Onko asiakirjan lataaminen verkkokääntäjään turvallista? Mitä kannattaa tarkistaa

Asiakirjan lataaminen verkkokääntäjään on arkisten tiedostojen kohdalla kohtuullisen turvallista, kunhan tiedät kolme asiaa: kuinka kauan palvelu säilyttää tiedostosi, kuka muu käsittelee tekstin (yleensä tekoälymallin tarjoaja) ja saatetaanko tekstiä käyttää tekoälymallien kouluttamiseen. Luottamuksellisten asiakirjojen (NDA:n piiriin kuuluvat sopimukset, terveystiedot, asiakastiedot, julkaisemattomat talousluvut) kohdalla nämä vastaukset ratkaisevat, soveltuuko työkalu lainkaan – ja joskus vastaus on ”ei ilmaisella tasolla”.

Tässä oppaassa kerrotaan, mitä ladatulle asiakirjalle tapahtuu, annetaan tarkistuslista, joka sopii mihin tahansa käännöstyökaluun, ja kerrotaan suoraan, miten DropTranslate käsittelee tiedostoja tällä hetkellä.

Mitä tapahtuu, kun lataat asiakirjan

Lähes kaikissa verkossa toimivissa asiakirjakääntäjissä prosessi etenee näin:

1. Lataus. Tiedostosi siirtyy palvelun palvelimelle, yleensä salatun yhteyden kautta (etsi osoitteesta https://).
2. Käsittely. Teksti poimitaan tiedostosta ja lähetetään paloina käännösmoottorille. Nykyään se on yleensä suuri tekoälykielimalli, jota usein ylläpitää eri yritys kuin käyttämäsi verkkosivusto.
3. Uudelleenrakennus. Käännetty teksti kirjoitetaan takaisin tiedostosi kopioon.
4. Tallennus. Alkuperäistä tiedostoa ja käännettyä tiedostoa säilytetään jonkin aikaa, jotta voit ladata tuloksen, ja joskus paljon pidempään.

Jokaisessa vaiheessa tekstisi on olemassa tietokoneesi ulkopuolella. Riski ei yleensä ole dramaattinen tietomurto vaan säilytys ja uudelleenkäyttö: kopioita säilytetään odotettua pidempään tai tekstiä käytetään jonkun tekoälymallin parantamiseen.

Tarkistuslista: mitä kysyä miltä tahansa käännöstyökalulta

Etsi vastauksia työkalun tietosuojaselosteesta ja latausnäkymästä. Jos et löydä niitä, sekin on vastaus.

1. Kuinka kauan alkuperäistä tiedostoani säilytetään?

Paras vastaus on ”poistetaan heti, kun käännös on valmis”. Varo epämääräisiä ilmauksia, kuten ”säilytetään niin kauan kuin on tarpeen”.

2. Kuinka kauan käännettyä tiedostoa säilytetään, ja voinko poistaa sen itse?

Tarvitset tulosta jonkin aikaa, jotta ehdit ladata sen. Etsi kiinteä säilytysaika ja poistopainike, joka poistaa tiedoston heti eikä vain historiastasi.

3. Kuka käsittelee tekstin?

Useimmat työkalut lähettävät tekstin tekoälypalveluntarjoajalle. Tietosuojaselosteessa pitäisi mainita palveluntarjoaja tai ainakin kertoa, että kolmas osapuoli käsittelee tekstiä, ja millä ehdoilla.

4. Voiko tekstiäni käyttää tekoälymallien kouluttamiseen?

Tämä on tärkein kysymys luottamuksellisen aineiston kannalta. Jotkin palveluntarjoajat lupaavat, etteivät kouluta malleja tiedoillasi eivätkä säilytä niitä (zero data retention eli tietoja ei säilytetä lainkaan). Toiset, etenkin ilmaisilla tai edullisilla tasoilla, saattavat käyttää lähetettyä tekstiä malliensa parantamiseen. Hyvä työkalu kertoo selkeästi, kumpi pätee, ennen kuin lataat mitään.

5. Tallennetaanko asiakirjan teksti lokeihin?

Palvelut pitävät lokeja virheiden korjaamiseksi ja käytön mittaamiseksi. Ihannetilanteessa lokeissa on vain teknisiä tietoja (tiedostokoko, kielipari, ajoitukset), ei koskaan asiakirjasi tekstiä.

6. Missä tietoja käsitellään?

Jos työskentelet GDPR:n tai sellaisen asiakassopimuksen alaisena, jossa on tietojen sijaintia koskevia sääntöjä, tarkista, missä maissa palvelu ja sen palveluntarjoajat toimivat.

7. Vaatiiko palvelu tilin, ja mitä se säilyttää minusta?

Anonyymi käyttö voi tarkoittaa, että henkilötietoja tallennetaan vähemmän, mutta myös sitä, ettei tiedostoa voi poistaa myöhemmin. Tili ja näkyvä historia helpottavat sen näkemistä, mitä on tallennettu, ja sen poistamista.

