문서 번역하는 방법: 4가지 방법 한눈에 비교

문서 전체를 번역하는 현실적인 방법은 네 가지입니다. Microsoft Word에 내장된 번역 기능, 파일 업로드를 지원하는 브라우저 번역기, 같은 형식으로 파일을 다시 만들어 주는 AI 문서 번역기, 그리고 사람이 직접 번역하는 방법입니다. 어떤 방법이 맞는지는 언어보다 세 가지 질문에 더 크게 좌우됩니다. 파일이 어떤 형식인지, 레이아웃이 중요한지, 결과물을 누가 읽는지입니다.

이 가이드에서는 각 방법의 장점과 한계, 그리고 빠르게 고르는 방법을 살펴봅니다.

먼저, 파일에 대한 세 가지 질문에 답하기

도구를 고르기 전에 다음을 알아 두면 도움이 됩니다.

1. 어떤 형식인가요? Word 파일(DOCX), PDF, 스프레드시트(XLSX), 슬라이드(PPTX), 자막(SRT), 또는 스캔본/사진입니다. 편집할 수 있는 Office 파일이 가장 잘 번역됩니다. 스캔본은 먼저 이미지에서 텍스트를 읽어 내야 하므로 가장 어렵습니다.
2. 레이아웃이 중요한가요? 내용을 이해하기만 하면 된다면 텍스트를 복사해 붙여 넣어도 충분합니다. 번역한 파일을 보내거나 인쇄하거나 발표해야 한다면 표, 제목, 이미지가 원래 자리에 그대로 있어야 합니다.
3. 누가, 어떤 목적으로 읽나요? 편지를 혼자 읽어 보는 것과 비자 사무소, 법원, 대학에 문서를 제출하는 것은 전혀 다릅니다. 많은 기관은 자격을 갖춘 번역사가 직접 번역한 문서만 인정하며, 경우에 따라 인증 번역이나 공인(선서) 번역을 요구합니다. 이에 해당한다면 다른 무엇보다 먼저 아래의 전문 번역사 섹션을 읽어 보십시오.

방법 1: Microsoft Word의 번역 기능

파일이 이미 Word 문서이고 최신 버전의 Office를 사용한다면, Word가 파일 전체를 번역해 줄 수 있습니다. Microsoft 지원 페이지에 따르면 Review > Translate > Translate Document(검토 > 번역 > 문서 번역)로 이동해 대상 언어를 고르면, Word가 번역된 사본을 별도의 창에서 열고 원본은 그대로 둡니다.

알아 둘 점은 다음과 같습니다.

• Microsoft에 따르면 이 기능에는 Microsoft 365 구독 또는 최신 영구 라이선스 버전의 Office(해당 페이지에는 Office 2021 이후 버전으로 나와 있습니다), 인터넷 연결, 그리고 Office의 "connected experiences"(연결된 환경)를 켜야 합니다. 텍스트는 Microsoft의 온라인 번역기로 전송됩니다.
• Excel과 PowerPoint는 선택한 텍스트를 번역할 수 있지만, 파일 전체 번역은 Word 기능입니다. Excel에서는 셀 단위로 번역한 뒤 결과를 복사해 붙여 넣습니다.
• Word 파일에서 작동합니다. PDF는 먼저 Word로 변환해야 하는데, 번역이 시작되기도 전에 레이아웃이 흐트러질 수 있습니다.

이럴 때 좋습니다: 이미 Microsoft 365를 사용 중이며 Word 문서를 번역할 때.

방법 2: 파일 업로드를 지원하는 브라우저 번역기

일부 범용 번역기는 문서 파일 전체 업로드를 지원합니다. Google Translate가 가장 잘 알려진 예입니다. 도움말 페이지에 따르면 .docx, .pdf, .pptx, .xlsx 파일을 최대 10 MB까지 업로드할 수 있고, PDF는 300페이지로 제한됩니다. Documents(문서)를 클릭하고 언어를 고른 다음 파일을 업로드하면 번역본을 다운로드할 수 있습니다.

