Jak przetłumaczyć prezentację PowerPoint, żeby tekst nie wychodził poza slajdy

Najszybszy sposób na przetłumaczenie prezentacji PowerPoint to przetłumaczenie całego pliku PPTX za pomocą narzędzia, które podmienia tekst na każdym slajdzie, zachowując jego położenie, a następnie zwraca gotowy plik PPTX. Twój szablon, kolory, obrazy i animacje zostają na swoich miejscach. Jedyną czynnością, którą prawie zawsze trzeba wykonać później, jest krótki przegląd i poprawienie tekstu, który się wydłużył i nie mieści się już w swoim polu.

W tym poradniku znajdziesz dostępne opcje, wyjaśnienie, dlaczego przetłumaczone slajdy się przepełniają, wskazówki, jak przygotować prezentację, żeby uzyskać lepszy efekt, oraz szybki sposób na sprawdzenie jej przed wystąpieniem.

Jak można przetłumaczyć prezentację

1. Tłumaczenie w PowerPoint, kawałek po kawałku

PowerPoint ma wbudowane okienko tłumaczenia. Według strony pomocy Microsoftu zaznaczasz tekst do przetłumaczenia, wybierasz Review > Translate, wskazujesz język i klikasz Insert, aby zastąpić zaznaczony tekst. Potrzebujesz do tego subskrypcji Microsoft 365 lub Office 2021, połączenia z internetem i włączonych połączonych funkcji pakietu Office (Office connected experiences).

Sprawdza się to przy jednym lub dwóch slajdach. W prezentacji z 30 slajdami oznacza to setki zaznaczeń i łatwo pominąć pole tekstowe, komórkę tabeli albo notatki prelegenta.

2. Skopiowanie tekstu do tłumacza i wklejenie z powrotem

To najwolniejsza opcja i ta, która najczęściej powoduje problemy. Tracisz pogrubienie i kursywę w obrębie zdań, punktory zmieniają kolejność, a tekst łatwo wkleić do niewłaściwego pola. Unikaj tej metody przy czymkolwiek dłuższym niż kilka slajdów.

3. Tłumaczenie całego pliku PPTX

Tłumacz dokumentów otwiera prezentację, tłumaczy tekst na każdym slajdzie i zapisuje go z powrotem w tych samych polach tekstowych. Dostajesz plik PPTX w języku docelowym z tymi samymi wzorcami slajdów, czcionkami, obrazami i wykresami. Tak działa tłumacz PowerPoint w DropTranslate: wrzucasz plik, wybierasz język i pobierasz przetłumaczony plik PPTX.

Dlaczego przetłumaczony tekst wychodzi poza slajdy

Slajdy są projektowane pod długość oryginalnego tekstu. Tłumaczenie rzadko ma taką samą długość:

Wiele języków jest dłuższych niż angielski. Tłumaczenia angielskiego tekstu na niemiecki, francuski, hiszpański, portugalski, polski i rosyjski często potrzebują wyraźnie więcej miejsca. Krótkie etykiety i nagłówki wydłużają się względnie najbardziej.
Niektóre języki są krótsze pod względem liczby znaków, na przykład chiński, japoński i koreański, ale mogą wymagać większej czcionki, żeby tekst był czytelny.
Najbardziej wrażliwe są pola jednowierszowe: tytuły, przyciski, etykiety wykresów, nagłówki tabel i tekst na obrazach.

To, co stanie się z nadmiarowym tekstem, zależy od ustawienia AutoFit w każdym polu tekstowym:

Shrink text on overflow (zmniejszanie tekstu przy przepełnieniu) zmniejsza czcionkę, aż tekst się zmieści. Przy kilku dodatkowych słowach tekst pozostaje czytelny, ale przy większej ich liczbie czcionka może stać się bardzo mała.
Resize shape to fit text (dopasowanie rozmiaru kształtu do tekstu) powiększa pole, co może wepchnąć je na inne elementy.
Do not AutoFit (bez autodopasowania) pozwala tekstowi wychodzić poza pole.

Znajdziesz je w Format Shape > Text Options > Text Box. Tłumacz zastępuje tekst, nie przeprojektowuje slajdów, więc to właśnie te ustawienia decydują o tym, jak wygląda przetłumaczona prezentacja.

Przed tłumaczeniem: przygotuj prezentację

Dziesięć minut przygotowań oszczędza więcej czasu, niż potem poświęcisz na poprawki.

