Dokumente für Visa- und Einwanderungsanträge übersetzen: Das sollten Sie zuerst wissen

Die meisten Einwanderungsbehörden verlangen eine Übersetzung aller Dokumente, die nicht in ihrer Sprache vorliegen. Die meisten erwarten außerdem, dass diese Übersetzung von einem menschlichen Übersetzer stammt, der mit seiner Unterschrift bestätigt, dass sie korrekt ist (eine „beglaubigte Übersetzung“), oder in manchen Ländern von einem vereidigten Übersetzer. Eine maschinelle Übersetzung allein, von welchem Tool auch immer, auch von unserem, wird für den Antrag selbst in der Regel nicht akzeptiert.

Das macht die maschinelle Übersetzung hier nicht nutzlos. Sie hilft, Ihre eigenen Dokumente schnell zu verstehen, in einer anderen Sprache verfasste Anforderungen zu lesen und die beglaubigte Übersetzung zu prüfen, für die Sie bezahlt haben. Dieser Leitfaden zeigt, was Sie zuerst klären sollten, welche Dokumente meist betroffen sind und wo welche Art von Übersetzung passt.

Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Einwanderungsberatung. Die Anforderungen ändern sich und unterscheiden sich je nach Land, Visumart und sogar je nach der Stelle, die Ihren Fall bearbeitet. Befolgen Sie immer die offiziellen Anweisungen für Ihren Antrag.

Was zwei Regierungen konkret vorgeben

Die Regeln unterscheiden sich, aber zwei offizielle Beispiele zeigen das typische Muster:

• Vereinigte Staaten (USCIS). Die Bundesvorschrift für Anträge bei den U.S. Citizenship and Immigration Services besagt, dass jedem Dokument in einer Fremdsprache eine vollständige englische Übersetzung beiliegen muss, die der Übersetzer als vollständig und korrekt bestätigt hat. Dazu gehört die Bestätigung des Übersetzers, dass er zur Übersetzung befähigt ist, und zwar aus dieser Sprache ins Englische (8 CFR 103.2(b)(3)).
• Vereinigtes Königreich (GOV.UK). Der Leitfaden der Regierung zur Antragstellung für die Einreise ins Vereinigte Königreich besagt, dass Sie bei der Zusammenstellung Ihrer Nachweise beglaubigte Übersetzungen aller Dokumente vorlegen müssen, die nicht auf Englisch oder Walisisch vorliegen. Die gesonderte Anleitung zur Beglaubigung einer Übersetzung sieht vor, dass der Übersetzer auf der Übersetzung schriftlich bestätigen sollte, dass es sich um eine „true and accurate translation of the original document“ („getreue und korrekte Übersetzung des Originaldokuments“) handelt. Außerdem sollte er das Datum sowie seinen vollständigen Namen und seine Kontaktdaten angeben.

Andere Länder können strenger sein. Viele Länder in Kontinentaleuropa und Lateinamerika verlangen einen vereidigten Übersetzer, der bei einem Gericht oder Ministerium eingetragen ist, manchmal aus demselben Land, und manche verlangen zusätzlich eine notarielle Beglaubigung oder eine Apostille. Unser Leitfaden zu beglaubigter, vereidigter und maschineller Übersetzung erklärt den Unterschied zwischen diesen Begriffen.

Schritt 1: Die genauen Vorgaben für Ihren Antrag finden

Bevor Sie jemanden bezahlen, suchen Sie die offizielle Checkliste der erforderlichen Unterlagen für Ihr konkretes Visum oder Ihre konkrete Aufenthaltsgenehmigung. Achten Sie auf:

• Welche Dokumente übersetzt werden müssen (manchmal nicht alle).
• In welche Sprache die Übersetzung erfolgen muss. Manche Konsulate akzeptieren neben der Landessprache auch Englisch, andere nicht.
• Welche Art von Übersetzung: „beglaubigt“, „vereidigt“, „offiziell“, „von einem qualifizierten Übersetzer“, „notariell beglaubigt“ oder ein bestimmtes Format für die Erklärung des Übersetzers.
• Ob der Übersetzer in einem bestimmten Land ansässig oder registriert sein muss.
• Ob Sie das Original, eine beglaubigte Kopie oder einen Scan des Ausgangsdokuments zusätzlich zur Übersetzung benötigen.

Wenn die Anweisungen unklar sind, fragen Sie direkt bei der Botschaft, dem Konsulat oder der Einwanderungsbehörde nach, wenn möglich schriftlich. Sie entscheiden, was sie akzeptieren.

Dokumente, die häufig übersetzt werden müssen

Je nach Antrag kommen meist diese Dokumente infrage:

• Geburts-, Heirats-, Scheidungs- und Sterbeurkunden
• Reisepässe und nationale Personalausweise (Seiten, die nicht bereits in der erforderlichen Sprache vorliegen)
• Polizeiliche Führungszeugnisse oder Strafregisterauszüge
• Abschlusszeugnisse, Notenübersichten und Berufsqualifikationen
• Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen, Steuerunterlagen und Arbeitgeberschreiben
• Unterstützungsschreiben, Mietverträge und Wohnsitznachweise
• Gerichtsbeschlüsse sowie Sorgerechts- und Adoptionsunterlagen

Sammeln Sie alle Dokumente, bevor Sie sich an einen Übersetzer wenden. Ein vollständiges Paket geht schneller und ist oft günstiger, als Dokumente einzeln übersetzen zu lassen.