시작하기 전에 제한 사항을 읽어 볼 만합니다. Google은 문서 번역이 작은 화면이나 모바일에서는 지원되지 않으며, 이미지 속 텍스트와 스캔한 PDF 페이지는 번역되지 않는다고 밝힙니다. 해당 텍스트는 출력 문서에 원래 언어 그대로 남습니다.

이럴 때 좋습니다: 데스크톱 브라우저에서 텍스트 기반의 용량이 작은 파일을 빠르게 번역할 때.

방법 3: 레이아웃을 유지하는 AI 문서 번역기

DropTranslate 같은 전용 문서 번역기는 한 가지 일에 맞춰 만들어졌습니다. 파일을 올리면 대상 언어로 번역된 파일을 같은 형식으로 돌려받습니다. DOCX는 DOCX로, PPTX는 PPTX로 남고, 자막 파일은 타임코드를 그대로 유지합니다.

이 방식은 품질에 영향을 줍니다. 문서를 일반 텍스트로 바꿨다가 되돌리는 대신, 레이아웃을 인식하는 번역기는 파일 자체의 구조 안(단락, 표 셀, 슬라이드 텍스트 상자, 스프레드시트 셀)에서 텍스트를 읽고 같은 위치에 번역문을 씁니다. 바뀌는 것은 단어뿐이므로 글꼴, 표, 이미지, 차트는 건드리지 않습니다.

솔직하게 기대할 수 있는 점은 다음과 같습니다.

• Office 파일(Word, Excel, PowerPoint)은 레이아웃이 가장 잘 유지됩니다. 텍스트가 디자인과 따로 저장되기 때문입니다.
• PDF는 더 어렵습니다. PDF는 고정된 페이지에 배치된 조각들로 텍스트를 저장하므로, 번역문이 길어지면 들어갈 공간이 부족합니다. 좋은 도구는 글자 크기를 줄여 공간에 맞추고 편집할 수 있는 DOCX도 함께 제공합니다. 서식을 유지하며 PDF 번역하기에 관한 저희 가이드에서 그 이유와 대처법을 설명합니다.
• 번역하면 텍스트가 길어질 수 있습니다. 독일어, 프랑스어, 스페인어는 영어보다 공간을 더 차지하는 경우가 많아서, 공간이 빠듯한 슬라이드 텍스트 상자나 표 셀은 나중에 간단히 직접 손봐야 할 수 있습니다.
• 그래도 기계 번역입니다. 빠르고 대체로 매우 읽기 쉽지만, 문맥, 관용구, 전문 용어를 놓칠 수 있습니다. 이름, 숫자, 중요한 내용은 확인하십시오.

이럴 때 좋습니다: 텍스트 덩어리가 아니라 서식이 갖춰진 사용 가능한 파일을 돌려받고 싶은 PDF, Office 파일, 자막. PDF 번역기나 Word 문서 번역기, 또는 영어-스페인어 PDF 같은 특정 언어 조합으로 시작해 보십시오.

방법 4: 전문 번역사

번역이 법률·의료·공식 용도로 중요하게 쓰이는 경우나, 일반 독자에게 공개할 글이 원어민이 쓴 것처럼 자연스러워야 하는 경우에는 전문 번역사가 적합합니다.

특히 이민 관련 기관, 법원, 대학, 공증인은 인증 번역이나 공인(선서) 번역 또는 자격을 인정받은 번역사가 작성한 번역을 요구하는 경우가 많으며, 서명된 확인서나 도장이 필요하기도 합니다. 무엇이 인정되는지는 나라와 기관마다 크게 다릅니다. 저희를 포함해 어떤 기계 번역도 인증 번역이 아닙니다. 양식이나 체크리스트가 인증 번역 또는 공인(선서) 번역을 요구한다면, 해당 기관의 안내를 따르고 자격을 갖춘 번역사를 이용하십시오.

