ドキュメントを翻訳する方法：4つの選択肢を比較

ドキュメント全体を翻訳する現実的な方法は、次の4つです。 Microsoft Wordに組み込まれた翻訳機能、ファイルをアップロードできるブラウザの翻訳ツール、同じ形式でファイルを作り直すAIドキュメント翻訳ツール、そして人間の翻訳者です。どの方法が適しているかは、言語そのものよりも、ファイル形式、レイアウトの重要性、翻訳結果を読む人という3つの点に左右されます。

このガイドでは、それぞれの方法の得意なこと、苦手なこと、そして手早く選ぶ方法を紹介します。

まず、ファイルについて3つの問いに答えましょう

ツールを選ぶ前に、次の点を確認しておくと役に立ちます。

ファイル形式は何ですか？ Wordファイル（DOCX）、PDF、スプレッドシート（XLSX）、スライド（PPTX）、字幕（SRT）、スキャンや写真などがあります。編集可能なOfficeファイルが最も翻訳しやすく、スキャンは最も難しくなります。スキャンの場合は、まず画像から文字を読み取る必要があるためです。
レイアウトは重要ですか？ 内容を理解するだけなら、テキストをコピー＆ペーストすれば十分です。翻訳したファイルを送付、印刷、発表に使う場合は、表、見出し、画像の位置を元のまま保つ必要があります。
誰が、何のために読みますか？ 自分用に手紙を読むのと、ビザの窓口、裁判所、大学に書類を提出するのとでは、事情がまったく違います。多くの機関は、資格を持つ人間の翻訳者による翻訳（場合によっては証明付き翻訳や宣誓翻訳）しか受け付けません。該当する場合は、ほかの作業を始める前に、以下の人間による翻訳のセクションをお読みください。

方法1：Microsoft Wordの翻訳機能

ファイルがすでにWordドキュメントで、比較的新しいバージョンのOfficeをお使いなら、Wordでファイル全体を翻訳できます。Microsoftのサポートページによると、Review > Translate > Translate Document（校閲タブの翻訳機能でドキュメント全体を翻訳する操作です）を選び、翻訳先の言語を指定すると、Wordが別のウィンドウで翻訳済みのコピーを開きます。元のファイルは変更されません。

知っておきたい点：

Microsoftによると、利用するには、Microsoft 365のサブスクリプション、または比較的新しいOfficeの永続ライセンス版（同ページにはOffice 2021以降と記載されています）に加え、インターネット接続と、Officeの**「connected experiences」（接続エクスペリエンス）**を有効にしておく必要があります。テキストはMicrosoftのオンライン翻訳ツールに送信されます。
ExcelとPowerPointでは選択したテキストを翻訳できますが、ファイル全体の翻訳はWordの機能です。Excelではセルごとに翻訳し、結果をコピー&ペーストします。
対応するのはWordファイルです。PDFの場合は、先にWordへ変換する必要があり、翻訳が始まる前にレイアウトが崩れることがあります。

向いているケース： すでにMicrosoft 365を契約している場合のWordドキュメント。

方法2：ドキュメントをアップロードできるブラウザの翻訳ツール

汎用の翻訳ツールの中には、ファイルをそのまま翻訳できるものがあります。最もよく知られているのがGoogle Translateです。ヘルプページによると、.docx、.pdf、.pptx、.xlsxのファイルを10 MBまでアップロードでき、PDFは300ページまでです。Documents（ドキュメント）をクリックし、言語を選び、ファイルをアップロードして、翻訳をダウンロードします。

始める前に、制限を確認しておきましょう。Googleは、ドキュメント翻訳は小さい画面やモバイルでは利用できないこと、そして画像内のテキストやスキャンしたPDFページは翻訳されないことを明記しています。その部分は、出力されたドキュメントでも元の言語のままです。

向いているケース： デスクトップのブラウザで行う、テキストが中心の小さなファイルの手早い翻訳。

方法3：レイアウトを保つAIドキュメント翻訳ツール

DropTranslateのようなドキュメント専用の翻訳ツールは、ファイルの翻訳に特化しています。ファイルをドロップすると、元と同じ形式のまま翻訳先の言語に翻訳されて返ってきます。DOCXはDOCXのまま、PPTXはPPTXのまま、字幕ファイルではタイムコードも維持されます。

この仕組みは、翻訳品質を左右します。ドキュメントをいったんプレーンテキストに変換してから元に戻すのではなく、レイアウトに対応した翻訳ツールは、ファイル本来の構造内（段落、表のセル、スライドのテキストボックス、スプレッドシートのセル）にあるテキストを読み取り、同じ場所に翻訳を書き戻します。変わるのは文字だけなので、フォント、表、画像、グラフには手が加わりません。

正直にお伝えすると、次のような点があります。

Officeファイル（Word、Excel、PowerPoint）は、最もレイアウトを維持しやすい形式です。 テキストがデザインとは別に保存されているためです。
PDFは扱いが難しい形式です。 PDFのテキストは、固定されたページ上に配置された断片として保存されているため、翻訳文が長くなると収めるスペースが足りなくなります。優れたツールでは、収まるように文字を縮小し、編集可能なDOCXも提供します。理由と対処法は、ガイドPDFをレイアウトを崩さずに翻訳する方法で解説しています。
翻訳文が長くなることは実際にあります。 ドイツ語、フランス語、スペイン語は、英語より広いスペースを必要とすることがよくあります。そのため、スペースに余裕のないスライドのテキストボックスや表のセルは、あとで少し手直しが必要になる場合があります。
それでも機械翻訳です。 速く、たいていは十分読みやすいものの、文脈、慣用句、専門用語を取り違えることがあります。名前、数字、重要な箇所は確認してください。

