É seguro enviar documentos para um tradutor online? O que deve verificar

Enviar um documento para um tradutor online é razoavelmente seguro para ficheiros do dia a dia, desde que saiba três coisas: durante quanto tempo o serviço guarda o ficheiro, quem mais processa o texto (normalmente um fornecedor de modelos de IA) e se esse texto pode ser usado para treinar modelos de IA. Para documentos confidenciais (contratos sujeitos a NDA, registos de saúde, dados de clientes, resultados financeiros por divulgar), é com base nessas respostas que se determina se uma ferramenta é aceitável e, por vezes, a resposta é «não num plano gratuito».

Este guia explica o que acontece a um documento enviado, dá-lhe uma lista de verificação que funciona com qualquer ferramenta de tradução e diz-lhe com clareza como o DropTranslate trata os ficheiros atualmente.

O que acontece quando envia um documento

Em quase todos os tradutores de documentos online, o percurso é este:

Envio. O ficheiro viaja até aos servidores do serviço, normalmente através de uma ligação cifrada (procure https://).
Processamento. O texto é extraído do ficheiro e enviado, por partes, para um motor de tradução. Hoje, costuma tratar-se de um grande modelo de linguagem de IA, muitas vezes gerido por uma empresa diferente daquela que gere o site que está a usar.
Reconstrução. O texto traduzido é reinserido numa cópia do ficheiro.
Armazenamento. O original e a tradução ficam guardados durante algum tempo, para poder descarregar o resultado, e por vezes muito mais tempo.

Em cada etapa, o texto fica armazenado fora do seu computador. Normalmente, o risco não é um ataque informático de grandes proporções, mas sim a retenção e a reutilização: cópias guardadas durante mais tempo do que esperava ou texto usado para melhorar o modelo de IA de terceiros.

A lista de verificação: perguntas a fazer a qualquer ferramenta de tradução

Procure as respostas na política de privacidade da ferramenta e no ecrã de envio. Se não as encontrar, isso também é uma resposta.

1. Durante quanto tempo é guardado o meu ficheiro original?

A melhor resposta é «eliminado assim que a tradução termina». Tenha cuidado com expressões vagas como «guardado durante o tempo necessário».

2. Durante quanto tempo é guardado o ficheiro traduzido e posso eliminá-lo?

Precisa do resultado durante algum tempo para o descarregar. Procure um prazo fixo e um botão de eliminar que remova o ficheiro de imediato, e não apenas da lista do histórico.

3. Quem processa o texto?

A maioria das ferramentas envia o texto para um fornecedor de IA. A política de privacidade deve indicar o fornecedor ou, pelo menos, dizer que um terceiro processa o texto e em que condições.

4. O meu texto pode ser usado para treinar modelos de IA?

Esta é a pergunta mais importante para material confidencial. Alguns fornecedores prometem não treinar com os seus dados e não os guardar («retenção zero de dados»); outros, sobretudo nos planos gratuitos ou de baixo custo, podem usar o texto enviado para melhorar os seus modelos. Uma boa ferramenta indica claramente qual das situações se aplica, antes do envio.

5. O texto do documento é registado?

Os serviços mantêm registos para corrigir erros e medir a utilização. O ideal é que esses registos contenham apenas dados técnicos (tamanho do ficheiro, par de idiomas, tempos de processamento), nunca o texto do documento.

6. Onde são processados os dados?

Se trabalha ao abrigo do RGPD ou de um contrato com um cliente que imponha regras sobre a localização dos dados, verifique em que países operam o serviço e os respetivos fornecedores.

7. O serviço exige uma conta e o que guarda sobre mim?

A utilização anónima pode significar menos dados pessoais guardados, mas também que não há forma de eliminar um ficheiro mais tarde. Uma conta com um histórico visível permite ver mais facilmente o que está guardado e removê-lo.