Używaj prawdziwego tekstu, nie obrazków z tekstem. Tekstu, który jest częścią obrazu (zrzutu ekranu, logo, wyeksportowanego wykresu), nie da się przetłumaczyć jako tekstu. Jeśli masz wersję edytowalną, wstaw ją na slajd.
Daj polom tekstowym trochę luzu. Tam, gdzie to możliwe, zostaw w tytułach i etykietach około jednej trzeciej wolnego miejsca albo przełącz ciasne pola na Shrink text on overflow (zmniejszanie tekstu przy przepełnieniu).
Sprawdź wykresy i diagramy. Etykiety w wykresach, SmartArt i obiektach osadzonych są przechowywane osobno od tekstu slajdu. Zaplanuj ich sprawdzenie po tłumaczeniu, bo niektóre narzędzia zostawiają je w języku oryginału.
Zaznacz, czego nie wolno zmieniać. Nazwy produktów, określenia związane z marką i kod powinny pozostać bez zmian. Zrób krótką listę, żeby potem je sprawdzić.
Zdecyduj, co z notatkami prelegenta. Jeśli prezentujesz z notatek, zapewne zechcesz je mieć przetłumaczone. Sprawdź, czy Twoje narzędzie je uwzględnia.
Usuń ukryte i nieużywane slajdy, których nie będziesz pokazywać. Zwiększają czas tłumaczenia, a i tak trzeba je sprawdzić.

Po tłumaczeniu: pięciominutowa kontrola

Otwórz przetłumaczony plik PPTX i przełącz się na widok Slide Sorter (sortowanie slajdów; View > Slide Sorter). W takiej skali przepełnienie łatwo zauważyć. Potem sprawdź:

Tytuły i nagłówki: skróć sformułowania, które zawinęły się do dodatkowego wiersza, albo zmniejsz rozmiar czcionki jednolicie na wszystkich slajdach.
Tabele: zajrzyj do wąskich kolumn, w których długie wyrazy łamią się teraz w środku.
Wykresy i diagramy: poszukaj etykiet, które nadal są w języku oryginału.
Nazwy, liczby i daty: nazwy produktów i wartości powinny zostać bez zmian; formaty dat i liczb mogą wymagać dostosowania do odbiorców (na przykład 1,000.5 vs 1.000,5).
Notatki prelegenta: otwórz okienko notatek na kilku slajdach.
Języki pisane od prawej do lewej (arabski, hebrajski, perski, urdu): sprawdź kolejność czytania punktorów i wyrównanie pól tekstowych, a tam, gdzie to ważne, odbij układ lustrzanie.

Jeśli jeden slajd ciągle sprawia kłopoty, zwykle szybciej skrócić przetłumaczone zdanie, niż przeprojektować slajd. Osoba, dla której jest to język ojczysty, często potrafi zaproponować krótsze sformułowanie o tym samym znaczeniu.

Kilka słów o jakości

Tekst w prezentacjach jest krótki i pełen fragmentów („Wyniki za Q3”, „Kolejne kroki”), co daje niewiele kontekstu zarówno tłumaczowi, jak i tłumaczeniu maszynowemu. Przeczytaj prezentację raz w języku docelowym, najlepiej z kimś, kto zna ten język, zanim zaprezentujesz ją ważnemu gronu odbiorców. W naszym poradniku czy tłumaczenie maszynowe jest wystarczająco dobre? znajdziesz listę szybkich kontroli, które możesz zrobić samodzielnie.

Jeśli slajdy zawierają poufne dane liczbowe, najpierw sprawdź zasady prywatności narzędzia: jak długo przechowuje Twój plik i czy przesłany tekst może być używany do trenowania modeli AI.

Najczęstsze pytania

Czy przetłumaczona prezentacja PowerPoint zachowa mój szablon i animacje?

Jeśli narzędzie tłumaczy plik PPTX bezpośrednio w nim, to tak: podmienia tylko tekst, więc wzorce slajdów, układy, obrazy, przejścia i animacje zostają takie, jakie były. Formatowanie najczęściej psują metody oparte na kopiowaniu i wklejaniu.

Czy mogę przetłumaczyć prezentację PowerPoint na dwa języki na jednym slajdzie?

W większości narzędzi nie robi się tego automatycznie. Zwykle tłumaczy się kopię pliku, a potem łączy tekst na slajdach, które mają być dwujęzyczne, albo zostawia oryginał w notatkach prelegenta.

Dlaczego niektóre słowa na moich slajdach nadal są w języku oryginału?

Prawdopodobnie znajdują się w obrazie, wykresie, SmartArt albo obiekcie osadzonym, a nie w zwykłym polu tekstowym. Edytuj te elementy ręcznie albo zastąp obraz prawdziwym tekstem i przetłumacz ponownie.

Czy mogę zamiast tego przetłumaczyć eksport moich slajdów do PDF?

Możesz, ale trudniej uzyskać dobry efekt. Tłumaczenie oryginalnego pliku PPTX jest prawie zawsze lepsze. Jeśli masz tylko PDF, zajrzyj do poradnika jak przetłumaczyć PDF bez utraty formatowania.

Podsumowanie

Tłumacz sam plik PPTX, nie skopiowany tekst. Przygotuj prezentację tak, by tekst miał miejsce i znajdował się w prawdziwych polach tekstowych, a potem poświęć pięć minut w widoku Slide Sorter na poprawienie slajdów, na których tłumaczenie się wydłużyło. To samo podejście do plików Word opisujemy w poradniku jak przetłumaczyć dokument Word.

Wrzuć prezentację do DropTranslate, a dostaniesz ją z powrotem jako plik PPTX w swoim języku, z zachowanym wyglądem.