PowerPoint-Präsentation übersetzen, ohne dass Text überläuft

Am schnellsten übersetzen Sie eine PowerPoint-Präsentation, indem Sie die gesamte PPTX-Datei mit einem Tool übersetzen, das den Text auf jeder Folie an Ort und Stelle ersetzt und Ihnen wieder eine PPTX-Datei liefert. Ihre Vorlage, Farben, Bilder und Animationen bleiben, wo sie waren. Fast immer müssen Sie danach nur eines tun: kurz durchgehen und Text korrigieren, der länger geworden ist und nicht mehr in sein Textfeld passt.

Dieser Leitfaden behandelt Ihre Möglichkeiten, erklärt, warum übersetzte Folien überlaufen, zeigt, wie Sie die Präsentation vorbereiten, damit das Ergebnis sauberer wird, und wie Sie es vor dem Vortrag schnell prüfen.

Ihre Möglichkeiten, eine Präsentation zu übersetzen

1. In PowerPoint übersetzen, Stück für Stück

PowerPoint hat einen integrierten Bereich zum Übersetzen. Laut der Hilfeseite von Microsoft markieren Sie den Text, den Sie übersetzen möchten, wählen Überprüfen > Übersetzen, legen eine Sprache fest und klicken auf Einfügen, um den markierten Text zu ersetzen. Dafür brauchen Sie ein Microsoft-365-Abonnement oder Office 2021, eine Internetverbindung und aktivierte verbundene Office-Erfahrungen.

Für eine oder zwei Folien funktioniert das gut. Bei einer Präsentation mit 30 Folien sind es Hunderte von Auswahlvorgängen, und dabei wird leicht ein Textfeld, eine Tabellenzelle oder die Sprechernotizen übersehen.

2. Text in einen Übersetzer kopieren und wieder einfügen

Das ist die langsamste Variante und diejenige, bei der am ehesten etwas schiefgeht. Fett- und Kursivschrift innerhalb von Sätzen gehen verloren, Aufzählungen geraten durcheinander, und man fügt leicht in das falsche Feld ein. Verzichten Sie darauf, sobald es um mehr als ein paar Folien geht.

3. Die gesamte PPTX-Datei übersetzen

Ein Dokumentenübersetzer öffnet die Präsentation, übersetzt den Text auf allen Folien und schreibt ihn in dieselben Textfelder zurück. Sie erhalten eine PPTX-Datei in der Zielsprache mit denselben Folienmastern, Schriften, Bildern und Diagrammen. So funktioniert der PowerPoint-Übersetzer von DropTranslate: Datei ablegen, Sprache wählen und die übersetzte PPTX-Datei herunterladen.

Warum übersetzter Text über die Folien hinausläuft

Folien sind auf die Länge des Originaltexts ausgelegt. Eine Übersetzung ist selten gleich lang:

• Viele Sprachen sind länger als Englisch. Übersetzungen englischer Texte ins Deutsche, Französische, Spanische, Portugiesische, Polnische und Russische brauchen oft deutlich mehr Platz. Kurze Beschriftungen und Überschriften nehmen relativ am stärksten zu.
• Manche Sprachen sind in Zeichen kürzer, etwa Chinesisch, Japanisch und Koreanisch, brauchen aber unter Umständen eine größere Schrift, um lesbar zu bleiben.
• Einzeilige Felder sind am empfindlichsten: Titel, Schaltflächen, Diagrammbeschriftungen, Tabellenüberschriften und Text über Bildern.

Was mit dem überschüssigen Text passiert, bestimmt PowerPoint anhand der Einstellung für die automatische Anpassung (AutoFit) des jeweiligen Textfelds:

• Text bei Überlauf verkleinern macht die Schrift kleiner, bis der Text passt. Bei ein paar zusätzlichen Wörtern gut lesbar, bei viel Text winzig.
• Form an Text anpassen vergrößert das Feld, wodurch es in andere Elemente hineinragen kann.
• Nicht automatisch anpassen lässt den Text über das Feld hinauslaufen.

Sie finden diese Optionen unter Form formatieren > Textoptionen > Textfeld. Ein Übersetzer ersetzt zwar den Text, gestaltet Ihre Folien aber nicht neu. Deshalb entscheiden diese Einstellungen darüber, wie die übersetzte Präsentation aussieht.

Vor dem Übersetzen: die Präsentation vorbereiten

Zehn Minuten Vorbereitung sparen mehr Zeit, als Sie später für Korrekturen aufwenden.

1. Verwenden Sie echten Text, keine Bilder von Text. Text, der Teil eines Bildes ist (Screenshot, Logo, exportiertes Diagramm), lässt sich nicht als Text übersetzen. Wenn Sie die bearbeitbare Version haben, setzen Sie sie stattdessen in die Folie ein.
2. Lassen Sie den Textfeldern etwas Luft. Wo es geht, lassen Sie in Titeln und Beschriftungen etwa ein Drittel zusätzlichen Platz, oder stellen Sie knappe Felder auf Text bei Überlauf verkleinern um.
3. Prüfen Sie Diagramme und Grafiken. Beschriftungen in Diagrammen, SmartArt und eingebetteten Objekten werden getrennt vom Folientext gespeichert. Planen Sie ein, sie nach dem Übersetzen zu kontrollieren; manche Tools lassen sie in der Ausgangssprache.
4. Markieren Sie, was sich nicht ändern darf. Produktnamen, Markenbegriffe und Code sollten unverändert bleiben. Erstellen Sie eine kurze Liste, damit Sie sie danach abgleichen können.
5. Entscheiden Sie, was mit den Sprechernotizen passiert. Wenn Sie anhand der Notizen vortragen, sollten diese ebenfalls übersetzt werden. Prüfen Sie, ob Ihr Tool sie einschließt.
6. Entfernen Sie ausgeblendete und ungenutzte Folien, die Sie nicht zeigen werden. Sie kosten Übersetzungszeit und müssen trotzdem geprüft werden.

