Opintosuoritusotteen ja tutkintotodistuksen kääntäminen ulkomaille – tarkistuslista

Jos yliopisto, tutkintojen arviointipalvelu tai viisumitoimisto pyytää opintosuoritusotteitasi ja tutkintotodistuksiasi toisella kielellä, varaudu siihen, että se edellyttää ihmiskääntäjän tekemää oikeaksi todistettua käännöstä tai virallisen (auktorisoidun) kääntäjän käännöstä, ja noudata sen ohjeita tarkasti. Jokainen oppilaitos määrittää omat sääntönsä: osa hyväksyy kotiyliopistosi antamat käännökset, osa vain oikeaksi todistetut tai virallisen kääntäjän tekemät käännökset, ja osa haluaa saada asiakirjat suoraan omasta oppilaitoksestasi. Konekäännös ei korvaa näitä, mutta sen avulla voit nopeasti tarkistaa asiakirjasi ja valmistautua.

Tämä tarkistuslista kertoo, mitä sinun kannattaa selvittää, missä järjestyksessä toimit ja missä konekäännös säästää aikaa.

Tämä on yleistä tietoa. Vaatimukset vaihtelevat maittain, yliopistoittain ja ohjelmittain, ja ne muuttuvat. Viime kädessä ratkaisevat hakukohteesi hakutoimiston tai arvioijan ohjeet.

Vaihe 1: Lue jokaisen hakukohteen ohjeet

Yliopistojen hakusivuilla ja hakuportaaleissa kerrotaan yleensä jossain kohtaa ”kansainvälisille hakijoille” tai ”vaadittavista asiakirjoista” kertovassa osiossa:

Mitä asiakirjoja vaaditaan: toisen asteen päättötodistus, kandidaatin tutkintotodistus, täydellinen opintosuoritusote, tutkintotodistuksen liite (diploma supplement), kurssikuvaukset, kielitestien tulokset.
Hyväksytäänkö asiakirjat omalla kielelläsi vai tarvitaanko niistä käännös (usein englanniksi tai paikalliselle kielelle).
Minkä tyyppinen käännös: ”oikeaksi todistettu”, ”virallisen (auktorisoidun) kääntäjän tekemä”, ”virallinen”, ”akkreditoidun kääntäjän tekemä” tai ”oppilaitoksesi antama”.
Miten asiakirjat toimitetaan: lataamalla, postitse, koulusi suoraan lähettämänä tai tutkintojen arviointipalvelun kautta.
Täytyykö jäljennökset todistaa oikeiksi (oikeaksi todistettu jäljennös on jäljennös, jonka on vahvistettu vastaavan alkuperäistä; se on eri asia kuin oikeaksi todistettu käännös).

Tee pieni taulukko: yksi rivi jokaiselle yliopistolle ja yksi sarake jokaiselle näistä kohdista. Vaatimukset vaihtelevat usein samankin maan yliopistojen välillä.

Vaihe 2: Kysy ensin omalta oppilaitokseltasi

Monet yliopistot ja koulut voivat antaa asiakirjoja englanniksi tai jollain muulla suurella kielellä, tai kaksikielisen tutkintotodistuksen liitteen. Jos oma oppilaitoksesi voi tehdä näin, sen antamat asiakirjat ovat usein edullisempi ja laajemmin hyväksytty vaihtoehto kuin käännös. Kysy opintotoimistolta tai opiskelijapalveluista:

Voitteko antaa opintosuoritusotteeni tai tutkintotodistukseni englanniksi (tai kohdekielellä)?
Onko teillä vakiomuotoiset kurssikuvaukset englanniksi?
Voitteko lähettää asiakirjat suoraan yliopistoihin, joihin haen, jos yliopistot vaativat sitä?

Vaihe 3: Jos tarvitset käännöksen, käytä pyydettyä tyyppiä

Jos oppilaitos vaatii oikeaksi todistetun käännöksen tai virallisen (auktorisoidun) kääntäjän käännöksen, käytä kääntäjää, joka täyttää vaatimuksen. Muutama seikka kannattaa tietää:

Kääntäjän vakuutus. Monissa paikoissa odotetaan kääntäjän allekirjoittamaa vakuutusta siitä, että käännös on täydellinen ja täsmällinen. Esimerkiksi Yhdistyneen kuningaskunnan hallituksen virallisen, käännöksen oikeaksi todistamista koskevan ohjeen mukaan kääntäjän pitäisi vahvistaa käännöksessä kirjallisesti, että se on ”true and accurate translation of the original document” (oikea ja tarkka käännös alkuperäisestä asiakirjasta), ja ilmoittaa päivämäärä, koko nimensä ja yhteystietonsa.
Viralliset (auktorisoidut) kääntäjät. Monissa maissa (esimerkiksi suuressa osassa Manner-Eurooppaa ja Latinalaista Amerikkaa) vain tuomioistuimen tai ministeriön nimittämät kääntäjät voivat tehdä virallisiin tarkoituksiin käytettäviä käännöksiä, ja oppilaitos voi hyväksyä vain tietyssä maassa rekisteröityjä kääntäjiä.
Kokonaiset asiakirjat. Käännä kaikki, mitä asiakirjassa on, myös leimat, sinetit, arvosana-asteikko ja huomautukset, ellei toisin kerrota.
Arvosanoja ei muunneta. Kääntäjä kääntää arvosanasi, mutta ei muunna niitä toisen maan järjestelmään. Arvosanojen muuntamisen tekee tarvittaessa yliopisto tai tutkintojen arviointipalvelu.

