PDF übersetzen, ohne Formatierung zu verlieren: So geht’s

Der zuverlässigste Weg, ein PDF zu übersetzen und die Formatierung zu erhalten, ist die Übersetzung der originalen Quelldatei (meist Word oder PowerPoint), sofern Sie sie haben. Wenn Sie nur das PDF haben, nutzen Sie einen PDF-Übersetzer, der das Layout berücksichtigt und die Übersetzung an dieselben Positionen auf jeder Seite zurückschreibt. Behalten Sie außerdem eine bearbeitbare DOCX-Version für Korrekturen. Text aus einem PDF zu kopieren und einzufügen zerstört das Layout fast immer.

Diese Anleitung erklärt, warum PDFs schwer zu übersetzen sind, wie Sie prüfen, um welche Art von PDF es sich handelt, und mit welchen Schritten Sie das sauberste Ergebnis erhalten.

Warum PDFs beim Übersetzen ihr Layout verlieren

Eine Word-Datei speichert Text als fließende Absätze: Wird ein Satz länger, wird die Seite einfach neu umbrochen. Ein PDF funktioniert anders. Es ähnelt eher einer gedruckten Seite: Jede Textzeile steht an festen Koordinaten in einem Feld fester Größe. Das führt bei der Übersetzung zu drei Problemen.

1. Übersetzungen sind selten gleich lang. Bei der Übersetzung aus dem Englischen ins Deutsche, Französische, Spanische oder Portugiesische entsteht in der Regel mehr Text; bei Chinesisch oder Japanisch ist der Text oft kürzer. Eine längere Übersetzung muss in dasselbe Feld passen. Also wird die Schrift kleiner, der Text bricht anders um oder läuft über.
2. Text wird in Stücken gespeichert. Ein einzelner Satz kann in einem PDF als mehrere getrennte Fragmente gespeichert sein, eines pro Zeile oder sogar pro Wort. Ein Übersetzer muss diese Teile zuerst wieder zu ganzen Sätzen zusammensetzen. Sonst wird Wort für Wort übersetzt, und das Ergebnis ergibt kaum Sinn.
3. Schriftarten decken die neue Sprache möglicherweise nicht ab. PDFs betten oft nur die Zeichen ein, die sie brauchen. Um ein englisches PDF ins Griechische, Russische, Arabische oder Japanische zu übersetzen, braucht es eine Schrift, die diese Zeichen tatsächlich enthält. Sonst sehen Sie leere Kästchen.

Rechts-nach-links-Sprachen wie Arabisch, Hebräisch und Persisch bringen ein viertes Problem mit sich: Die gesamte Leserichtung der Seite ändert sich. Das ist der schwierigste Fall für jeden PDF-Übersetzer, und ein bearbeitbares DOCX ist dort in der Regel das bessere Ergebnis.

Schritt 1: Prüfen, um welche Art von PDF es sich handelt

Öffnen Sie das PDF und versuchen Sie, einen Satz mit dem Cursor zu markieren. Oder suchen Sie mit Suchen (Ctrl+F / Cmd+F) nach einem Wort, das Sie auf der Seite sehen.

• Sie können den Text markieren und durchsuchen: Es ist ein textbasiertes PDF, meist aus Word, PowerPoint oder von einer Website exportiert. Das ist der günstigere Fall. Ein Übersetzer kann den Text und seine Position direkt auslesen.
• Sie können nichts markieren, oder die ganze Seite wird als ein Block markiert: Es ist ein gescanntes oder bildbasiertes PDF, also ein Foto der Seite. Der Text muss zuerst per OCR (optische Zeichenerkennung) erkannt werden, bevor er übersetzt werden kann. Rechnen Sie mit einem weniger genauen Ergebnis, besonders bei Kleingedrucktem, Stempeln, Handschrift oder schlechten Scans.

Manche PDFs enthalten beides, zum Beispiel einen getippten Bericht mit einer gescannten Unterschriftenseite.

Schritt 2: Zuerst nach der Originaldatei suchen

Wurde das PDF aus Word, PowerPoint oder Excel exportiert, fragen Sie nach der Originaldatei (oder suchen Sie sie in Ihren eigenen Ordnern). Wenn Sie das DOCX, PPTX oder XLSX übersetzen und danach ein neues PDF exportieren, ist das Ergebnis fast immer sauberer, weil diese Formate Text von Natur aus neu umbrechen. Unser Word-Dokument-Übersetzer behält Formatvorlagen, Tabellen und Bilder an ihrem Platz, und Sie können die übersetzte Datei in Word als PDF speichern.

Schritt 3: Das PDF mit einem Tool übersetzen, das das Layout berücksichtigt

Wenn Sie nur das PDF haben, nutzen Sie einen Übersetzer, der das PDF neu aufbaut, statt Ihnen nur Text zu liefern. Ein PDF-Übersetzer, der das Layout berücksichtigt:

• liest jeden Textblock mit seiner Position auf der Seite,
• setzt Fragmente vor dem Übersetzen wieder zu ganzen Sätzen zusammen, damit die Übersetzung Kontext hat,
• schreibt die Übersetzung in dasselbe Feld und verkleinert die Schrift leicht, wenn der neue Text länger ist,
• lässt Bilder, Linien, Logos und Hintergründe unangetastet
• und liefert zusätzlich ein bearbeitbares DOCX, damit Sie alles korrigieren können, was nicht gepasst hat.

