Tłumaczenie instrukcji obsługi i dokumentacji technicznej

Aby dobrze przetłumaczyć instrukcję obsługi, wykorzystaj edytowalny plik źródłowy (Word lub format eksportowany przez Twoje narzędzie do dokumentacji), najpierw ustal obowiązującą terminologię, a każde ostrzeżenie dotyczące bezpieczeństwa przekaż do sprawdzenia wykwalifikowanej osobie, która zna język docelowy. Tłumaczenie maszynowe szybko radzi sobie z większością tekstu technicznego, bo instrukcje są powtarzalne i dosłowne. Największe ryzyko dotyczy kilku obszarów: ostrzeżeń, specyfikacji i nazw elementów sterujących, które muszą dokładnie odpowiadać oznaczeniom na produkcie.

Jeśli sprzedajesz produkt w innym kraju, sprawdź też przepisy tego rynku dotyczące języka instrukcji i informacji o bezpieczeństwie. W UE, na przykład, muszą być one w języku, który konsumenci łatwo zrozumieją.

To ogólne informacje, a nie porada dotycząca zgodności z przepisami. Wymogi zależą od rodzaju produktu i rynku, dlatego sprawdź przepisy mające zastosowanie do Twojego produktu.

Dlaczego instrukcje dobrze się tłumaczą i gdzie pojawiają się problemy

Teksty techniczne są krótkie, dosłowne i powtarzalne („Naciśnij przycisk zasilania. Kontrolka zmienia kolor na zielony.”). Sprzyja to tłumaczeniu maszynowemu: zawierają niewiele idiomów, a te same zdania powtarzają się wielokrotnie, dzięki czemu można uzyskać spójny rezultat.

Słabe punkty to:

• Terminologia. „Pokrywa”, „osłona” i „klapa” mogą oznaczać trzy różne części. Jeśli w tłumaczeniu zostaną pomylone, czytelnik otworzy niewłaściwą część.
• Etykiety interfejsu. Instrukcja mówi: „Wybierz Ustawienia > Sieć”, ale urządzenie lub oprogramowanie używa własnych zlokalizowanych etykiet. Instrukcja musi być zgodna z etykietami widocznymi na ekranie lub produkcie — nie należy tłumaczyć ich od nowa.
• Ostrzeżenia dotyczące bezpieczeństwa. Złagodzone lub niejednoznaczne ostrzeżenie („może” zamiast „musi”) stanowi zagrożenie dla bezpieczeństwa, a nie problem stylistyczny.
• Jednostki i specyfikacje. Wartości napięcia, momentu obrotowego, temperatury i wymiarów muszą być bezbłędne oraz podane w jednostkach oczekiwanych na danym rynku.

Krok 1: Przygotuj źródło

1. Użyj edytowalnego pliku źródłowego, a nie pliku PDF, jeśli masz do niego dostęp. Dokument Word można przetłumaczyć z zachowaniem nagłówków, numerowanych kroków, tabel i obrazów; zobacz jak przetłumaczyć dokument Word. PDF sprawdza się do czytania i przy dokumentach, których nie możesz edytować; zobacz jak przetłumaczyć PDF bez utraty formatowania.
2. Najpierw popraw tekst źródłowy. Niejednoznaczne zdania w oryginale pozostaną niejednoznaczne w każdym języku. Krótkie zdania, jedno polecenie w każdym kroku i spójna terminologia podnoszą jakość tłumaczenia.
3. Przenieś tekst poza obrazy, jeśli to możliwe. Etykiety umieszczone na ilustracjach i zrzutach ekranu nie są tłumaczone razem z tekstem dokumentu; zamiast nich użyj numerowanych odnośników z legendą w tekście.
4. Zostaw zapas miejsca w układzie. Tekst w wielu językach zajmuje więcej miejsca niż tekst angielski, dlatego może nie mieścić się w ciasnych komórkach tabel i polach o stałym rozmiarze.

Krok 2: Stwórz listę terminologii

Zanim zaczniesz tłumaczyć, wypisz terminy, które zawsze muszą być tłumaczone tak samo (albo wcale):

• Nazwy produktów i modeli (zwykle się ich nie tłumaczy)
• Nazwy części, elementów sterujących, przycisków i złączy
• Etykiety interfejsu, dokładnie takie, jak w zlokalizowanym oprogramowaniu lub na produkcie
• Słowa ostrzegawcze i standardowe zwroty („Niebezpieczeństwo”, „Ostrzeżenie”, „Przestroga”, „Uwaga”) oraz sposób, w jaki Twoja firma je tłumaczy

Po przetłumaczeniu wyszukaj w tekście każdy z tych terminów i popraw ewentualne warianty. Jeśli tłumaczysz instrukcje regularnie, zachowaj tę listę i używaj jej ponownie; spójność wszystkich instrukcji nadaje dokumentacji profesjonalny charakter.

Krok 3: Przetłumacz

Prześlij plik źródłowy do tłumacza dokumentów, który zwraca plik w tym samym formacie. Tłumacz instrukcji w DropTranslate zachowuje strukturę plików Word, PowerPoint i Excel, a w przypadku plików PDF możliwie wiernie odtwarza układ i udostępnia również edytowalny plik DOCX. Od razu otrzymujesz plik gotowy do sprawdzenia i edycji, bez konieczności ponownego składania skopiowanego tekstu.

