Чи безпечно завантажувати документи в онлайн-перекладач? Що варто перевірити

Завантажувати документ в онлайн-перекладач загалом достатньо безпечно, якщо йдеться про звичайні файли й ви знаєте три речі: як довго сервіс зберігає ваш файл, хто ще обробляє текст (зазвичай це постачальник моделі ШІ) і чи можуть цей текст використовувати для навчання моделей ШІ. Для конфіденційних документів (договорів, на які поширюється NDA, медичних записів, даних клієнтів, неопублікованої фінансової звітності) саме від цих відповідей залежить, чи можна взагалі користуватися інструментом. Іноді відповідь така: «На безкоштовному тарифі — ні».

У цьому посібнику ми пояснюємо, що відбувається із завантаженим документом, пропонуємо контрольний список, який підійде для будь-якого інструмента перекладу, і прямо розповідаємо, як DropTranslate обробляє файли сьогодні.

Що відбувається, коли ви завантажуєте документ

Майже в кожному онлайн-перекладачі документів шлях файлу виглядає так:

1. Завантаження. Ваш файл потрапляє на сервери сервісу, зазвичай через зашифроване з’єднання (шукайте https://).
2. Обробка. Текст витягується з файлу й частинами надсилається до системи перекладу. Сьогодні це зазвичай велика мовна модель ШІ, роботу якої нерідко забезпечує інша компанія, а не сайт, яким ви користуєтеся.
3. Формування файлу. Перекладений текст записується в копію вашого файлу.
4. Зберігання. Оригінал і переклад певний час зберігаються, щоб ви могли завантажити результат, а іноді значно довше.

На кожному кроці ваш текст перебуває поза вашим комп’ютером. Зазвичай ризик полягає не в гучній хакерській атаці, а в зберіганні та повторному використанні: копії зберігаються довше, ніж ви очікували, або текст використовують для вдосконалення чужої моделі ШІ.

Контрольний список: питання до будь-якого інструмента перекладу

Шукайте відповіді в політиці конфіденційності інструмента та на екрані завантаження. Якщо знайти їх не вдається, це теж відповідь.

1. Як довго зберігається мій оригінальний файл?

Найкраща відповідь: «видаляється одразу після завершення перекладу». Остерігайтеся розпливчастих формулювань на кшталт «зберігається стільки, скільки необхідно».

2. Як довго зберігається перекладений файл і чи можу я видалити його самостійно?

Вам потрібен доступ до результату протягом певного часу, щоб завантажити його. Шукайте чіткий строк і кнопку видалення, яка прибирає файл негайно, а не лише зі списку історії.

3. Хто обробляє текст?

Більшість інструментів надсилають текст постачальнику ШІ. У політиці конфіденційності має бути названо цього постачальника або принаймні сказано, що текст обробляє третя сторона, і на яких умовах.

4. Чи можуть мій текст використати для навчання моделей ШІ?

Це найважливіше питання для конфіденційних матеріалів. Одні постачальники обіцяють не використовувати ваші дані для навчання моделей і не зберігати їх («нульове зберігання даних», zero data retention). Інші, особливо на безкоштовних чи недорогих тарифах, можуть використовувати надіслані тексти для вдосконалення своїх моделей. Хороший інструмент простими словами каже, який варіант діє, і робить це до завантаження.

5. Чи записується текст документа в журнали?

Сервіси ведуть журнали, щоб виправляти помилки й аналізувати використання. В ідеалі такі журнали мають містити лише технічні дані (розмір файлу, мовну пару, час обробки), але ніколи — текст вашого документа.

6. Де обробляються дані?

Якщо у своїй роботі ви маєте дотримуватися GDPR або договору з клієнтом, який установлює вимоги до місця зберігання й обробки даних, перевірте, у яких країнах працюють сервіс і його постачальники.

7. Чи потрібен для роботи із сервісом обліковий запис і які дані про мене він зберігає?

Анонімне використання може означати, що зберігається менше персональних даних, але й що пізніше видалити файл не вийде. Обліковий запис із видимою історією дає змогу легше побачити, що зберігається, і видалити це.

