Jak przetłumaczyć dokument: porównanie wszystkich opcji

Żeby przetłumaczyć cały dokument, masz cztery praktyczne możliwości: funkcję tłumaczenia wbudowaną w Microsoft Word, translator w przeglądarce, który umożliwia przesyłanie plików, translator dokumentów wykorzystujący AI i zachowujący format pliku albo tłumaczenie wykonane przez człowieka. Wybór zależy mniej od języka, a bardziej od trzech pytań: w jakim formacie jest plik, czy układ ma znaczenie i kto przeczyta wynik.

W tym poradniku znajdziesz omówienie każdej opcji, jej mocnych stron i ograniczeń oraz szybki sposób na wybór.

Najpierw odpowiedz na trzy pytania o swój plik

Zanim wybierzesz narzędzie, warto wiedzieć:

1. W jakim jest formacie? Plik Worda (DOCX), PDF, arkusz kalkulacyjny (XLSX), slajdy (PPTX), napisy (SRT) albo skan lub zdjęcie. Edytowalne pliki Office najłatwiej dobrze przetłumaczyć. Skany są najtrudniejsze, bo tekst trzeba najpierw odczytać z obrazu.
2. Czy układ ma znaczenie? Jeśli chcesz tylko zrozumieć treść, wystarczy skopiować i wkleić tekst. Jeśli musisz wysłać, wydrukować lub zaprezentować przetłumaczony plik, chcesz, żeby tabele, nagłówki i obrazy zostały na swoich miejscach.
3. Kto to przeczyta i w jakim celu? Czym innym jest przeczytanie listu na własny użytek, a czym innym złożenie dokumentu w instytucji rozpatrującej wnioski wizowe, w sądzie czy na uczelni. Wiele instytucji przyjmuje tylko tłumaczenie wykonane przez wykwalifikowanego tłumacza (czasem poświadczone lub przysięgłe). Jeśli jesteś w takiej sytuacji, zanim cokolwiek zrobisz, przeczytaj poniższą część o tłumaczeniu wykonanym przez człowieka.

Opcja 1: Funkcja tłumaczenia w Microsoft Word

Jeśli plik jest już dokumentem Worda i masz nowszą wersję pakietu Office, Word może przetłumaczyć cały plik za Ciebie. Według strony pomocy Microsoftu wybierasz polecenie tłumaczenia dokumentu (Review > Translate > Translate Document), wskazujesz język docelowy, a Word otwiera przetłumaczoną kopię w osobnym oknie, zostawiając oryginał nietknięty.

Warto wiedzieć:

• Microsoft podaje, że potrzebujesz subskrypcji Microsoft 365 lub nowszej wersji pakietu Office z licencją bezterminową (na stronie wymieniono Office 2021 i nowsze wersje), połączenia z internetem oraz włączonych w Office funkcji „connected experiences”. Twój tekst trafia do internetowego translatora Microsoftu.
• Excel i PowerPoint mogą tłumaczyć zaznaczony tekst, ale tłumaczenie całego pliku to funkcja Worda. W Excelu tłumaczysz komórka po komórce i kopiujesz wynik.
• Działa na plikach Worda. W przypadku PDF musiałbyś go najpierw przekonwertować na format Worda, co może rozsypać układ jeszcze przed rozpoczęciem tłumaczenia.

Najlepsze do: dokumentów Worda, jeśli i tak płacisz za Microsoft 365.

Opcja 2: Translator w przeglądarce z przesyłaniem dokumentów

Niektóre translatory ogólnego przeznaczenia przyjmują całe pliki. Najbardziej znanym przykładem jest Google Translate. Jego strona pomocy podaje, że możesz przesłać pliki .docx, .pdf, .pptx i .xlsx o rozmiarze do 10 MB, przy czym pliki PDF mają limit 300 stron. Klikasz kartę dokumentów (Documents), wybierasz języki, przesyłasz plik i pobierasz tłumaczenie.

Warto przeczytać ograniczenia, zanim zaczniesz. Google zaznacza, że tłumaczenie dokumentów nie jest dostępne na mniejszych ekranach ani na urządzeniach mobilnych oraz że tekst na obrazach i na zeskanowanych stronach PDF nie jest tłumaczony. W dokumencie wynikowym zostaje w oryginalnym języku.

Najlepsze do: szybkich tłumaczeń małych plików z tekstem w przeglądarce na komputerze.

Opcja 3: Translator dokumentów wykorzystujący AI i zachowujący układ

Specjalistyczne translatory dokumentów, takie jak DropTranslate, mają jedno zadanie: przesyłasz plik i otrzymujesz plik w tym samym formacie, ale w języku docelowym. DOCX pozostaje DOCX, PPTX pozostaje PPTX, a plik z napisami zachowuje kody czasowe.

Sposób działania ma znaczenie dla jakości. Zamiast zamieniać dokument na zwykły tekst, a potem ponownie tworzyć z niego plik, translator zachowujący układ odczytuje tekst z wewnętrznej struktury pliku (akapitów, komórek tabel, pól tekstowych na slajdach i komórek arkusza) i umieszcza tłumaczenie w tych samych miejscach. Czcionki, tabele, obrazy i wykresy pozostają nietknięte, bo zmieniają się tylko słowa.

