Dokument übersetzen: Alle Möglichkeiten im Vergleich

Um ein ganzes Dokument zu übersetzen, haben Sie vier realistische Möglichkeiten: die integrierte Übersetzungsfunktion von Microsoft Word, einen Browser-Übersetzungsdienst mit Datei-Upload, einen KI-Dokumentenübersetzer, der die Datei im selben Format ausgibt, oder einen menschlichen Übersetzer. Welche Option die richtige ist, hängt weniger von der Sprache als von drei Fragen ab: In welchem Format liegt die Datei vor, spielt das Layout eine Rolle und wer wird das Ergebnis lesen?

Dieser Ratgeber stellt jede Option mit ihren Stärken und Schwächen vor und hilft Ihnen, schnell die passende auszuwählen.

Zuerst: Drei Fragen zu Ihrer Datei

Bevor Sie ein Tool wählen, hilft es zu wissen:

1. In welchem Format liegt die Datei vor? Eine Word-Datei (DOCX), ein PDF, eine Tabelle (XLSX), Folien (PPTX), Untertitel (SRT) oder ein Scan bzw. Foto. Bearbeitbare Office-Dateien lassen sich am zuverlässigsten übersetzen. Scans sind am schwierigsten, weil der Text zunächst aus einem Bild ausgelesen werden muss.
2. Spielt das Layout eine Rolle? Wenn Sie den Inhalt nur verstehen möchten, genügt es, Text zu kopieren und einzufügen. Wenn Sie die übersetzte Datei versenden, drucken oder präsentieren möchten, sollen Tabellen, Überschriften und Bilder an ihren ursprünglichen Positionen bleiben.
3. Wer wird das Dokument lesen, und zu welchem Zweck? Einen Brief für sich selbst zu lesen ist etwas ganz anderes, als ein Dokument bei einer Visastelle, einem Gericht oder einer Universität einzureichen. Viele Behörden akzeptieren nur Übersetzungen, die von einem qualifizierten menschlichen Übersetzer angefertigt und mitunter beglaubigt oder von einem vereidigten Übersetzer erstellt wurden. Wenn das auf Sie zutrifft, lesen Sie den Abschnitt zur menschlichen Übersetzung weiter unten, bevor Sie etwas anderes tun.

Option 1: Die Übersetzungsfunktion in Microsoft Word

Ist die Datei bereits ein Word-Dokument und haben Sie eine aktuelle Office-Version, kann Word die ganze Datei für Sie übersetzen. Laut der Support-Seite von Microsoft wählen Sie im Menüband Überprüfen > Übersetzen > Dokument übersetzen. Anschließend wählen Sie die Zielsprache aus. Word öffnet eine übersetzte Kopie in einem separaten Fenster, während das Original unverändert bleibt.

Gut zu wissen:

• Microsoft nennt als Voraussetzung ein Microsoft-365-Abonnement oder eine aktuelle Office-Version mit Dauerlizenz (auf der Seite sind Office 2021 und neuer aufgeführt), eine Internetverbindung und aktivierte „connected experiences“ (verbundene Erfahrungen) in Office. Ihr Text wird an den Online-Übersetzer von Microsoft gesendet.
• Excel und PowerPoint können markierten Text übersetzen, die Übersetzung ganzer Dateien ist aber eine Word-Funktion. In Excel übersetzen Sie Zelle für Zelle und fügen das Ergebnis anschließend wieder ein.
• Es funktioniert mit Word-Dateien. Ein PDF müssten Sie zuerst in Word konvertieren, wodurch das Layout schon vor der Übersetzung durcheinandergeraten kann.

Geeignet für: Word-Dokumente, wenn Sie ohnehin für Microsoft 365 bezahlen.

Option 2: Ein Browser-Übersetzer mit Dokument-Upload

Einige allgemein einsetzbare Übersetzungsdienste verarbeiten ganze Dateien. Google Translate ist das bekannteste Beispiel. Laut der Hilfeseite können Sie Dateien im Format .docx, .pdf, .pptx und .xlsx mit bis zu 10 MB hochladen, bei PDFs sind es höchstens 300 Seiten. Sie klicken auf Dokumente, wählen die Sprachen, laden die Datei hoch und laden die Übersetzung herunter.