이런 경우에도 기계 번역은 도움이 될 수 있습니다. 전체 번역에 비용을 쓰기 전에 문서를 이해하거나, 받은 번역문을 확인하는 데 쓸 수 있습니다.

이럴 때 좋습니다: 공식 제출 서류, 곧 서명할 계약서, 의료 기록, 출판용 마케팅 자료와 도서.

어떤 방법을 쓰면 좋을까요?

어떤 도구를 쓰든 번역 품질을 높이는 팁

• 가장 좋은 원본 파일에서 시작하십시오. 원본 DOCX는 이를 내보내 만든 PDF보다 번역이 잘되며, 텍스트 PDF는 스캔본보다 번역이 잘됩니다.
• 짧거나 여러 언어가 섞인 문서에서 자동 감지가 틀린다면 원본 언어를 직접 지정하십시오.
• 기계가 가장 자주 틀리는 부분을 확인하십시오. 이름, 숫자, 날짜, 단위, 여러 뜻을 가진 단어입니다.
• 브랜드명과 제품명은 그대로 두십시오. 도구에 “번역하지 않을 단어” 목록이나 용어집 기능이 있다면 활용하십시오.
• 공개용 문서는 원어민에게 훑어봐 달라고 부탁하십시오. 10분 정도의 검토로 어색한 표현 대부분을 잡아낼 수 있습니다.
• 업로드하기 전에 개인정보 보호를 생각하십시오. 도구가 파일을 얼마나 오래 보관하는지, 텍스트가 모델 개선에 쓰일 수 있는지 확인하십시오. 기밀 문서라면 특히 중요합니다.

자주 묻는 질문

복사해 붙여 넣는 대신 문서 전체를 한 번에 번역할 수 있나요?

네, 가능합니다. Word의 문서 번역(Translate Document) 기능, 브라우저 번역기의 문서 업로드, AI 문서 번역기는 모두 파일 전체를 처리합니다. 복사해 붙여 넣기는 한두 단락일 때만 할 만합니다.

번역한 문서에서 서식이 유지되나요?

형식과 도구에 따라 다릅니다. Word, Excel, PowerPoint 파일은 레이아웃을 인식하는 도구를 쓰면 대체로 레이아웃이 잘 유지됩니다. PDF는 구조상 서식을 완벽하게 유지하기 어렵습니다. 더 길어진 텍스트를 고정된 상자 안에 맞춰야 하기 때문입니다. 스캔본은 먼저 텍스트를 인식해야 합니다.

기계 번역한 문서는 법적으로 유효한가요?

일반적으로 어떤 기관도 기계 번역을 공식 번역이나 인증 번역으로 취급하지 않습니다. 문서를 이민 관련 기관, 법원, 대학에 제출한다면 해당 기관의 요건을 확인하십시오. 인증 번역이나 공인(선서) 번역사가 작성한 번역을 요구하는 경우가 많습니다.

스캔한 문서도 번역할 수 있나요?

도구가 이미지에서 텍스트를 읽을 수 있을 때(OCR)만 가능합니다. Google 도움말 페이지에는 문서 기능이 스캔한 PDF 페이지의 텍스트를 번역하지 않는다고 나와 있습니다. 스캔본을 업로드하기 전에 도구가 지원하는 형식을 확인하십시오.

간단히 정리하면

빠르게 내용을 이해하려면 어떤 기계 번역기든 충분합니다. 표, 슬라이드, 서식이 그대로 살아 있는 번역 파일이 필요하다면 레이아웃을 인식하는 문서 번역기를 쓰고 중요한 세부 사항을 확인하십시오. 공식적인 용도라면 자격을 갖춘 사람 번역가를 찾으십시오.

시작할 준비가 되셨나요? DropTranslate에 문서를 올리고 같은 형식으로 받아 보십시오.