Milloin asiakirja kannattaa pitää offline-tilassa

Vaikka vastaukset olisivat hyviä, joitakin asiakirjoja ei kannata viedä mihinkään verkkotyökaluun ilman lupaa:

• Kaikki, mitä NDA tai asiakkaan salassapitosopimus kattaa
• Terveystiedot ja muut toista henkilöä koskevat arkaluonteiset henkilötiedot
• Oikeusasioiden asiakirjat, ellei yrityksesi ole hyväksynyt työkalua
• Liikesalaisuudet, julkaisemattomat taloudelliset tulokset tai yrityskauppa-asiakirjat
• Salasanat, avaimet tai muut tunnistetiedot (poista ne ennen minkään kääntämistä)

Kysy näiden kohdalla yritykseltäsi tai asiakkaaltasi, mitkä työkalut on hyväksytty, käytä offline-työkalua tai yrityksille tarkoitettua käännöstyökalua, jonka sopimus kattaa tietojen käsittelyn, tai poista arkaluonteiset osat ennen kääntämistä. Sellaisten nimien ja numeroiden peittäminen, joita ei tarvitse kääntää, riittää usein asiakirjan nopeaan ymmärtämiseen.

Miten DropTranslate käsittelee tiedostosi

Haluamme, että tiedät tämän ennen latausta, etkä saa sitä selville vasta myöhemmin:

• Lataukset poistetaan heti, kun käännöstyösi päättyy. Vain käännetty tiedosto säilytetään.
• Käännetyt tiedostot säilytetään 7 päivää, jos olet kirjautunut sisään (jotta voit ladata ne uudelleen kohdasta Historia), ja 24 tuntia, jos et ole. Sen jälkeen ne poistetaan automaattisesti. Historiaan tallentuvat vain tiedoston nimi, kielipari, sivumäärä ja päivämäärä.
• Poista nyt poistaa tiedostosi heti.
• Tiedostot säilytetään salattuina, kun ne ovat palvelimillamme.
• Asiakirjojen tekstiä ei päädy lokeihimme eikä analytiikkaamme.
• Tekoälymalli ja koulutus. Käännökset ajetaan tällä hetkellä tekoälymallin (Muse Spark) ”contributor”-tasolla. Tällä tasolla malliin lähetettyä tekstiä saatetaan käyttää Metan mallien kouluttamiseen, eikä kyseessä ole nollasäilytys. Siksi latausnäkymässä lukee: älä lataa luottamuksellisia asiakirjoja ilmaisella tasolla.

Kaikki tiedot löytyvät tietosuojasivultamme. Jos lisäämme palveluntarjoajan, jonka tietoehdot ovat tiukemmat luottamuksellisille asiakirjoille, kerromme siitä siellä ja latausnäkymässä. Siihen asti pidä ilmaista tasoa sopimattomana luottamuksellisen aineiston käsittelyyn.

Nopea turvallisuusrutiini jokaiseen lataukseen

1. Kysy itseltäsi: olisiko ongelma, jos tämä teksti tallennettaisiin joksikin aikaa tai sitä käytettäisiin tekoälymallin kouluttamiseen? Jos olisi, älä lataa sitä ilmaiseen työkaluun.
2. Poista se, mitä ei tarvitse kääntää: tilinumerot, tunnistenumerot, allekirjoitukset.
3. Tarkista työkalun säilytysaika ja koulutuskäytäntö.
4. Lataa tulos pian ja poista se sitten palvelusta.
5. Säilytä käännetty tiedosto paikassa, jota itse hallitset.

Usein kysytyt kysymykset

Onko Google Translate tai DeepL turvallinen luottamuksellisille asiakirjoille?

Se riippuu käyttämästäsi tuotteesta ja paketista, ja niiden ehdot muuttuvat. Lue kyseisen paketin ajantasaiset tietosuojaehdot yllä olevan tarkistuslistan avulla ja tarkista, onko yrityksesi hyväksynyt sen.

Näkeekö käännöstyökalu asiakirjani?

Ohjelmisto käsittelee asiakirjan, ja tekoälypalveluntarjoaja vastaanottaa tekstin. Se, pääseekö siihen käsiksi joku ihminen, riippuu palvelun käytännöistä ja tietoturvasta. Turvallisin oletus minkä tahansa verkkotyökalun kohdalla on, ettet lataa mitään, jonka tallentamista et voisi hyväksyä.

Onko turvallista ladata passi tai henkilökortti käännettäväksi?

Henkilöllisyysasiakirjat kiinnostavat huijareita. Lataa ne vain palveluun, jonka säilytys- ja poistokäytännöt olet tarkistanut, poista ne sen jälkeen ja mieti, tarvitsetko todella koko asiakirjan käännöksen.

Poistuuko tiedosto myös tekoälypalveluntarjoajalta, kun poistan sen?

Ei välttämättä. Tiedoston poistaminen käännössivustolta poistaa ne kopiot, joita kyseinen sivusto säilyttää. Se, säilyttääkö tekoälypalveluntarjoaja tekstin, riippuu palveluntarjoajan omista ehdoista, minkä vuoksi kysymys 4 on tärkeä.

Yhteenveto

Arkisten asiakirjojen kohdalla verkkokääntäjä on kohtuullinen valinta, kun olet tarkistanut, kuinka kauan tiedostoja säilytetään ja voidaanko tekstiä käyttää tekoälyn kouluttamiseen. Luottamuksellisten asiakirjojen kohdalla nämä vastaukset sulkevat yleensä pois ilmaiset tasot. Jos seuraava huolesi on laatu, lue onko konekäännös riittävän hyvä?.

Katso tarkalleen, miten DropTranslate käsittelee tiedostosi ennen kuin lataat mitään.