Nach dem Übersetzen: ein Fünf-Minuten-Check

Öffnen Sie die übersetzte PPTX-Datei und wechseln Sie in die Ansicht Foliensortierung (Ansicht > Foliensortierung). Überlauf fällt in dieser Größe leicht auf. Danach prüfen Sie Folgendes:

• Titel und Überschriften: Kürzen Sie Formulierungen, die in eine zusätzliche Zeile gerutscht sind, oder verkleinern Sie die Schrift auf allen Folien einheitlich.
• Tabellen: Achten Sie auf schmale Spalten, in denen lange Wörter jetzt mitten im Wort umbrechen.
• Diagramme und Grafiken: Suchen Sie nach Beschriftungen, die noch in der Ausgangssprache stehen.
• Namen, Zahlen und Datumsangaben: Produktnamen und Zahlen sollten unverändert sein; Datums- und Zahlenformate müssen für das Publikum unter Umständen angepasst werden (zum Beispiel 1,000.5 gegenüber 1.000,5).
• Sprechernotizen: Öffnen Sie bei einigen Folien den Notizenbereich.
• Sprachen mit Schreibrichtung von rechts nach links (Arabisch, Hebräisch, Persisch, Urdu): Prüfen Sie die Leserichtung der Aufzählungen und die Ausrichtung der Textfelder und spiegeln Sie das Layout dort, wo es darauf ankommt.

Wenn eine Folie Ihnen immer wieder Probleme macht, ist es meist schneller, den übersetzten Satz zu kürzen, als die Folie neu zu gestalten. Ein Muttersprachler kann oft eine kürzere Formulierung vorschlagen, die dasselbe sagt.

Ein Wort zur Qualität

Präsentationstexte sind kurz und bestehen oft aus Satzfragmenten („Ergebnisse Q3“, „Nächste Schritte“). Das gibt jedem Übersetzer, ob Mensch oder Maschine, wenig Kontext. Lesen Sie die Präsentation einmal in der Zielsprache durch, am besten gemeinsam mit jemandem, der die Sprache spricht, bevor Sie vor wichtigem Publikum vortragen. Unser Leitfaden Ist maschinelle Übersetzung gut genug? zeigt kurze Prüfungen, die Sie selbst durchführen können.

Wenn die Folien vertrauliche Zahlen enthalten, prüfen Sie zuerst die Datenschutzbestimmungen des Tools: wie lange es Ihre Datei speichert und ob hochgeladener Text zum Training von KI-Modellen verwendet werden kann.

Häufig gestellte Fragen

Behält die übersetzte PowerPoint-Präsentation meine Vorlage und Animationen?

Wenn das Tool die PPTX-Datei an Ort und Stelle übersetzt, ja: Es tauscht nur den Text aus, daher bleiben Folienmaster, Layouts, Bilder, Übergänge und Animationen unverändert. Bei Ansätzen mit Kopieren und Einfügen geht die Formatierung meist kaputt.

Kann ich eine PowerPoint-Präsentation auf derselben Folie in zwei Sprachen übersetzen?

Mit den meisten Tools nicht automatisch. Üblich ist, eine Kopie der Datei zu übersetzen und den Text dann auf den Folien zusammenzuführen, die zweisprachig sein sollen, oder das Original in den Sprechernotizen zu behalten.

Warum stehen manche Wörter auf meinen Folien noch in der Ausgangssprache?

Sie befinden sich wahrscheinlich in einem Bild, einem Diagramm, SmartArt oder einem eingebetteten Objekt statt in einem normalen Textfeld. Bearbeiten Sie diese Elemente von Hand oder ersetzen Sie das Bild durch echten Text und übersetzen Sie erneut.

Kann ich stattdessen einen PDF-Export meiner Folien übersetzen?

Das geht, aber ein sauberes Ergebnis ist schwieriger zu erreichen. Die ursprüngliche PPTX-Datei zu übersetzen ist fast immer besser. Wenn Sie nur die PDF-Datei haben, lesen Sie PDF übersetzen, ohne die Formatierung zu verlieren.

Zusammenfassung

Übersetzen Sie die PPTX-Datei selbst, nicht kopierten Text. Bereiten Sie die Präsentation so vor, dass der Text Platz hat und in echten Textfeldern steht, und nehmen Sie sich anschließend fünf Minuten Zeit für die Foliensortierung, um die Folien zu korrigieren, auf denen die Übersetzung länger geworden ist. Für Word-Dateien finden Sie dasselbe Vorgehen in So übersetzen Sie ein Word-Dokument.

Legen Sie Ihre Präsentation in DropTranslate ab, um sie als PPTX-Datei in Ihrer Sprache zurückzubekommen, wobei das Design erhalten bleibt.