Czego realnie się spodziewać:

• Pliki Office (Word, Excel, PowerPoint) najlepiej zachowują układ, ponieważ ich tekst jest przechowywany osobno od projektu graficznego.
• Pliki PDF są trudniejsze. PDF przechowuje tekst jako fragmenty umieszczone w określonych miejscach strony o stałym układzie, dlatego na dłuższe tłumaczenie może zabraknąć miejsca. Dobre narzędzia zmniejszają rozmiar tekstu, aby go dopasować, i dodatkowo udostępniają edytowalny plik DOCX. Nasz poradnik o tłumaczeniu pliku PDF bez utraty formatowania wyjaśnia, dlaczego tak jest i co z tym zrobić.
• Tekst po tłumaczeniu może się wydłużyć. Niemiecki, francuski czy hiszpański często zajmują więcej miejsca niż angielski, dlatego ciasne pola na slajdach lub komórki tabel mogą później wymagać szybkiej ręcznej korekty.
• To nadal tłumaczenie maszynowe. Jest szybkie i zwykle bardzo czytelne, ale może nie uwzględniać kontekstu, idiomów lub specjalistycznej terminologii. Sprawdź nazwy, liczby i wszystko, co ważne.

Najlepsze do: plików PDF, plików Office i napisów, gdy chcesz dostać z powrotem użyteczny, sformatowany plik, a nie ścianę tekstu. Zacznij od tłumacza PDF lub tłumacza dokumentów Word albo wybierz konkretną parę, na przykład PDF z angielskiego na hiszpański.

Opcja 4: Profesjonalny tłumacz

Profesjonalny tłumacz jest właściwym wyborem, gdy tłumaczenie ma znaczenie prawne, medyczne lub urzędowe albo gdy tekst przeznaczony dla szerokiej publiczności ma brzmieć tak, jakby napisała go osoba, dla której dany język jest ojczysty.

W szczególności urzędy imigracyjne, sądy, uczelnie i notariusze często wymagają tłumaczenia poświadczonego, przysięgłego lub wykonanego przez akredytowanego tłumacza, czasem z podpisanym oświadczeniem lub pieczęcią. To, co jest akceptowane, bardzo się różni w zależności od kraju i instytucji. Żadne tłumaczenie maszynowe, także nasze, nie jest tłumaczeniem poświadczonym. Jeśli formularz lub lista kontrolna wymaga tłumaczenia poświadczonego lub przysięgłego, postępuj zgodnie z instrukcjami danej instytucji i skorzystaj z usług wykwalifikowanego tłumacza.

Tłumaczenie maszynowe może jednak w takich sytuacjach pomóc: zrozumieć dokument, zanim zapłacisz za pełne tłumaczenie, albo sprawdzić otrzymane tłumaczenie.

Najlepsze do: dokumentów składanych w sprawach urzędowych, umów, które zamierzasz podpisać, dokumentacji medycznej, publikowanych materiałów marketingowych i książek.

Której opcji użyć?

Jak uzyskać lepsze tłumaczenie niezależnie od narzędzia

• Zacznij od najlepszego pliku źródłowego. Oryginalny plik DOCX tłumaczy się lepiej niż PDF wyeksportowany z niego, a PDF z tekstem lepiej niż skan.
• Ustaw język źródłowy, jeśli funkcja automatycznego wykrywania błędnie rozpoznaje język krótkich lub wielojęzycznych dokumentów.
• Sprawdź to, w czym maszyny mylą się najczęściej: nazwy, liczby, daty, jednostki i słowa o wielu znaczeniach.
• Zostaw nazwy marek i produktów bez zmian. Jeśli narzędzie oferuje listę wyrazów wyłączonych z tłumaczenia lub słownik, skorzystaj z tej funkcji.
• Poproś osobę, dla której dany język jest ojczysty, aby przejrzała wszystko, co ma trafić do odbiorców. Dziesięć minut takiej kontroli pozwala wychwycić większość niezręcznych sformułowań.
• Pomyśl o prywatności, zanim coś prześlesz. Sprawdź, jak długo narzędzie przechowuje Twój plik i czy Twój tekst może być używany do ulepszania jego modeli, zwłaszcza w przypadku poufnych dokumentów.

Najczęstsze pytania

Czy mogę przetłumaczyć cały dokument naraz zamiast kopiować i wklejać?

Tak. Funkcja Translate Document w Wordzie, przesyłanie dokumentów w translatorach przeglądarkowych i translatory dokumentów AI przyjmują cały plik. Kopiowanie i wklejanie ma sens tylko przy akapicie lub dwóch.

Czy przetłumaczony dokument zachowa formatowanie?

To zależy od formatu i narzędzia. Narzędzia zachowujące układ zwykle dobrze radzą sobie z plikami Worda, Excela i PowerPointa. W przypadku PDF zachowanie układu nie zawsze jest w pełni możliwe, ponieważ dłuższy tekst musi się zmieścić w polach o stałych wymiarach. Skany wymagają wcześniejszego rozpoznania tekstu.

Czy dokument przetłumaczony maszynowo jest prawnie ważny?

Co do zasady żadna instytucja nie traktuje tłumaczenia maszynowego jako oficjalnego ani poświadczonego. Jeśli dokument trafi do urzędu imigracyjnego, sądu lub na uczelnię, sprawdź ich wymagania. Często proszą o tłumaczenie poświadczone lub przysięgłe wykonane przez człowieka.

Czy mogę przetłumaczyć zeskanowany dokument?

Tylko jeśli narzędzie potrafi odczytać tekst z obrazów (OCR). Strona pomocy Google zaznacza, że funkcja tłumaczenia dokumentów nie tłumaczy tekstu na zeskanowanych stronach PDF. Zanim prześlesz skan, sprawdź, jakie formaty obsługuje narzędzie.

W skrócie

Żeby szybko coś zrozumieć, wystarczy dowolny translator maszynowy. Aby otrzymać gotowy do użycia przetłumaczony plik z zachowanymi tabelami, slajdami i formatowaniem, skorzystaj z translatora dokumentów, który zachowuje układ, i sprawdź najważniejsze szczegóły. W sprawach urzędowych zwróć się do wykwalifikowanego tłumacza.

Chcesz spróbować? Wrzuć dokument do DropTranslate i odbierz go w tym samym formacie.