Die Einschränkungen sollten Sie vor dem Start lesen. Google gibt an, dass die Dokumentübersetzung auf kleineren Bildschirmen und auf Mobilgeräten nicht verfügbar ist und dass Text in Bildern und auf gescannten PDF-Seiten nicht übersetzt wird. Er bleibt im Ausgabedokument in der Originalsprache.

Geeignet für: schnelle Übersetzungen kleiner, textbasierter Dateien in einem Desktop-Browser.

Option 3: Ein KI-Dokumentenübersetzer, der das Layout beibehält

Spezielle Dokumentenübersetzer wie DropTranslate sind auf eine Aufgabe ausgerichtet: Sie laden eine Datei hoch und erhalten sie im selben Format und in der Zielsprache zurück. Eine DOCX-Datei bleibt eine DOCX-Datei, eine PPTX-Datei bleibt eine PPTX-Datei, und eine Untertiteldatei behält ihre Timecodes.

Wie das funktioniert, ist für die Qualität entscheidend. Statt Ihr Dokument in reinen Text und wieder zurück umzuwandeln, liest ein layoutbewusster Übersetzer den Text innerhalb der Dateistruktur (Absätze, Tabellenzellen, Textfelder auf Folien, Zellen in Tabellenkalkulationen) und schreibt die Übersetzung an dieselben Stellen zurück. Schriftarten, Tabellen, Bilder und Diagramme bleiben unverändert, weil nur der Text ausgetauscht wird.

Was Sie realistischerweise erwarten können:

• Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint) behalten ihr Layout am besten, weil ihr Text getrennt von ihrem Design gespeichert wird.
• PDFs sind schwieriger. Ein PDF speichert Text als einzelne, fest auf einer Seite positionierte Elemente. Deshalb steht für eine längere Übersetzung weniger Platz zur Verfügung. Gute Tools verkleinern die Schrift passend und liefern zusätzlich eine bearbeitbare DOCX-Datei. Unser Ratgeber zum Thema PDF übersetzen, ohne die Formatierung zu verlieren erklärt, warum das so ist und was Sie dagegen tun können.
• Übersetzte Texte werden oft länger. Deutsch, Französisch oder Spanisch brauchen oft mehr Platz als Englisch. Knapp bemessene Textfelder auf Folien oder Tabellenzellen müssen deshalb anschließend eventuell kurz manuell angepasst werden.
• Es bleibt eine maschinelle Übersetzung. Sie ist schnell und meist sehr gut lesbar, kann aber Kontext, Redewendungen oder Fachbegriffe übersehen. Prüfen Sie Namen, Zahlen und alles Wichtige.

Geeignet für: PDFs, Office-Dateien und Untertitel, bei denen Sie eine brauchbare, formatierte Datei zurückbekommen möchten statt einer Textwüste. Beginnen Sie mit dem PDF-Übersetzer, dem Word-Dokument-Übersetzer oder einem bestimmten Sprachpaar wie PDF von Englisch ins Spanische übersetzen.

Option 4: Ein professioneller menschlicher Übersetzer

Ein menschlicher Übersetzer ist die richtige Wahl, wenn die Übersetzung für rechtliche, medizinische oder amtliche Zwecke bestimmt ist oder wenn der Text für ein öffentliches Publikum so klingen muss, als hätte ihn ein Muttersprachler geschrieben.

Vor allem Einwanderungsbehörden, Gerichte, Universitäten und Notare verlangen oft eine beglaubigte Übersetzung, eine Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer oder eine von einem akkreditierten Übersetzer angefertigte Übersetzung, manchmal mit einer unterschriebenen Erklärung oder einem Stempel. Was akzeptiert wird, unterscheidet sich je nach Land und Behörde stark. Keine maschinelle Übersetzung, auch unsere nicht, ist eine beglaubigte Übersetzung. Wenn ein Formular oder eine Checkliste eine beglaubigte Übersetzung oder eine Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer verlangt, folgen Sie den Vorgaben der jeweiligen Behörde und beauftragen Sie einen qualifizierten Übersetzer.

