Word 문서 번역 방법: 서식을 그대로 유지하는 법

Word 문서를 번역하면서 서식을 유지하려면, 텍스트를 별도로 복사하지 말고 DOCX 파일 자체를 번역해야 합니다. 사용 중인 Office 버전에서 지원한다면 Word의 문서 번역 기능(Translate Document)을 이용하거나, 번역된 DOCX를 제공하는 온라인 문서 번역기를 사용하면 됩니다. 두 방법 모두 복사해서 붙여넣는 것보다 제목, 표, 이미지의 위치를 훨씬 잘 유지합니다. 어느 쪽이든 마지막에 몇 분을 들여 길어진 텍스트가 기존 공간에 들어가지 않는 부분을 확인하는 것이 좋습니다.

Word 파일은 좋은 품질로 번역하기 가장 쉬운 문서 형식입니다. 이 가이드에서는 그 이유와 두 가지 번역 방법을 차례로 설명하고, 번역된 파일을 다른 사람에게 보내기 전에 확인할 항목을 정리합니다.

Word 파일이 PDF보다 번역이 잘 되는 이유

Word 문서는 텍스트를 스타일이 적용되고 흐름에 따라 배치되는 단락으로 저장합니다. 각 요소에는 “제목 2”, “굵게 표시된 셀”, “번호 매기기 목록” 같은 정보가 연결되어 있습니다. 번역된 문장이 원문보다 길어지면 단락이 늘어나고 페이지 레이아웃이 자동으로 다시 잡힙니다. 텍스트를 더 입력할 때와 같은 방식입니다.

PDF와는 이 점이 크게 다릅니다. PDF에서는 모든 줄이 고정된 상자 안에 놓입니다(서식을 잃지 않고 PDF를 번역하는 방법 참고). DOCX라면 좋은 번역기는 단어만 바꾸고 스타일은 그대로 두면 됩니다.

PDF와 원본 Word 파일이 모두 있다면 항상 Word 파일을 번역해야 하며, 그 뒤에 새 PDF로 내보내야 합니다.

방법 1: Word 내장 문서 번역 기능

비교적 최근 버전의 Word에서는 문서 전체를 번역할 수 있습니다. Microsoft 지원 페이지에 따르면 Word에서 Review > Translate > Translate Document(검토 탭의 문서 번역 기능)로 이동해 언어를 선택한 다음 Translate(번역)를 선택합니다. 그러면 Word가 번역된 사본을 새 창에서 열며, 원본은 변경되지 않습니다.

Microsoft는 몇 가지 조건을 제시합니다.

• Microsoft 365 구독자와 Office 2021 사용자가 이용할 수 있습니다(해당 페이지에 명시된 Mac 버전 포함).
• 텍스트가 Microsoft의 번역 서비스로 전송되므로 인터넷에 연결되어 있어야 하며, Office의 connected experiences(연결된 환경 기능)를 켜 둔 상태여야 합니다.

적합한 경우: 이미 Word로 작업 중이고 해당 버전을 사용하고 있어서 빠르게 번역하고 싶을 때.

알아둘 점: 한 번에 문서 한 개씩 번역하며, 결과는 다른 기계 번역과 마찬가지로 검토하는 것이 좋습니다(아래 체크리스트 참고).

방법 2: 온라인 문서 번역기

최신 Office 버전이 없거나, 여러 파일을 번역해야 하거나, 어느 브라우저에서든 작업하고 싶다면 온라인 문서 번역기로도 같은 작업을 할 수 있습니다. DOCX를 업로드하고 언어를 고른 뒤, 번역된 DOCX를 다운로드합니다.

온라인 문서 번역기를 고를 때 확인할 점입니다.

• 텍스트만이 아니라 DOCX를 돌려줍니다. 바로 편집할 수 있는 같은 형식의 파일이 필요합니다.
• 스타일과 구조를 유지합니다. 제목, 목록, 표, 머리글과 바닥글, 각주, 텍스트 상자를 포함합니다.
• 이미지, 차트, 필드를 그대로 둡니다. 문서를 처음부터 다시 만들지 않습니다.
• 개인정보 보호 정책이 명확합니다. 파일을 얼마나 오래 보관하는지, 텍스트가 모델 학습에 사용될 수 있는지를 분명히 밝힙니다.

DropTranslate의 Word 번역기도 이런 방식으로 작동합니다. DOCX 내부의 텍스트를 직접 번역하고 스타일, 표, 이미지는 그대로 유지하므로 동일한 레이아웃의 Word 파일을 돌려받을 수 있습니다. 파일을 올리고 대상 언어를 선택한 뒤 번역된 사본을 다운로드합니다.