向いているケース： 文字の羅列ではなく、書式の整った使えるファイルが欲しいPDF、Officeファイル、字幕。まずはPDF翻訳ツールやWordドキュメント翻訳ツールをお試しください。英語からスペイン語へのPDF翻訳のように、言語の組み合わせを指定したページもあります。

方法4：プロの人間の翻訳者

翻訳が法的・医療上・公的に重要な意味を持つ場合や、一般向けに、ネイティブが書いたような自然な文章が必要な場合は、人間の翻訳者に依頼するのが適切です。

特に、入国管理当局、裁判所、大学、公証人は、証明付き翻訳、宣誓翻訳、または認定を受けた翻訳者による翻訳を求めることがよくあります。署名入りの証明書や印が必要になる場合もあります。何が認められるかは、国や機関によって大きく異なります。機械翻訳は、DropTranslateを含め、どれも証明付き翻訳ではありません。 フォームやチェックリストで証明付き翻訳や宣誓翻訳が求められている場合は、その機関の指示に従い、資格を持つ翻訳者に依頼してください。

こうした場合でも、機械翻訳は役に立ちます。翻訳全体を依頼する前に内容を理解したり、受け取った翻訳を確認したりするときに使えます。

向いているケース： 公的な提出書類、これから署名する契約書、医療記録、公開するマーケティング資料や書籍。

どの方法を使うべきですか？

ご自身の状況	向いている方法
手紙、メール、レポートの内容を理解したい	どの機械翻訳でも可。書式も保ちたい場合はAIドキュメント翻訳ツール
Wordファイルで、Microsoft 365を利用している	Wordの翻訳機能、またはAIドキュメント翻訳ツール
PDFで、レイアウトを残したい	DOCXでの出力にも対応したAIドキュメント翻訳ツール
同僚と共有するスライドやスプレッドシート	AIドキュメント翻訳ツール（同じ形式で出力）
字幕（SRT/VTT）	タイムコードを保てる翻訳ツール
ビザ、裁判所、大学への提出	資格を持つ人間の翻訳者（多くの場合、証明付き翻訳または宣誓翻訳を依頼）
これから署名する契約書	内容の理解には機械翻訳、拘束力のある版には資格を持つ翻訳者または弁護士

どのツールでも使える、翻訳の質を上げるコツ

できるだけ状態の良い元ファイルを使いましょう。 元のDOCXは、そこから書き出したPDFより翻訳しやすく、テキストPDFはスキャンより翻訳しやすい形式です。
元の言語を指定しましょう。 短い文書や複数の言語が混在する文書では、自動検出が外れることがあります。
機械が間違えやすい箇所を確認しましょう。 名前、数字、日付、単位、複数の意味を持つ単語です。
ブランド名や製品名はそのままにしましょう。 「翻訳しない」リストや用語集の機能があるツールなら、活用してください。
公開するものは、ネイティブに目を通してもらいましょう。 10分の確認で、不自然な表現のほとんどに気づけます。
アップロードする前に、プライバシーへの影響を確認しましょう。 ファイルがどのくらいの期間保存されるか、テキストがモデルの改善に使われる可能性があるかを確認してください。機密文書では特に重要です。

よくある質問

コピー&ペーストではなく、ドキュメント全体を一度に翻訳できますか？

はい。Wordのドキュメント翻訳機能、ブラウザ翻訳ツールのドキュメントアップロード、AIドキュメント翻訳ツールは、いずれもファイル全体を扱えます。コピー＆ペーストで十分なのは、1〜2段落程度の場合だけです。

翻訳後のドキュメントは書式を保てますか？

形式とツールによって変わります。Word、Excel、PowerPointのファイルは、レイアウトに対応したツールを使えば、通常は書式をきれいに維持できます。PDFでは、可能な範囲での維持となります。長くなったテキストを固定されたボックスに収める必要があるためです。スキャンは、先にテキストを認識する必要があります。

機械翻訳したドキュメントに法的効力はありますか？

一般に、機械翻訳を公式な翻訳や証明付き翻訳として扱う機関はありません。入国管理当局、裁判所、大学などに提出する場合は、その要件を確認してください。人間の翻訳者による証明付き翻訳や宣誓翻訳を求められることがよくあります。

スキャンしたドキュメントは翻訳できますか？

ツールが画像から文字を読み取れる（OCR）場合に限ります。Googleのヘルプページには、ドキュメント機能ではスキャンしたPDFページのテキストは翻訳されないと書かれています。スキャンをアップロードする前に、ツールの対応形式を確認してください。

まとめ

内容を手早く理解したいだけなら、どの機械翻訳ツールでも十分です。表、スライド、書式がそのまま残った、実際に使える翻訳ファイルが欲しいなら、レイアウトを保つドキュメント翻訳ツールを使い、重要な箇所を確認しましょう。公的な用途なら、資格を持つ人間の翻訳者に依頼してください。

試してみませんか？DropTranslateにドキュメントをドロップすると、同じ形式で受け取れます。