Quando manter um documento offline

Mesmo que as respostas sejam satisfatórias, alguns documentos não devem ser enviados para nenhuma ferramenta online sem autorização:

Tudo o que esteja abrangido por um NDA ou por um acordo de confidencialidade com um cliente
Registos de saúde e outros dados pessoais sensíveis de outra pessoa
Ficheiros de processos judiciais, a não ser que a sua empresa tenha aprovado a ferramenta
Segredos comerciais, resultados financeiros por divulgar ou documentos relativos a fusões
Palavras-passe, chaves ou outras credenciais (retire-as antes de traduzir seja o que for)

Para estes casos, pergunte à sua empresa ou ao cliente quais são as ferramentas aprovadas, use uma ferramenta de tradução offline ou empresarial com um contrato que abranja o tratamento de dados, ou remova as partes sensíveis antes de traduzir. Remover nomes e números que não precisa de traduzir (expurgo) é muitas vezes suficiente para compreender rapidamente um documento.

Como o DropTranslate trata os seus ficheiros

Preferimos que saiba isto antes de enviar um ficheiro, em vez de o descobrir mais tarde:

Os ficheiros enviados são eliminados assim que a tradução termina. Só o ficheiro traduzido é guardado.
Os ficheiros traduzidos são guardados durante 7 dias se tiver sessão iniciada (para os poder descarregar novamente a partir do Histórico) e durante 24 horas se não tiver. Depois são eliminados automaticamente. O Histórico guarda apenas o nome do ficheiro, o par de idiomas, o número de páginas e a data.
Eliminar agora remove os seus ficheiros de imediato.
Os ficheiros são cifrados em repouso enquanto estão nos nossos servidores.
Nenhum texto dos documentos é incluído nos nossos registos ou sistemas de análise.
O modelo de IA e o treino. Atualmente, as traduções são executadas no nível «contributor» de um modelo de IA (Muse Spark). Neste nível, o texto enviado ao modelo pode ser usado para treinar os modelos da Meta e não se aplica uma política de retenção zero. É por isso que o ecrã de envio diz: não envie documentos confidenciais no plano gratuito.

Todos os detalhes estão na nossa página de privacidade. Se adicionarmos um fornecedor com condições de tratamento de dados mais rigorosas para documentos confidenciais, vamos indicá-lo aí e no ecrã de envio; até lá, considere o plano gratuito inadequado para material confidencial.

Uma rotina de segurança rápida para qualquer envio

Pergunte-se: seria um problema se este texto ficasse guardado durante algum tempo ou fosse usado para treinar um modelo de IA? Se sim, não o envie para uma ferramenta gratuita.
Remova o que não precisa de traduzir: números de conta, números de identificação, assinaturas.
Verifique o período de retenção e a política de treino da ferramenta.
Descarregue o resultado sem demora e depois elimine-o do serviço.
Guarde o ficheiro traduzido num local que esteja sob o seu controlo.

Perguntas frequentes

O Google Translate ou o DeepL são seguros para documentos confidenciais?

Depende do produto e do plano específicos que utiliza, e as respetivas condições mudam. Leia as condições de privacidade atuais desse plano, seguindo a lista de verificação acima, e confirme se a sua empresa aprovou essa solução.

Uma ferramenta de tradução consegue ver o meu documento?

O software processa-o e o fornecedor de IA recebe o texto. A possibilidade de uma pessoa lhe aceder depende das políticas e da segurança do serviço. No caso de qualquer ferramenta online, o mais seguro é não enviar nada que não possa correr o risco de ver armazenado.

É seguro enviar o meu passaporte ou documento de identificação para o traduzir?

Os documentos de identificação são alvos atraentes para burlões. Envie-os apenas para um serviço cujas práticas de retenção e eliminação tenha verificado, elimine-os depois e pondere se precisa mesmo de uma tradução do documento inteiro.

Eliminar o ficheiro também elimina a cópia do fornecedor de IA?

Não necessariamente. Eliminar um ficheiro do site de tradução remove as cópias guardadas por esse site. A conservação do texto pelo fornecedor de IA depende das condições do próprio fornecedor, e é por isso que a pergunta 4 é importante.

Resumo

Para documentos do dia a dia, um tradutor online é uma escolha razoável depois de verificar durante quanto tempo os ficheiros são guardados e se o texto pode ser usado para treinar modelos de IA. Para documentos confidenciais, essas respostas normalmente excluem os planos gratuitos. Se a qualidade for a sua próxima preocupação, leia a tradução automática é suficientemente boa?.

Veja exatamente como o DropTranslate trata os seus ficheiros antes de enviar.