Sind Online-Übersetzer sicher? Das sollten Sie vor dem Upload prüfen

Das Hochladen eines Dokuments bei einem Online-Übersetzer ist für alltägliche Dateien meist ausreichend sicher, sofern Sie drei Dinge wissen: wie lange der Dienst Ihre Datei aufbewahrt, wer den Text sonst noch verarbeitet (in der Regel ein Anbieter von KI-Modellen) und ob dieser Text zum Training von KI-Modellen verwendet werden kann. Bei vertraulichen Dokumenten (Verträge, die durch ein NDA geschützt sind, Gesundheitsunterlagen, Kundendaten, unveröffentlichte Finanzzahlen) entscheiden diese Antworten darüber, ob ein Tool überhaupt infrage kommt. Manchmal lautet die Antwort „nicht im kostenlosen Tarif“.

Dieser Ratgeber erklärt, was mit einem hochgeladenen Dokument passiert, enthält eine Checkliste für jedes Übersetzungstool und sagt Ihnen klar, wie DropTranslate Dateien heute handhabt.

Was passiert, wenn Sie ein Dokument hochladen

Bei fast jedem Online-Dokumentenübersetzer läuft der Vorgang so ab:

1. Upload. Ihre Datei wird an die Server des Dienstes übertragen, normalerweise über eine verschlüsselte Verbindung (achten Sie auf https://).
2. Verarbeitung. Der Text wird aus der Datei extrahiert und abschnittsweise an ein Übersetzungssystem gesendet. Heute ist das meist ein großes KI-Sprachmodell, das oft von einem anderen Unternehmen betrieben wird als die Website, die Sie nutzen.
3. Neuaufbau. Der übersetzte Text wird in eine Kopie Ihrer Datei zurückgeschrieben.
4. Speicherung. Original und Übersetzung werden eine Zeit lang aufbewahrt, damit Sie das Ergebnis herunterladen können, manchmal auch deutlich länger.

Bei jedem dieser Schritte befindet sich Ihr Text außerhalb Ihres Computers. Das Risiko ist meist kein spektakulärer Hackerangriff, sondern Aufbewahrung und Weiterverwendung: Kopien, die länger gespeichert werden als erwartet, oder Text, der zur Verbesserung eines KI-Modells genutzt wird.

Die Checkliste: Diese Fragen sollten Sie bei jedem Übersetzungstool klären

Antworten finden Sie in der Datenschutzerklärung des Tools und auf der Upload-Seite. Finden Sie keine, ist auch das eine Antwort.

1. Wie lange wird meine Originaldatei aufbewahrt?

Die beste Antwort lautet: „sofort nach Abschluss der Übersetzung gelöscht“. Seien Sie vorsichtig bei vagen Formulierungen wie „so lange wie nötig aufbewahrt“.

2. Wie lange wird die übersetzte Datei aufbewahrt, und kann ich sie selbst löschen?

Das Ergebnis muss eine Weile verfügbar bleiben, damit Sie es herunterladen können. Achten Sie auf eine feste Frist und auf eine Schaltfläche zum Löschen, die die Datei sofort entfernt, nicht nur aus Ihrer Verlaufsliste.

3. Wer verarbeitet den Text?

Die meisten Tools senden Text an einen KI-Anbieter. Die Datenschutzerklärung sollte den Anbieter nennen oder zumindest sagen, dass ein Dritter den Text verarbeitet und zu welchen Bedingungen.

4. Kann mein Text zum Training von KI-Modellen verwendet werden?

Das ist die wichtigste Frage bei vertraulichem Material. Manche Anbieter versprechen, Ihre Daten weder für das Training zu verwenden noch zu speichern („Zero Data Retention“). Andere nutzen übermittelte Texte, besonders bei kostenlosen oder günstigen Tarifen, unter Umständen zur Verbesserung ihrer Modelle. Ein gutes Tool sagt in klaren Worten, was gilt, und zwar bevor Sie hochladen.

5. Wird der Dokumenttext protokolliert?

Dienste führen Protokolle (Logs), um Fehler zu beheben und die Nutzung zu messen. Idealerweise enthalten diese nur technische Angaben (Dateigröße, Sprachpaar, Laufzeiten), niemals den Text Ihres Dokuments.

6. Wo werden die Daten verarbeitet?

Wenn Sie der DSGVO unterliegen oder einen Kundenvertrag mit Vorgaben zum Datenstandort haben, prüfen Sie, in welchen Ländern der Dienst und seine Anbieter tätig sind.

7. Braucht der Dienst ein Konto, und was speichert er über mich?

Anonyme Nutzung kann bedeuten, dass weniger personenbezogene Daten gespeichert werden, aber auch, dass Sie eine Datei später nicht löschen können. Mit einem Konto und sichtbarem Verlauf sehen Sie leichter, was gespeichert ist, und können es entfernen.

