Jak przetłumaczyć dokument Word i zachować formatowanie

Aby przetłumaczyć dokument Word i zachować jego formatowanie, przetłumacz sam plik DOCX, zamiast kopiować z niego tekst. Możesz to zrobić za pomocą wbudowanej funkcji Worda (Translate Document), jeśli Twoja wersja pakietu Office ją ma, albo za pomocą internetowego tłumacza dokumentów, który zwraca przetłumaczony plik DOCX. Obie metody zachowują nagłówki, tabele i obrazy na miejscu znacznie lepiej niż kopiowanie i wklejanie. Tak czy inaczej, na koniec zaplanuj kilka minut na sprawdzenie miejsc, w których dłuższy tekst już się nie mieści.

Dokumenty Word najłatwiej dobrze przetłumaczyć. Ten poradnik wyjaśnia dlaczego, omawia obie opcje i podaje, co sprawdzić, zanim wyślesz przetłumaczony plik.

Dlaczego pliki Word tłumaczą się lepiej niż pliki PDF

Dokument Word przechowuje tekst jako ciągłe akapity z przypisanymi stylami: „to jest Nagłówek 2”, „ta komórka jest pogrubiona”, „ta lista jest numerowana”. Gdy przetłumaczone zdanie jest dłuższe niż oryginał, akapit po prostu się wydłuża, a układ strony dostosowuje się do zmian, tak jak wtedy, gdy wpisujesz więcej tekstu.

Na tym polega duża różnica w porównaniu z plikiem PDF, w którym każda linia znajduje się w stałym polu (zobacz jak przetłumaczyć PDF bez utraty formatowania). W przypadku DOCX dobry tłumacz musi tylko podmienić słowa i nie ruszać stylów.

Jeśli masz zarówno plik PDF, jak i oryginalny plik Word, zawsze tłumacz plik Word, a potem wyeksportuj nowy PDF.

Opcja 1: wbudowana funkcja Translate Document w Wordzie

Nowsze wersje Worda potrafią przetłumaczyć cały dokument za Ciebie. Zgodnie ze stroną pomocy Microsoftu w Wordzie przejdź do Review > Translate > Translate Document (przegląd > tłumaczenie > tłumaczenie dokumentu), wybierz język i kliknij Translate (przycisk tłumaczenia). Word otwiera przetłumaczoną kopię w nowym oknie, więc oryginał pozostaje nietknięty.

Microsoft podaje kilka warunków:

• Funkcja jest dostępna dla subskrybentów Microsoft 365 i użytkowników Office 2021 (oraz wersji na Maca wymienionych na tej stronie).
• Musisz mieć połączenie z internetem i włączone połączone funkcje pakietu Office (connected experiences), ponieważ tekst jest wysyłany do usługi tłumaczeniowej Microsoftu.

Dobre rozwiązanie do: szybkich tłumaczeń, gdy i tak pracujesz w Wordzie i masz jedną z tych wersji.

Warto wiedzieć: tłumaczysz jeden dokument naraz, a wynik warto sprawdzić tak samo jak każde tłumaczenie maszynowe (zobacz listę kontrolną poniżej).

Opcja 2: internetowy tłumacz dokumentów

Jeśli nie masz nowszej wersji pakietu Office, musisz przetłumaczyć kilka plików albo chcesz pracować z dowolnej przeglądarki, internetowy tłumacz dokumentów robi to samo: przesyłasz plik DOCX, wybierasz języki i pobierasz przetłumaczony plik DOCX.

Na co zwrócić uwagę:

• Zwraca plik DOCX, a nie tylko tekst. Chcesz dostać ten sam plik z powrotem, gotowy do edycji.
• Zachowuje style i strukturę: nagłówki, listy, tabele, nagłówki i stopki, przypisy dolne oraz pola tekstowe.
• Nie rusza obrazów, wykresów i pól, zamiast odtwarzać dokument od zera.
• Jasno mówi o prywatności: jak długo przechowuje Twój plik i czy Twój tekst może być używany do trenowania modeli.

Tak działa tłumacz dokumentów Word w DropTranslate. Tłumaczy tekst wewnątrz pliku DOCX bezpośrednio i nie zmienia stylów, tabel ani obrazów, więc otrzymujesz plik Word w tym samym układzie. Wrzuć plik, wybierz język docelowy i pobierz przetłumaczoną kopię.

Przed tłumaczeniem: trzy szybkie poprawki w oryginale

Kilka minut przygotowań oszczędza więcej czasu niż jakiekolwiek ustawienie narzędzia:

1. Zaakceptuj lub odrzuć śledzone zmiany i usuń stare komentarze. W przeciwnym razie możesz przetłumaczyć tekst, którego nikt nie potrzebuje, albo dostać przetłumaczoną zarówno starą, jak i nową wersję.
2. Używaj prawdziwych stylów i tabel zamiast spacji i tabulatorów do wyrównywania. Tekst wyrównany spacjami rozjeżdża się, gdy tylko słowa zmienią długość.
3. Oznacz to, czego nie wolno tłumaczyć. Nazwy produktów, nazwy marek, kody i adresy często lepiej zostawić bez zmian. Zrób krótką listę, żeby móc je potem sprawdzić (albo użyj glosariusza lub opcji „nie tłumacz”, jeśli Twoje narzędzie ją ma).

