ficheiro PPTX, não texto copiado. Prepare a apresentação para que o texto tenha espaço e esteja em caixas de texto reais. Depois, dedique cinco minutos, na vista Organização de Diapositivos, a corrigir os diapositivos em que a tradução ficou mais longa. Para ficheiros Word, a mesma abordagem está explicada em como traduzir um documento Word.

Arraste a sua apresentação para o DropTranslate para a receber de volta em formato PPTX, no seu idioma e sem perder o design.