Maschinelle Übersetzung kann in diesen Fällen trotzdem helfen: um ein Dokument zu verstehen, bevor Sie eine vollständige Übersetzung bezahlen, oder um eine erhaltene Übersetzung zu überprüfen.

Geeignet für: amtliche Einreichungen, Verträge, die Sie unterschreiben wollen, Krankenunterlagen, veröffentlichte Marketingtexte und Bücher.

Welche Option sollten Sie wählen?

Tipps für eine bessere Übersetzung, egal mit welchem Tool

• Beginnen Sie mit der besten Quelldatei. Die ursprüngliche DOCX-Datei lässt sich besser übersetzen als ein daraus exportiertes PDF, und eine textbasierte PDF-Datei besser als ein Scan.
• Legen Sie die Ausgangssprache fest, wenn die automatische Erkennung bei kurzen Dokumenten oder Dokumenten mit gemischten Sprachen danebenliegt.
• Prüfen Sie, was Maschinen am häufigsten falsch machen: Namen, Zahlen, Datumsangaben, Einheiten und Wörter mit mehreren Bedeutungen.
• Lassen Sie Marken- und Produktnamen unverändert. Wenn ein Tool eine Liste nicht zu übersetzender Begriffe oder ein Glossar anbietet, nutzen Sie diese Funktion.
• Lassen Sie alle Texte, die veröffentlicht werden sollen, von einem Muttersprachler überfliegen. Eine zehnminütige Durchsicht deckt die meisten holprigen Formulierungen auf.
• Denken Sie vor dem Hochladen an den Datenschutz. Lesen Sie nach, wie lange das Tool Ihre Datei aufbewahrt und ob Ihr Text möglicherweise zur Verbesserung seiner Modelle verwendet wird, besonders bei vertraulichen Dokumenten.

Häufige Fragen

Kann ich ein ganzes Dokument auf einmal übersetzen, statt Text zu kopieren und einzufügen?

Ja. Die Funktion „Dokument übersetzen“ in Word, der Dokument-Upload bei Browser-Übersetzungsdiensten und KI-Dokumentenübersetzer verarbeiten jeweils die gesamte Datei. Kopieren und Einfügen lohnt sich nur für einen Absatz oder zwei.

Behält das übersetzte Dokument seine Formatierung?

Das hängt vom Format und vom Tool ab. Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien behalten ihr Layout mit einem layoutbewussten Tool meist gut. Bei PDFs kann das Layout nur so gut wie möglich erhalten werden, weil längerer Text in feste Felder passen muss. Bei Scans muss der Text zuerst erkannt werden.

Ist ein maschinell übersetztes Dokument rechtlich gültig?

In der Regel erkennt keine Behörde eine maschinelle Übersetzung als amtliche oder beglaubigte Übersetzung an. Geht das Dokument an eine Einwanderungsbehörde, ein Gericht oder eine Universität, prüfen Sie deren Anforderungen. Oft wird eine beglaubigte Übersetzung oder eine Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer verlangt.

Kann ich ein gescanntes Dokument übersetzen?

Nur, wenn das Tool Text aus Bildern lesen kann (OCR). Die Hilfeseite von Google weist darauf hin, dass Text auf gescannten PDF-Seiten von der Dokumentübersetzung nicht erfasst wird. Prüfen Sie die unterstützten Formate des Tools, bevor Sie einen Scan hochladen.

Die Kurzfassung

Zum schnellen Verstehen reicht jeder maschinelle Übersetzer. Für eine übersetzte Datei, die Sie tatsächlich weiterverwenden können, mit intakten Tabellen, Folien und Formatierungen, nutzen Sie einen layoutbewussten Dokumentenübersetzer und prüfen Sie die wichtigen Details. Für alles Offizielle wenden Sie sich an einen qualifizierten menschlichen Übersetzer.

Möchten Sie es ausprobieren? Laden Sie Ihr Dokument bei DropTranslate hoch und erhalten Sie es im selben Format zurück.