Po tłumaczeniu: co sprawdzić

Nawet jeśli formatowanie przetrwa, przetłumaczony dokument wymaga szybkiego przeglądu. Sprawdź go w następującej kolejności:

• Tabele z wąskimi kolumnami. Dłuższe wyrazy (w niemieckim, fińskim, polskim) mogą zwiększyć wysokość wierszy lub przesunąć tabelę na następną stronę.
• Nagłówki, strony tytułowe i pola tekstowe. Pola tekstowe nie rozszerzają się automatycznie jak zwykłe akapity, więc długie tłumaczenia mogą zostać ucięte.
• Spis treści. Kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz Update Field (aktualizuj pole), żeby pokazywał przetłumaczone nagłówki i nowe numery stron.
• Liczby, daty i waluty. Same wartości nie powinny się zmienić, ale możesz chcieć lokalnych formatów (1,000.50 vs 1.000,50; dzień/miesiąc vs miesiąc/dzień).
• Nazwy i terminy z Twojej listy „nie tłumacz”.
• Nagłówki, stopki i przypisy dolne. Otwórz je raz, żeby upewnić się, że też zostały przetłumaczone.
• Języki docelowe pisane od prawej do lewej (arabski, hebrajski, perski, urdu). Sprawdź, czy akapity i tabele biegną od prawej do lewej oraz czy liczby i łacińskie słowa poprawnie wyświetlają się wewnątrz zdań.

Na koniec poproś kogoś, kto czyta w języku docelowym, żeby przejrzał wynik, jeśli dokument trafi do klientów, współpracowników lub zostanie udostępniony publicznie. Tłumaczenie maszynowe jest w takich zadaniach często bardzo dobre, ale nie jest nieomylne; czy tłumaczenie maszynowe jest wystarczająco dobre? wyjaśnia, jak je sprawdzić.

Uwaga o dokumentach urzędowych

Jeśli Twój plik Word to zaświadczenie, dokument sądowy albo cokolwiek, co musisz złożyć w urzędzie imigracyjnym, na uczelni lub w organie państwowym, instytucja przyjmująca często wymaga tłumaczenia poświadczonego lub przysięgłego wykonanego przez wykwalifikowanego tłumacza. Tłumaczenie maszynowe nadal się przydaje, by zrozumieć dokument lub przygotować wersję roboczą, ale nie jest tłumaczeniem poświadczonym. Tłumaczenie poświadczone, przysięgłe czy maszynowe wyjaśnia różnicę.

Najczęstsze pytania

Czy mogę przetłumaczyć dokument Word za darmo?

Niektóre opcje nie kosztują nic dodatkowo. Funkcja Translate Document w Wordzie jest dostępna, jeśli masz już jedną z wersji pakietu Office wymienionych przez Microsoft. Wiele narzędzi online oferuje darmowe wersje z limitami rozmiaru. Zanim wgrasz długi lub wrażliwy plik, sprawdź te limity oraz warunki prywatności darmowego planu.

Czy tłumaczenie zachowa moje obrazy i logo?

Tak, jeśli narzędzie tłumaczy plik DOCX w miejscu: obrazy, logo i wykresy zostają tam, gdzie były. Tekst, który jest częścią obrazu (zrzut ekranu, zeskanowana pieczęć), pozostaje w języku oryginału, ponieważ nie jest tekstem w pliku.

Czy mogę przetłumaczyć stary plik .doc?

Otwórz go w Wordzie (lub w darmowym pakiecie biurowym) i najpierw zapisz jako .docx. Większość narzędzi do tłumaczenia, w tym nasze, pracuje z nowoczesnym formatem DOCX.

Jak uzyskać wersję dwujęzyczną, z oryginałem i tłumaczeniem obok siebie?

Niektóre narzędzia oferują wynik dwujęzyczny. Jeśli Twoje go nie ma, możesz ustawić oryginał i przetłumaczony dokument obok siebie w Wordzie za pomocą View > View Side by Side (widok > wyświetl obok siebie).

Podsumowanie

Tłumacz sam plik DOCX, a nie skopiowany tekst. Użyj Translate Document w Wordzie, jeśli Twoja wersja pakietu Office go zawiera, albo internetowego tłumacza, który zwraca DOCX w tym samym układzie. Najpierw uporządkuj zmiany śledzone, potem sprawdź tabele, pola tekstowe, spis treści i terminy z listy „nie tłumacz”. W przypadku innych typów plików zobacz jak przetłumaczyć dokument.

Wrzuć plik Word do DropTranslate i pobierz przetłumaczony plik z zachowanym formatowaniem.