So funktioniert der PDF-Übersetzer von DropTranslate. Wir sagen offen, wo die Grenzen liegen. Einfache Geschäftsdokumente, Briefe, Berichte und Formulare gelingen gut. Aufwendig gestaltete Layouts wie Magazine, Broschüren mit Text über Bildern oder dichte mehrspaltige Seiten werden mit bestmöglichem Ergebnis umgesetzt. Deshalb steht der DOCX-Download zur Verfügung.

Wenn Sie das Sprachpaar kennen, können Sie mit einer Seite starten, die bereits für dieses Sprachpaar eingerichtet ist, zum Beispiel PDF von Englisch nach Spanisch.

Schritt 4: Die wenigen Stellen korrigieren, die nicht gepasst haben

Auch ein gutes Ergebnis braucht in der Regel einen kurzen Blick. Prüfen Sie:

• Überschriften und Schaltflächen in engen Feldern, in denen längerer Text am stärksten verkleinert wurde.
• Tabellen, besonders schmale Spalten mit langen Wörtern.
• Zahlen, Datumsangaben und Währungen. Die Formate unterscheiden sich je nach Land (1,000.50 vs 1.000,50; month/day vs day/month), und ein Übersetzer sollte die Zahlen selbst unverändert lassen.
• Namen und Produktbegriffe, die nicht hätten übersetzt werden sollen.
• Text in Bildern, etwa in Diagrammen, Logos oder gescannten Stempeln. Sofern das Tool Bilder nicht per OCR ausliest, bleibt dieser Text in der Originalsprache.

Kleine Korrekturen gelingen am einfachsten in der DOCX-Version. Nehmen Sie sie dort vor und exportieren Sie dann ein neues PDF.

Wie wäre es, das PDF zuerst in Word umzuwandeln?

Sie können ein PDF in Word umwandeln (viele Apps können das, auch aktuelle Versionen von Word) und dann die Word-Datei übersetzen. Das funktioniert gut bei einfachem, einspaltigem Text. Bei komplexen Seiten verschiebt oft schon die Umwandlung das Layout: Textfelder, Spalten und Tabellen können verrutschen, noch bevor die Übersetzung beginnt. Wenn Sie so vorgehen, prüfen Sie die umgewandelte Datei vor dem Übersetzen. So wissen Sie, welche Probleme von der Umwandlung stammen und welche von der Übersetzung.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Text aus dem PDF kopieren und in einen Übersetzer einfügen. Das Layout geht verloren, und Zeilenumbrüche mitten im Satz verwirren die Übersetzung oft.
• Einen Scan übersetzen, als wäre er Text. Wenn Sie den Text nicht markieren können, brauchen Sie ein Tool mit OCR oder eine saubere Textversion des Dokuments.
• Davon ausgehen, dass ein maschinell übersetztes PDF für eine offizielle Einreichung ausreicht. Handelt es sich bei dem PDF um eine Bescheinigung, ein Diplom, ein Gerichtsdokument oder etwas für ein Visum, legt die zuständige Behörde in der Regel eigene Regeln fest. Oft verlangt sie eine von Menschen angefertigte beglaubigte Übersetzung oder eine Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer. Fragen Sie vorher bei ihr nach. Eine maschinelle Übersetzung ist trotzdem nützlich, um das Dokument zu verstehen.
• Vertrauliche PDFs hochladen, ohne die Datenschutzbedingungen zu prüfen. Schauen Sie nach, wie lange das Tool Ihre Datei speichert und ob Ihr Text möglicherweise zum Training seiner Modelle verwendet wird.

Häufige Fragen

Kann ich ein PDF kostenlos übersetzen?

Viele Tools bieten kostenlose Übersetzungen an, meist mit Begrenzungen bei Dateigröße oder Seitenzahl. Prüfen Sie die Grenzen, bevor Sie ein langes Dokument hochladen, und achten Sie darauf, ob für die kostenlose Stufe andere Datenschutzbedingungen gelten.

Warum ist der Text in meinem übersetzten PDF winzig?

Die Übersetzung war länger als das Original und musste in dasselbe feste Feld passen, daher hat das Tool die Schriftgröße verringert. Bearbeiten Sie die DOCX-Version oder kürzen Sie die Formulierung an den engsten Stellen.

Lässt sich ein PDF ins Arabische oder Hebräische übersetzen und das Layout behalten?

Zielsprachen mit Schreibrichtung von rechts nach links sind bei PDFs der schwierigste Fall, weil sich die Leserichtung der ganzen Seite umkehrt. Eine bearbeitbare DOCX-Ausgabe ist dort in der Regel die bessere Wahl; betrachten Sie die PDF-Version als Entwurf.

Bleiben Bilder und Logos im übersetzten PDF erhalten?

Ein Übersetzer, der das Layout berücksichtigt, ersetzt nur den Text. Bilder, Logos und Grafiken bleiben daher, wie sie waren. Text, der Teil eines Bildes ist, bleibt unübersetzt, es sei denn, das Tool liest auch Bilder.

Zusammenfassung

Übersetzen Sie nach Möglichkeit die originale Word- oder PowerPoint-Datei. Wenn Sie nur das PDF haben, prüfen Sie, ob es markierbaren Text enthält. Nutzen Sie einen Übersetzer, der das PDF an Ort und Stelle neu aufbaut und Ihnen ein DOCX liefert, und investieren Sie dann ein paar Minuten in die engen Stellen. Weitere Möglichkeiten, andere Dateitypen zu übersetzen, finden Sie unter So übersetzen Sie ein Dokument.

Ziehen Sie Ihr PDF in DropTranslate, um es in Ihrer Sprache zurückzubekommen – mit einem so weit wie möglich erhaltenen Layout.