Krok 4: Sprawdź to, co najważniejsze

Nie każde zdanie wymaga tak samo dokładnej weryfikacji. Zacznij od tego:

1. Ostrzeżenia dotyczące bezpieczeństwa i opisy zagrożeń. Powinna je sprawdzić wykwalifikowana osoba, która zna język docelowy i rozumie działanie produktu. Nigdy nie publikuj informacji o bezpieczeństwie przetłumaczonych maszynowo bez takiej weryfikacji.
2. Specyfikacje i liczby. Porównaj każdą wartość i jednostkę z oryginałem. Przeliczaj jednostki tylko tam, gdzie wymaga tego rynek, i dokładnie sprawdź przeliczenie.
3. Etykiety interfejsu. Porównaj je z etykietami użytymi w zlokalizowanej wersji produktu lub oprogramowania.
4. Kolejność i numeracja kroków. Sprawdź, czy żaden krok nie został połączony, pominięty ani podzielony.
5. Pozostała treść. Powinna ją przeczytać osoba, która będzie korzystać z produktu w danym języku. Jeśli dokument jest długi i powtarzalny, wystarczy kontrola wyrywkowa zamiast sprawdzania każdej strony.

Krok 5: Sprawdź przepisy obowiązujące na Twoim rynku

Wiele rynków ma przepisy dotyczące języka instrukcji i informacji o bezpieczeństwie dołączanych do produktu. Oficjalny portal Unii Europejskiej Your Europe wyjaśnia na przykład, że producenci wprowadzający produkty na rynek UE muszą zapewnić instrukcje i informacje o bezpieczeństwie w języku łatwo zrozumiałym dla konsumentów i innych użytkowników końcowych. Importerzy muszą dopilnować, aby do produktów dołączono takie materiały w odpowiednim języku, zgodnie z przepisami kraju UE, do którego dany produkt jest importowany. Dystrybutorzy również muszą znać wymogi językowe dotyczące etykietowania, instrukcji obsługi i innych dokumentów towarzyszących.

To, co w praktyce oznacza „łatwo zrozumiały” i czy wymagany jest konkretny język, zależy od kraju i rodzaju produktu. Maszyny, urządzenia elektryczne, zabawki, wyroby medyczne i chemikalia mogą na przykład podlegać dodatkowym przepisom właściwym dla danej kategorii produktów. Sprawdź wymogi dla swojego produktu i rynku albo zapytaj specjalistę ds. zgodności.

Dokumentacja oprogramowania i centra pomocy

W przypadku pomocy online, baz wiedzy i dokumentacji dla programistów obowiązują te same zasady, uzupełnione o dwie kolejne:

• Nigdy nie tłumacz kodu, poleceń, nazw plików, nazw API ani kluczy konfiguracyjnych. Pozostaw je bez zmian i sprawdź po zakończeniu tłumaczenia.
• Eksportuj treść w formacie ustrukturyzowanym, który Twoje narzędzie może ponownie zaimportować (Markdown, HTML lub format eksportu obsługiwany przez platformę centrum pomocy). Takie formaty tekstowe dobrze nadają się do tłumaczenia, ponieważ łatwo zachować ich strukturę.

Najczęstsze pytania

Czy mogę opublikować instrukcję przetłumaczoną maszynowo?

W przypadku treści o niskim ryzyku często stosuje się tłumaczenie maszynowe poddane weryfikacji. Jeśli tekst dotyczy bezpieczeństwa, produktów podlegających regulacjom lub innych kwestii, w których nieporozumienie mogłoby wyrządzić szkodę, przekaż tłumaczenie do sprawdzenia wykwalifikowanej osobie i sprawdź przepisy obowiązujące na Twoim rynku.

Czy do instrukcji potrzebne jest tłumaczenie poświadczone?

Zwykle nie — instrukcje nie są w tym rozumieniu dokumentami urzędowymi. Ważne jest natomiast, aby treść była poprawna i spełniała wymogi dotyczące produktu na Twoim rynku.

Jak zachować spójność tłumaczeń w wielu instrukcjach?

Za każdym razem korzystaj z tej samej listy terminologii i zatwierdzonych tłumaczeń standardowych ostrzeżeń oraz zwrotów. Zaktualizowane fragmenty tłumacz na podstawie najnowszej zatwierdzonej wersji, zamiast zaczynać od zera.

A co z tekstem w ilustracjach?

Tekst umieszczony na obrazach nie jest tłumaczony razem z tekstem dokumentu. Użyj numerowanych odnośników z legendą w tekście albo przygotuj zlokalizowaną wersję każdej ilustracji.

Podsumowanie

Przetłumacz edytowalne źródło, najpierw ustal terminologię i starannie sprawdź ostrzeżenia, specyfikacje oraz etykiety interfejsu. Sprawdź przepisy językowe na każdym rynku, na którym sprzedajesz. Jeśli chodzi o prezentacje dołączane do produktu, zobacz jak przetłumaczyć prezentację PowerPoint.

Wrzuć instrukcję do DropTranslate i odbierz ją w tym samym formacie, gotową do sprawdzenia.