Word-Dokument übersetzen und die Formatierung beibehalten

Um ein Word-Dokument zu übersetzen und die Formatierung beizubehalten, übersetzen Sie die DOCX-Datei selbst, statt den Text herauszukopieren. Dafür können Sie die Funktion „Dokument übersetzen“ von Word nutzen (sofern Ihre Office-Version sie hat) oder einen Online-Dokumentübersetzer, der eine übersetzte DOCX-Datei zurückgibt. Bei beiden bleiben Überschriften, Tabellen und Bilder deutlich besser erhalten als beim Kopieren und Einfügen. Planen Sie in jedem Fall am Ende ein paar Minuten ein, um die Stellen zu prüfen, an denen längerer Text nicht mehr passt.

Word-Dateien lassen sich besonders einfach und gut übersetzen. Diese Anleitung erklärt, warum das so ist, zeigt beide Möglichkeiten und listet auf, was Sie prüfen sollten, bevor Sie die übersetzte Datei an andere schicken.

Warum sich Word-Dateien besser übersetzen lassen als PDFs

Ein Word-Dokument speichert Text als fließende Absätze mit zugewiesenen Formatvorlagen: „Das ist eine Überschrift 2“, „Diese Zelle ist fett“, „Diese Liste ist nummeriert“. Ist ein übersetzter Satz länger als das Original, wächst der Absatz einfach und die Seite wird neu umbrochen, genau wie beim Tippen von mehr Text.

Das ist der große Unterschied zu einem PDF, in dem jede Zeile in einem fest vorgegebenen Bereich steht (siehe PDF übersetzen, ohne die Formatierung zu verlieren). Bei einer DOCX-Datei muss ein gutes Übersetzungstool lediglich die Wörter ersetzen, ohne die Formatvorlagen zu verändern.

Wenn Sie sowohl ein PDF als auch die ursprüngliche Word-Datei haben, übersetzen Sie immer die Word-Datei und exportieren Sie danach ein neues PDF.

Option 1: Die integrierte Funktion „Dokument übersetzen“ in Word

Neuere Word-Versionen können ein ganzes Dokument für Sie übersetzen. Laut der Support-Seite von Microsoft gehen Sie in Word auf Überprüfen > Übersetzen > Dokument übersetzen, wählen die Sprache und klicken auf Übersetzen. Word öffnet in einem neuen Fenster eine übersetzte Kopie, Ihr Original bleibt unverändert.

Microsoft nennt einige Voraussetzungen:

• Die Funktion steht Abonnenten von Microsoft 365 sowie Nutzern von Office 2021 zur Verfügung (ebenso in den Mac-Versionen, die auf dieser Seite aufgeführt sind).
• Sie müssen mit dem Internet verbunden sein und die verbundenen Erfahrungen von Office (connected experiences) aktiviert haben, weil der Text an den Übersetzungsdienst von Microsoft gesendet wird.

Geeignet für: schnelle Übersetzungen, wenn Sie ohnehin in Word arbeiten und eine dieser Versionen haben.

Gut zu wissen: Es lässt sich jeweils nur ein Dokument übersetzen. Das Ergebnis sollten Sie wie bei jeder maschinellen Übersetzung prüfen (siehe Checkliste unten).

Option 2: Ein Online-Dokumentübersetzer

Wenn Sie keine aktuelle Office-Version haben, mehrere Dateien übersetzen müssen oder in jedem Browser arbeiten möchten, erledigt ein Online-Dokumentübersetzer dieselbe Aufgabe: Sie laden die DOCX-Datei hoch, wählen die Sprachen und laden eine übersetzte DOCX-Datei herunter.

Worauf Sie dabei achten sollten:

• Er gibt eine DOCX-Datei zurück, nicht nur Text. Sie möchten dieselbe Datei zurückbekommen, bereit zum Bearbeiten.
• Er behält Formatvorlagen und Struktur bei: Überschriften, Listen, Tabellen, Kopf- und Fußzeilen, Fußnoten und Textfelder.
• Er lässt Bilder, Diagramme und Felder unangetastet, statt das Dokument von Grund auf neu aufzubauen.
• Er ist beim Datenschutz transparent: wie lange Ihre Datei gespeichert wird und ob Ihr Text zum Trainieren von Modellen verwendet werden darf.

So funktioniert der Word-Übersetzer von DropTranslate. Er übersetzt den Text direkt in der DOCX-Datei und lässt Formatvorlagen, Tabellen und Bilder unverändert. So erhalten Sie eine Word-Datei mit demselben Layout. Ziehen Sie die Datei hinein, wählen Sie die Zielsprache und laden Sie die übersetzte Kopie herunter.

Vor dem Übersetzen: drei schnelle Korrekturen im Original

Mit ein paar Minuten Vorbereitung sparen Sie mehr Zeit als mit jeder Einstellung im Tool:

1. Nachverfolgte Änderungen annehmen oder ablehnen und alte Kommentare löschen. Sonst übersetzen Sie womöglich Text, den niemand braucht, oder lassen sowohl die alte als auch die neue Version übersetzen.
2. Echte Formatvorlagen und Tabellen verwenden statt Leerzeichen und Tabs zur Ausrichtung. Mit Leerzeichen ausgerichteter Text gerät durcheinander, sobald sich die Wortlänge ändert.
3. Markieren, was nicht übersetzt werden soll. Produktnamen, Markennamen, Codes und Adressen lässt man oft besser unverändert. Erstellen Sie eine kurze Liste, um sie danach zu prüfen (oder nutzen Sie ein Glossar bzw. eine „Nicht übersetzen“-Option, falls Ihr Tool eine hat).

