Asiakirjojen kääntäminen viisumi- tai maahanmuuttohakemukseen: mitä tietää ensin

Useimmat maahanmuuttoviranomaiset vaativat käännöksen jokaisesta asiakirjasta, joka ei ole niiden kielellä. Useimmat edellyttävät, että käännöksen tekee ihminen, joka allekirjoittaa vakuutuksen sen oikeellisuudesta (”oikeaksi todistettu käännös”), tai joissakin maissa virallinen (auktorisoitu) kääntäjä. Pelkkää millä tahansa työkalulla, myös meidän työkalullamme, tehtyä konekäännöstä ei yleensä hyväksytä hakemuksen osaksi.

Se ei kuitenkaan tee konekäännöksestä hyödytöntä. Sen avulla ymmärrät nopeasti omat asiakirjasi, luet toisella kielellä kirjoitetut vaatimukset ja tarkistat maksamasi oikeaksi todistetun käännöksen. Tässä oppaassa käydään läpi, mitä kannattaa selvittää ensin, mitkä asiakirjat yleensä liittyvät asiaan ja mihin kukin käännöstyyppi sopii.

Tämä on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa eikä maahanmuuttoneuvontaa. Vaatimukset muuttuvat ja vaihtelevat maan, viisumityypin ja jopa asiaasi käsittelevän toimiston mukaan. Noudata aina hakemuksesi virallisia ohjeita.

Mitä kahden maan viranomaisohjeissa sanotaan

Säännöt vaihtelevat, mutta kaksi virallista esimerkkiä näyttävät tyypillisen käytännön:

• Yhdysvallat (USCIS). U.S. Citizenship and Immigration Services -virastolle (USCIS) toimitettavia hakemuksia koskevan liittovaltion asetuksen mukaan jokaisen vieraskielistä tekstiä sisältävän asiakirjan mukana on oltava täydellinen englanninkielinen käännös, jonka kääntäjä on todistanut täydelliseksi ja oikeaksi, sekä kääntäjän vakuutus siitä, että hän on pätevä kääntämään kyseisestä kielestä englanniksi (8 CFR 103.2(b)(3)).
• Yhdistynyt kuningaskunta (GOV.UK). Hallituksen Yhdistyneeseen kuningaskuntaan hakemista koskevan oppaan mukaan sinun on hakemusta tukevia asiakirjoja valmistellessasi toimitettava oikeaksi todistetut käännökset kaikista asiakirjoista, jotka eivät ole englanniksi tai kymriksi. Erillisessä käännöksen todistamista koskevassa ohjeessa todetaan, että kääntäjän tulee vahvistaa käännökseen kirjallisesti, että kyseessä on ”true and accurate translation of the original document” (”oikea ja tarkka käännös alkuperäisestä asiakirjasta”), sekä ilmoittaa päivämäärä, koko nimensä ja yhteystietonsa.

Muut maat voivat olla tiukempia. Monissa Manner-Euroopan ja Latinalaisen Amerikan maissa vaaditaan virallinen (auktorisoitu) kääntäjä, joka on rekisteröity tuomioistuimessa tai ministeriössä ja jonka on joskus oltava kyseisestä maasta. Joissakin maissa vaaditaan lisäksi notaarin vahvistus tai apostille. Oppaamme oikeaksi todistetusta käännöksestä, virallisen kääntäjän käännöksestä ja konekäännöksestä selittää näiden termien eron.

Vaihe 1: Selvitä hakemuksesi tarkat ohjeet

Ennen kuin maksat kenellekään, etsi virallinen asiakirjaluettelo juuri omaa viisumiasi tai oleskelulupaasi varten. Etsi sieltä:

• Mitkä asiakirjat pitää kääntää (joskus kaikkia ei tarvitse).
• Millä kielellä käännöksen pitää olla. Jotkin konsulaatit hyväksyvät paikallisen kielen lisäksi englannin, toiset eivät.
• Millainen käännös: ”oikeaksi todistettu”, ”virallisen kääntäjän käännös”, ”virallinen”, ”pätevän kääntäjän tekemä”, ”notaarin vahvistama” tai kääntäjän vakuutukselle määrätty muoto.
• Onko kääntäjän toimittava tai oltava rekisteröitynä tietyssä maassa.
• Onko käännöksen mukana toimitettava lähdeasiakirjan alkuperäiskappale, oikeaksi todistettu jäljennös vai skannaus.

Jos ohjeet ovat epäselvät, kysy suoraan suurlähetystöltä, konsulaatilta tai maahanmuuttovirastolta, mielellään kirjallisesti. Ne päättävät, mitä ne hyväksyvät.

Asiakirjat, jotka usein tarvitsevat käännöksen

Hakemuksesta riippuen tyypillisimpiä ovat nämä:

• Syntymä-, avioliitto-, avioero- ja kuolintodistukset
• Passit ja kansalliset henkilökortit (sivut, jotka eivät ole jo vaaditulla kielellä)
• Poliisin antamat todistukset tai rikosrekisteriotteet
• Tutkintotodistukset, opintosuoritusotteet ja ammattipätevyydet
• Tiliotteet, palkkakuitit, veroasiakirjat ja työnantajan kirjeet
• Taloudellisen tukijan kirjeet, vuokrasopimukset ja todisteet osoitteesta
• Tuomioistuinten päätökset sekä huoltajuus- ja adoptioasiakirjat

Kerää ne kaikki ennen kuin otat yhteyttä kääntäjään. Koko aineiston kääntäminen kerralla on nopeampaa ja usein halvempaa kuin asiakirjojen kääntäminen yksi kerrallaan.