Wann ein Dokument offline bleiben sollte

Auch bei guten Antworten gehören manche Dokumente ohne Erlaubnis in kein Online-Tool:

• Alles, was durch ein NDA oder eine Vertraulichkeitsvereinbarung mit einem Kunden geschützt ist
• Gesundheitsunterlagen und andere sensible personenbezogene Daten über andere Personen
• Akten zu Rechtsfällen, es sei denn, Ihre Kanzlei hat das Tool freigegeben
• Geschäftsgeheimnisse, unveröffentlichte Finanzergebnisse oder Fusionsunterlagen
• Passwörter, Schlüssel oder andere Zugangsdaten (entfernen Sie diese, bevor Sie irgendetwas übersetzen)

Fragen Sie in diesen Fällen Ihr Unternehmen oder Ihren Kunden, welche Tools zugelassen sind. Nutzen Sie ein Offline-Übersetzungstool oder eine Übersetzungslösung für Unternehmen mit einem Vertrag, der den Umgang mit Daten regelt, oder entfernen Sie die sensiblen Teile vor der Übersetzung. Nicht benötigte Namen und Zahlen zu schwärzen, reicht oft aus, um sich schnell einen Überblick über ein Dokument zu verschaffen.

So geht DropTranslate mit Ihren Dateien um

Sie sollen das lieber vor dem Upload wissen, als es später herauszufinden:

• Hochgeladene Dateien werden gelöscht, sobald Ihr Übersetzungsauftrag abgeschlossen ist. Nur die übersetzte Datei bleibt erhalten.
• Übersetzte Dateien werden 7 Tage aufbewahrt, wenn Sie angemeldet sind (damit Sie sie im Verlauf erneut herunterladen können), und 24 Stunden, wenn nicht. Danach werden sie automatisch gelöscht. Der Verlauf speichert nur Dateiname, Sprachpaar, Seitenzahl und Datum.
• Jetzt löschen entfernt Ihre Dateien sofort.
• Dateien werden verschlüsselt gespeichert, solange sie auf unseren Servern liegen.
• Kein Dokumenttext gelangt in unsere Logs oder Analysen.
• KI-Modell und Training. Übersetzungen werden derzeit über den „Contributor“-Tarif des KI-Modells Muse Spark verarbeitet. In diesem Tarif kann der an das Modell gesendete Text zum Training der Modelle von Meta verwendet werden; außerdem gilt keine „Zero Data Retention“ (vollständiger Verzicht auf Datenspeicherung). Deshalb steht auf der Upload-Seite: Laden Sie im kostenlosen Tarif keine vertraulichen Dokumente hoch.

Alle Details finden Sie auf unserer Datenschutzseite. Wenn wir einen Anbieter mit strengeren Datenbedingungen für vertrauliche Dokumente einbinden, weisen wir dort und auf der Upload-Seite darauf hin. Bis dahin gilt: Der kostenlose Tarif ist für vertrauliches Material ungeeignet.

Eine kurze Sicherheitsroutine für jeden Upload

1. Fragen Sie sich: Wäre es ein Problem, wenn dieser Text eine Zeit lang gespeichert oder zum Training eines KI-Modells verwendet würde? Wenn ja, laden Sie ihn nicht bei einem kostenlosen Tool hoch.
2. Entfernen Sie, was nicht übersetzt werden muss: Kontonummern, Ausweisnummern, Unterschriften.
3. Prüfen Sie Aufbewahrungsfrist und Trainingsrichtlinie des Tools.
4. Laden Sie das Ergebnis zügig herunter und löschen Sie es dann beim Dienst.
5. Bewahren Sie die übersetzte Datei an einem Ort auf, den Sie selbst kontrollieren.

Häufige Fragen

Sind Google Translate oder DeepL für vertrauliche Dokumente sicher?

Das hängt vom konkreten Produkt und Tarif ab, und die Bedingungen ändern sich. Lesen Sie die aktuellen Datenschutzbedingungen für Ihren Tarif anhand der Checkliste oben und prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen ihn freigegeben hat.

Kann ein Übersetzungstool mein Dokument sehen?

Die Software verarbeitet es, und der KI-Anbieter erhält den Text. Ob eine Person darauf zugreifen kann, hängt von den Richtlinien und der Sicherheit des Dienstes ab. Gehen Sie bei jedem Online-Tool am besten davon aus: Laden Sie nichts hoch, wenn eine Speicherung für Sie nicht vertretbar wäre.

Ist es sicher, meinen Reisepass oder Ausweis zum Übersetzen hochzuladen?

Ausweisdokumente sind für Betrüger attraktiv. Laden Sie sie nur bei einem Dienst hoch, dessen Aufbewahrung und Löschung Sie geprüft haben, löschen Sie sie anschließend und überlegen Sie, ob Sie wirklich eine Übersetzung des gesamten Dokuments brauchen.

Wird die Datei auch beim KI-Anbieter gelöscht, wenn ich sie lösche?

Nicht unbedingt. Wenn Sie eine Datei auf der Übersetzungswebsite löschen, werden die Kopien entfernt, die diese Website speichert. Ob der KI-Anbieter den Text aufbewahrt, hängt von dessen eigenen Bedingungen ab. Deshalb ist Frage 4 so wichtig.

Fazit

Für alltägliche Dokumente ist ein Online-Übersetzer eine vernünftige Wahl, wenn Sie geprüft haben, wie lange Dateien aufbewahrt werden und ob Text für das KI-Training genutzt werden kann. Bei vertraulichen Dokumenten schließen diese Antworten kostenlose Tarife in der Regel aus. Wenn Sie sich als Nächstes Gedanken über die Qualität machen, lesen Sie Ist maschinelle Übersetzung gut genug?.

Lesen Sie vor dem Upload, wie DropTranslate mit Ihren Dateien umgeht.