번역 전에: 원본에서 간단히 손볼 세 가지

번역 전에 몇 분만 준비해도 도구 설정을 조정하는 것보다 더 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

1. 추적된 변경 내용을 적용하거나 취소하고 오래된 메모를 삭제합니다. 그렇지 않으면 필요 없는 텍스트까지 번역하거나, 이전 내용과 수정된 내용이 모두 번역될 수 있습니다.
2. 공백이나 탭 대신 스타일과 표 기능을 사용해 정렬합니다. 공백으로 맞춘 텍스트는 단어 길이가 바뀌는 순간 흐트러집니다.
3. 번역하면 안 되는 항목을 표시합니다. 제품명, 브랜드명, 코드, 주소는 그대로 두는 편이 나은 경우가 많습니다. 짧은 목록을 만들어 두고 나중에 확인합니다(도구에 용어집이나 “번역 제외” 옵션이 있다면 활용해도 됩니다).

번역 후에: 확인할 항목

서식이 유지되더라도 번역된 문서는 간단한 검토가 필요합니다. 다음 순서로 확인합니다.

• 열 너비가 좁은 표. 단어가 긴 언어(독일어, 핀란드어, 폴란드어)는 행이 높아지거나 표가 다음 페이지로 밀릴 수 있습니다.
• 제목, 표지, 텍스트 상자. 텍스트 상자는 일반 단락처럼 자동으로 늘어나지 않으므로 긴 번역문이 잘릴 수 있습니다.
• 목차. 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 Update Field(필드 업데이트)를 선택하면 번역된 제목과 새 페이지 번호가 반영됩니다.
• 숫자, 날짜, 통화. 수치 자체는 바뀌지 않아야 하지만, 현지 형식(1,000.50 vs 1.000,50; 일/월 vs 월/일)으로 바꾸고 싶을 수 있습니다.
• “번역 제외” 목록에 있는 이름과 용어.
• 머리글, 바닥글, 각주. 한 번 열어서 이것들도 번역되었는지 확인합니다.
• 오른쪽에서 왼쪽으로 쓰는 대상 언어(아랍어, 히브리어, 페르시아어, 우르두어). 단락과 표가 오른쪽에서 왼쪽으로 배치되는지, 문장 안에서 숫자와 라틴 문자 단어가 올바르게 표시되는지 확인합니다.

마지막으로, 고객이나 동료 또는 일반 대중에게 전달할 문서라면 대상 언어를 읽을 수 있는 사람에게 결과물을 간단히 검토해 달라고 합니다. 기계 번역은 이런 작업에서도 결과가 매우 좋은 경우가 많지만 완벽하지는 않습니다. 기계 번역은 충분히 좋을까요?에서 확인 방법을 다룹니다.

공식 문서에 관한 참고 사항

Word 파일이 증명서나 법원 문서이거나 이민 관련 기관, 대학 또는 정부 기관에 제출할 문서라면, 제출 기관에서 자격을 갖춘 번역가가 직접 번역한 인증 번역 또는 공인(선서) 번역을 요구하는 경우가 많습니다. 기계 번역도 문서를 이해하거나 초안을 준비하는 데 유용하지만, 인증 번역은 아닙니다. 인증 번역, 공인(선서) 번역, 기계 번역에서 그 차이를 설명합니다.

자주 묻는 질문

Word 문서를 무료로 번역할 수 있나요?

추가 비용 없이 이용할 수 있는 방법도 있습니다. Microsoft가 안내한 Office 버전 중 하나를 이미 사용 중이라면 Word의 문서 번역 기능이 포함되어 있습니다. 또한 많은 온라인 도구가 파일 크기 제한과 함께 일정 분량의 무료 번역을 제공합니다. 길거나 민감한 파일을 업로드하기 전에 이러한 제한과 무료 요금제의 개인정보 보호 약관을 확인해야 합니다.

번역해도 이미지와 로고가 유지되나요?

네, DOCX를 그 자리에서 번역하는 도구라면 이미지, 로고, 차트는 원래 위치에 그대로 있습니다. 이미지 자체에 포함된 텍스트(스크린샷, 스캔한 도장 등)는 파일 안의 텍스트가 아니기 때문에 원래 언어로 남습니다.

오래된 .doc 파일도 번역할 수 있나요?

먼저 Word(또는 무료 오피스 제품군)에서 열어 .docx로 저장합니다. 저희 서비스를 포함한 대부분의 번역기는 최신 DOCX 형식으로 작동합니다.

원본과 번역본을 나란히 놓은 이중 언어 버전은 어떻게 만드나요?

일부 도구는 원문과 번역문을 함께 제공하는 기능을 지원합니다. 사용 중인 도구에서 이 기능을 제공하지 않는다면 Word의 View > View Side by Side(보기 메뉴의 나란히 보기 기능)를 사용해 원본 문서와 번역된 문서를 나란히 놓을 수 있습니다.

요약

복사한 텍스트가 아니라 DOCX 자체를 번역합니다. 사용 중인 Office 버전에서 지원한다면 Word의 문서 번역 기능을 이용하거나, 같은 레이아웃의 DOCX를 돌려주는 온라인 번역기를 사용합니다. 먼저 추적된 변경 내용을 정리한 다음 표, 텍스트 상자, 목차와 “번역 제외” 용어를 확인합니다. 다른 파일 형식은 문서를 번역하는 방법을 참고하십시오.

Word 파일을 DropTranslate에 올리고 서식이 유지된 번역본을 다운로드하십시오.