Missä konekäännöksestä on todella hyötyä

Käytä konekäännöstä niissä prosessin vaiheissa, joissa sinä olet lukija:

• Omien asiakirjojesi ymmärtäminen. Vanhat todistukset, ulkomaiset tiliotteet tai poliisin todistus kielellä, jota et lue: nopea käännös kertoo, mitä niissä lukee ja ovatko ne oikeat asiakirjat.
• Vaatimusten lukeminen. Jos konsulaatin ohjeet tai lomakkeet ovat saatavilla vain maan paikallisella kielellä, niiden kääntäminen auttaa sinua valmistautumaan. Jos jokin jää epäselväksi, kysy silti konsulaatilta.
• Saamasi oikeaksi todistetun käännöksen tarkistaminen. Vertaa nimiä, syntymäaikoja, asiakirjanumeroita ja paikkoja alkuperäiseen. Väärin kirjoitettu nimi tai väärä numero on näin helppo huomata, ja sen korjaaminen on paljon helpompaa ennen hakemuksen lähettämistä kuin sen jälkeen.
• Kääntäjälle valmistautuminen. Luettelo nimien (sellaisina kuin ne ovat passissasi), paikannimien ja laitosten tarkoista kirjoitusasuista auttaa kääntäjää kirjoittamaan ne oikein heti ensimmäisellä kerralla.

DropTranslate säilyttää alkuperäisen asiakirjan asettelun, joten käännettyä todistusta tai selvitystä on helppo verrata alkuperäiseen rivi riviltä. Se ei ole oikeaksi todistettu, virallisen kääntäjän tekemä eikä virallinen käännös, emmekä koskaan esitä sitä sellaisena.

Käytännön vinkit, jotka säästävät aikaa ja rahaa

• Käytä nimissä samaa kirjoitusasua kaikissa asiakirjoissa. Nimien translitterointi (kyrillisistä, arabialaisista, kiinalaisista ja muista kirjoitusjärjestelmistä) voi vaihdella. Pyydä kääntäjää käyttämään passisi kirjoitusasua.
• Varaa aikaa. Oikeaksi todistettujen käännösten ja virallisten kääntäjien käännösten tekeminen voi viedä useita arkipäiviä. Apostillen hankkiminen tai notaarin vahvistus voi pidentää käsittelyaikaa entisestään. Huomioi tämä aikataulussasi.
• Käännä koko asiakirja, jos säännöt vaativat ”täydellistä” käännöstä. Leimat, käsinkirjoitetut merkinnät ja asiakirjan kääntöpuoli kuuluvat usein mukaan.
• Säilytä kopiot kaikista käännöksistä ja kääntäjän vakuutuksesta tulevia hakemuksia varten.
• Tarkista, tarvitseeko asiakirja ensin apostillen tai laillistamisen. Se on alkuperäistä asiakirjaa koskeva erillinen vaihe, ja käännökseen on joskus sisällytettävä myös apostille.

Yksityisyys: mieti ennen kuin lataat tiedoston

Viisumiasiakirjat sisältävät juuri sellaisia tietoja, joita identiteettivarkaat havittelevat: passinumeroita, syntymäaikoja, osoitteita ja pankkitietoja. Ennen kuin lataat ne mihin tahansa verkkokääntäjään, tarkista, kuinka kauan palvelu säilyttää tiedostosi ja voidaanko ladattua tekstiä käyttää tekoälymallien kouluttamiseen. Tietosuojasivumme kertoo selkeästi, miten DropTranslate käsittelee tiedostoja, ja artikkelimme onko asiakirjojen lataaminen verkkokääntäjään turvallista? tarjoaa tarkistuslistan minkä tahansa työkalun arviointiin.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko kääntää asiakirjani itse viisumia varten?

Joskus kyllä, mutta usein ei. Jotkin viranomaiset eivät hyväksy hakijan tai perheenjäsenen tekemiä käännöksiä, vaikka ne olisivat virheettömiä. Tarkista hakemuksesi ohjeet.

Hyväksytäänkö verkkokääntäjän käännös viisumihakemuksessa?

Yleensä ei sellaisenaan. Viranomaiset edellyttävät yleensä, että kääntäjä allekirjoittaa vakuutuksen käännöksen oikeellisuudesta, tai että käännöksen tekee virallinen (auktorisoitu) kääntäjä. Käytä konekäännöstä asiakirjojen ymmärtämiseen ja tarkistamiseen, älä käännöksenä, jonka toimitat.

Tarvitseeko syntymätodistukseni käännöksen lisäksi apostillen?

Se riippuu todistuksen myöntävästä maasta, vastaanottavasta maasta ja hakemuksesta. Nämä ovat erillisiä vaatimuksia, joten tarkista molemmat virallisesta asiakirjaluettelosta.

Kuka kiinnittää huomiota kääntäjän vakuutukseen?

Hakemustasi käsittelevä virkailija. Puuttuva tai puutteellinen vakuutus voi johtaa lisäselvityspyyntöön tai viivästykseen, joten varmista, että siinä on kaikki ohjeissa vaaditut tiedot.

Yhteenveto

Selvitä tarkat ohjeet, käännätä kaikki vaaditut asiakirjat ohjeissa määritellyllä kääntäjällä ja käytä nimissä yhdenmukaista kirjoitusasua kaikissa asiakirjoissa. Käytä konekäännöstä ymmärtämiseen, valmistautumiseen ja tarkistamiseen, sillä juuri siinä siitä on todellista aikasäästöä. Kun selvität, millaista käännöstä tarvitset, lue oikeaksi todistettu käännös, virallisen kääntäjän käännös vai konekäännös.

Pudota asiakirja DropTranslate-palveluun, niin ymmärrät, mitä siinä lukee, ennen kuin lähetät sen kääntäjälle, joka tekee oikeaksi todistetun käännöksen.