Коли документ краще залишити офлайн

Навіть із хорошими відповідями деякі документи не варто завантажувати в жоден онлайн-інструмент без дозволу:

• Усе, на що поширюється NDA або угода про конфіденційність із клієнтом
• Медичні записи та інші чутливі персональні дані іншої людини
• Матеріали юридичних справ, якщо ваша фірма не схвалила інструмент
• Комерційна таємниця, неопублікована фінансова звітність або документи про злиття
• Паролі, ключі чи інші облікові дані (видаліть їх, перш ніж щось перекладати)

У таких випадках запитайте у своєї компанії чи клієнта, які інструменти схвалено, скористайтеся офлайн- або корпоративним інструментом перекладу з договором, що охоплює обробку даних, або видаліть чутливі частини перед перекладом. Часто, щоб швидко зрозуміти зміст документа, достатньо вилучити імена й числа, які не потрібно перекладати (приховати конфіденційні дані, redaction).

Як DropTranslate обробляє ваші файли

Краще, щоб ви знали це до завантаження, а не дізналися пізніше:

• Завантажені файли видаляються одразу після завершення завдання перекладу. Зберігається лише перекладений файл.
• Перекладені файли зберігаються 7 днів, якщо ви увійшли в обліковий запис (щоб ви могли завантажити їх повторно з розділу «Історія»), і 24 години, якщо ні. Потім їх автоматично видаляють. В історії залишаються лише назва файлу, мовна пара, кількість сторінок і дата.
• Кнопка Видалити зараз негайно видаляє ваші файли.
• Файли зберігаються в зашифрованому вигляді, поки перебувають на наших серверах.
• Текст документів не потрапляє в наші журнали чи аналітику.
• Модель ШІ та навчання. Наразі переклади виконуються на рівні «contributor» моделі ШІ Muse Spark. На цьому рівні текст, надісланий моделі, може використовуватися для навчання моделей Meta, а режим нульового зберігання даних не діє. Саме тому на екрані завантаження написано: не завантажуйте конфіденційні документи на безкоштовному тарифі.

Повні подробиці наведено на нашій сторінці конфіденційності. Якщо ми додамо постачальника із суворішими умовами щодо даних для конфіденційних документів, ми повідомимо про це там і на екрані завантаження. До того часу вважайте безкоштовний тариф непридатним для конфіденційних матеріалів.

Короткий порядок дій для безпечного завантаження

1. Запитайте себе: чи було б проблемою, якби цей текст якийсь час зберігався або його використали для навчання моделі ШІ? Якщо так, не завантажуйте його в безкоштовний інструмент.
2. Приберіть те, що не потрібно перекладати: номери рахунків, ідентифікаційні номери, підписи.
3. Перевірте строк зберігання та політику щодо навчання в цьому інструменті.
4. Якнайшвидше завантажте результат, а потім видаліть його із сервісу.
5. Зберігайте перекладений файл там, де доступ до нього контролюєте ви.

Поширені запитання

Чи безпечно використовувати Google Translate або DeepL для конфіденційних документів?

Це залежить від конкретного продукту й тарифу, якими ви користуєтеся, а їхні умови змінюються. Прочитайте чинні умови конфіденційності для цього тарифу, скориставшись наведеним вище списком, і перевірте, чи схвалила його ваша компанія.

Чи має інструмент перекладу доступ до мого документа?

Програма обробляє документ, а постачальник ШІ отримує текст. Чи може хтось із людей отримати до нього доступ, залежить від політик і заходів безпеки сервісу. Щодо будь-якого онлайн-інструмента найбезпечніше виходити з такого: не завантажуйте нічого, що ви не готові дозволити зберігати.

Чи безпечно завантажувати паспорт або посвідчення особи для перекладу?

Документи, що посвідчують особу, приваблюють шахраїв. Завантажуйте їх лише в сервіс, умови зберігання й видалення в якому ви перевірили. Потім видаліть їх і подумайте, чи справді вам потрібен переклад усього документа.

Чи видалення файлу прибирає його й у постачальника ШІ?

Не обов’язково. Коли ви видаляєте файл із сайту перекладу, зникають копії, які зберігає цей сайт. Чи зберігає текст постачальник ШІ, залежить від його власних умов, тому питання 4 таке важливе.

Підсумок

Для звичайних документів онлайн-перекладач є розумним вибором, коли ви перевірили, як довго зберігаються файли і чи може текст використовуватися для навчання ШІ. Для конфіденційних документів ці відповіді зазвичай означають, що безкоштовні тарифи не підходять. Якщо тепер вас турбує якість, прочитайте статтю «Чи достатньо якісний машинний переклад?».

Дізнайтеся, як саме DropTranslate обробляє ваші файли, перш ніж завантажувати.