Nach dem Übersetzen: Was Sie prüfen sollten

Auch wenn die Formatierung erhalten bleibt, braucht ein übersetztes Dokument eine kurze Durchsicht. Gehen Sie es in dieser Reihenfolge durch:

• Tabellen mit schmalen Spalten. Längere Wörter (Deutsch, Finnisch, Polnisch) können Zeilen höher machen oder eine Tabelle auf die nächste Seite schieben.
• Überschriften, Titelseiten und Textfelder. Textfelder wachsen nicht automatisch wie normale Absätze, daher kann eine lange Übersetzung abgeschnitten werden.
• Inhaltsverzeichnis. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Felder aktualisieren (Update Field), damit es die übersetzten Überschriften und neuen Seitenzahlen zeigt.
• Zahlen, Datumsangaben und Währungen. Die Zahlen selbst sollten sich nicht ändern, aber möglicherweise möchten Sie lokale Formate verwenden (1,000.50 gegenüber 1.000,50; Tag/Monat gegenüber Monat/Tag).
• Namen und Begriffe aus Ihrer „Nicht übersetzen“-Liste.
• Kopfzeilen, Fußzeilen und Fußnoten. Öffnen Sie sie einmal, um zu prüfen, ob sie ebenfalls übersetzt wurden.
• Zielsprachen mit Schreibrichtung von rechts nach links (Arabisch, Hebräisch, Persisch, Urdu). Prüfen Sie, ob Absätze und Tabellen von rechts nach links verlaufen und ob Zahlen und lateinische Wörter innerhalb der Sätze richtig angezeigt werden.

Lassen Sie das Ergebnis zum Schluss von jemandem überfliegen, der die Zielsprache beherrscht, wenn das Dokument an Kunden, Kollegen oder die Öffentlichkeit geht. Maschinelle Übersetzung liefert dabei oft sehr gute Ergebnisse, ist aber nicht unfehlbar; Ist maschinelle Übersetzung gut genug? zeigt, wie Sie sie prüfen.

Hinweis zu amtlichen Dokumenten

Wenn es sich bei Ihrer Word-Datei um eine Urkunde, ein Gerichtsdokument oder ein anderes Dokument handelt, das Sie bei einer Einwanderungsbehörde, einer Universität oder einer staatlichen Stelle einreichen müssen, verlangt die empfangende Stelle oft eine beglaubigte Übersetzung oder eine Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer, also durch einen qualifizierten menschlichen Übersetzer. Eine maschinelle Übersetzung hilft trotzdem, das Dokument zu verstehen oder einen Entwurf vorzubereiten, ist aber keine beglaubigte Übersetzung. Beglaubigte, vereidigte oder maschinelle Übersetzung erklärt den Unterschied.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich ein Word-Dokument kostenlos übersetzen?

Einige Möglichkeiten kosten nichts extra. „Dokument übersetzen“ in Word ist enthalten, wenn Sie bereits eine der von Microsoft genannten Office-Versionen haben. Viele Online-Tools bieten eine kostenlose Nutzung mit Größenbeschränkungen an. Prüfen Sie diese Grenzen und die Datenschutzbedingungen des jeweiligen kostenlosen Angebots, bevor Sie eine lange oder sensible Datei hochladen.

Bleiben meine Bilder und Logos bei der Übersetzung erhalten?

Ja, bei einem Tool, das die DOCX-Datei direkt an Ort und Stelle übersetzt: Bilder, Logos und Diagramme bleiben, wo sie waren. Text, der Teil eines Bildes ist (etwa in einem Screenshot oder auf einem gescannten Stempel), bleibt in der Originalsprache, weil er in der Datei nicht als Text vorliegt.

Kann ich eine alte .doc-Datei übersetzen?

Öffnen Sie sie in Word (oder in einer kostenlosen Office-Suite) und speichern Sie sie zuerst als .docx. Die meisten Übersetzungstools, darunter auch DropTranslate, arbeiten mit dem modernen DOCX-Format.

Wie erhalte ich eine zweisprachige Version mit Original und Übersetzung nebeneinander?

Einige Tools bieten eine zweisprachige Ausgabe. Falls das von Ihnen verwendete Tool diese Möglichkeit nicht bietet, wählen Sie in Word Ansicht > Nebeneinander anzeigen, um das Original und das übersetzte Dokument gleichzeitig zu sehen.

Zusammenfassung

Übersetzen Sie die DOCX-Datei selbst, anstatt den Text herauszukopieren und separat zu übersetzen. Nutzen Sie „Dokument übersetzen“ in Word, wenn Ihre Office-Version es enthält, oder einen Online-Übersetzer, der Ihnen eine DOCX-Datei im selben Layout zurückgibt. Nehmen Sie zunächst alle nachverfolgten Änderungen an oder lehnen Sie sie ab. Prüfen Sie anschließend Tabellen, Textfelder, das Inhaltsverzeichnis und Ihre „Nicht übersetzen“-Begriffe. Für andere Dateitypen lesen Sie Dokument übersetzen: So geht es.

Ziehen Sie Ihre Word-Datei in DropTranslate und laden Sie die Übersetzung mit beibehaltener Formatierung herunter.