Wo maschinelle Übersetzung wirklich hilft

Nutzen Sie eine maschinelle Übersetzung für die Teile des Verfahrens, in denen Sie selbst den Text lesen:

• Ihre eigenen Dokumente verstehen. Alte Urkunden, ausländische Kontoauszüge oder ein Führungszeugnis in einer Sprache, die Sie nicht lesen: Eine schnelle Übersetzung zeigt Ihnen, was darin steht und ob es die richtigen Dokumente sind.
• Die Anforderungen lesen. Wenn die Anweisungen oder Formulare des Konsulats nur in der Landessprache vorliegen, hilft eine Übersetzung bei der Vorbereitung. Wenn etwas unklar ist, fragen Sie trotzdem beim Konsulat nach.
• Die erhaltene beglaubigte Übersetzung prüfen. Vergleichen Sie Namen, Geburtsdaten, Dokumentnummern und Orte mit dem Original. Ein falsch geschriebener Name oder eine falsche Ziffer fällt so leicht auf und lässt sich vor dem Einreichen viel einfacher korrigieren als danach.
• Dem Übersetzer die Arbeit erleichtern. Eine Liste mit den exakten Schreibweisen von Namen (wie in Ihrem Reisepass), Orten und Institutionen hilft dem Übersetzer, sie von Anfang an richtig wiederzugeben.

DropTranslate behält das Layout des Originaldokuments bei, sodass sich eine übersetzte Urkunde oder Erklärung leicht Zeile für Zeile mit dem Original vergleichen lässt. Die mit DropTranslate erstellte Übersetzung ist keine beglaubigte, vereidigte oder offizielle Übersetzung, und wir stellen sie nie als solche dar.

Praktische Tipps, die Zeit und Geld sparen

• Namen in allen Dokumenten identisch halten. Bei der Transliteration von Namen aus kyrillischen, arabischen, chinesischen und anderen Schriftsystemen kann die Schreibweise variieren. Bitten Sie den Übersetzer, die Schreibweise aus Ihrem Reisepass zu verwenden.
• Zeit einplanen. Für beglaubigte und vereidigte Übersetzungen können mehrere Werktage nötig sein, für Apostillen oder notarielle Beglaubigungen mehr. Berücksichtigen Sie das in Ihrem Zeitplan.
• Das ganze Dokument übersetzen, wenn die Regeln „vollständig“ verlangen. Stempel, handschriftliche Vermerke und Rückseiten zählen oft dazu.
• Kopien aufbewahren. Bewahren Sie für künftige Anträge Kopien jeder Übersetzung und der Erklärung des Übersetzers auf.
• Prüfen, ob ein Dokument zuerst eine Apostille oder Legalisation braucht. Das ist ein eigener Schritt für das Originaldokument, und die Übersetzung muss manchmal auch die Apostille enthalten.

Datenschutz: Überlegen Sie, bevor Sie hochladen

Visa-Dokumente enthalten genau die Daten, die Identitätsdiebe wollen: Passnummern, Geburtsdaten, Adressen und Bankdaten. Prüfen Sie, bevor Sie sie bei einem Online-Übersetzer hochladen, wie lange er Ihre Datei speichert und ob hochgeladene Texte zum Training von KI-Modellen genutzt werden können. Auf unserer Datenschutzseite steht klar, wie DropTranslate mit Dateien umgeht, und Ist es sicher, Dokumente bei einem Online-Übersetzer hochzuladen? enthält eine Checkliste für jedes Tool.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich meine Dokumente für ein Visum selbst übersetzen?

Manchmal, aber oft nicht. Manche Behörden akzeptieren keine Übersetzungen durch den Antragsteller oder ein Familienmitglied, selbst wenn sie korrekt sind. Prüfen Sie die Anweisungen für Ihren Antrag.

Wird eine mit einem Online-Übersetzer erstellte Übersetzung für ein Visum akzeptiert?

Allein in der Regel nicht. Behörden verlangen meist entweder die unterschriebene Richtigkeitserklärung eines Übersetzers oder eine Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer. Nutzen Sie maschinelle Übersetzung, um Dokumente zu verstehen und zu prüfen, nicht als die Übersetzung, die Sie einreichen.

Braucht meine Geburtsurkunde neben der Übersetzung auch eine Apostille?

Das hängt vom Ausstellungsland, dem Land, in dem die Urkunde vorgelegt wird, und vom Antrag ab. Das sind getrennte Anforderungen; prüfen Sie beide auf der offiziellen Checkliste.

Wer achtet auf die Erklärung des Übersetzers?

Die Person, die Ihren Antrag prüft. Eine fehlende oder unvollständige Erklärung kann eine Aufforderung zu weiteren Nachweisen oder eine Verzögerung bedeuten. Achten Sie deshalb darauf, dass sie alles enthält, was die Anweisungen verlangen.

Zusammenfassung

Ermitteln Sie die genauen Vorgaben, lassen Sie alle verlangten Dokumente von einem Übersetzer übersetzen, der die dort genannten Anforderungen erfüllt, und achten Sie in allen Dokumenten auf einheitliche Namensschreibweisen. Nutzen Sie maschinelle Übersetzung, um zu verstehen, vorzubereiten und zu prüfen. Dort spart sie wirklich Zeit. Um zu entscheiden, welche Art von Übersetzung Sie brauchen, lesen Sie beglaubigte, vereidigte oder maschinelle Übersetzung.

Ziehen Sie ein Dokument in DropTranslate, um zu verstehen, was darin steht, bevor Sie es zur beglaubigten Übersetzung schicken.