Vaihe 4: Jos tarvitset opiskelijaviisumin, tarkista myös viisumia koskeva luettelo

Viisumitoimistoilla on omat asiakirjavaatimuksensa, jotka ovat erillään yliopiston vaatimuksista. Esimerkiksi Yhdistyneen kuningaskunnan hallituksen ohjeessa Apply to come to the UK sanotaan, että sinun on toimitettava oikeaksi todistetut käännökset kaikista asiakirjoista, jotka eivät ole englanniksi tai kymriksi. Lue myös kohdemaasi viisumilista ja katso asiakirjojen kääntäminen viisumia tai maahanmuuttohakemusta varten.

Missä konekäännös auttaa

Tarvitset silti ihmiskääntäjän toimittamiesi asiakirjojen kääntämiseen. Konekäännöksestä on apua muissa vaiheissa:

Olennaisten asiakirjojen tunnistaminen. Käännä opintosuoritusotteesi kurssilista, jotta näet, mitkä opintojaksot vastaavat ohjelman esitietovaatimuksia, ennen kuin maksat käännöksistä.
Sanastolistan valmistelu kääntäjälle. Oppilaitoksesi virallisella nimellä, tutkintonimikkeellä ja keskeisten kurssien nimillä on usein vakiintunut englanninkielinen muoto. Kerää ne, jotta kääntäjä voi käyttää niitä johdonmukaisesti.
Oikeaksi todistetun käännöksen tarkistaminen. Vertaa nimiä, syntymäaikoja, arvosanoja, opintopisteitä ja päivämääriä alkuperäiseen. Väärä numero arvosanassa tai väärin kirjoitettu nimi jää helposti huomaamatta.
Kurssikuvausten lukeminen. Jotkin ohjelmat pyytävät kurssiohjelmia tai kurssikuvauksia. Konekäännös auttaa valitsemaan, mitkä niistä lähetät, ja se voi toimia luonnoksena, jos oppilaitos hyväksyy kurssikuvaukset, jotka eivät ole oikeaksi todistettuja (kysy ensin).

DropTranslate säilyttää PDF- tai Word-asiakirjan ulkoasun. Näin käännetyn opintosuoritusotteen kurssi- ja arvosanataulukko säilyy, mikä nopeuttaa tietojen tarkistamista rivi riviltä. Sen tuottama käännös ei ole oikeaksi todistettu eikä virallisen kääntäjän tekemä, emmekä koskaan esitä sitä sellaisena.

Aikataulu- ja kustannusvinkit

Aloita ajoissa. Oikeaksi todistetun tai virallisen (auktorisoidun) kääntäjän tekemän käännöksen valmistuminen voi viedä useita arkipäiviä, ja alkuperäisten asiakirjojen postittaminen tai oikeaksi todistettujen jäljennösten hankkiminen vie pidempään.
Tilaa kerralla kaikkia hakemuksia varten. Pyydä kääntäjältä useita allekirjoitettuja alkuperäiskappaleita tai sellaista toimitusmuotoa, jonka jokainen listallasi oleva oppilaitos hyväksyy.
Varmista, että nimesi kirjoitetaan passin mukaisesti kaikissa asiakirjoissa ja käännöksissä.
Säilytä skannaukset kaikista käännetyistä asiakirjoista. Tarvitset niitä todennäköisesti myöhemmin viisumia, apurahaa tai työpaikkaa varten.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko kääntää opintosuoritusotteeni itse yliopistohakemusta varten?

Yleensä et, jos yliopisto pyytää oikeaksi todistettua tai virallista käännöstä. Jotkut hyväksyvät itse tehdyt käännökset vähemmän olennaisista asiakirjoista, kuten kurssikuvauksista. Tarkista ohjeet.

Tarvitseeko käännetty tutkintotodistus apostillen?

Jotkin maat ja oppilaitokset pyytävät alkuperäisen tutkintotodistuksen apostillea tai legalisointia, toiset eivät. Se on käännöksestä erillinen vaihe, joten tarkista molemmat vaatimukset.

Yliopistoni voi antaa englanninkielisen opintosuoritusotteen. Tarvitsenko silti käännöksen?

Usein et, mutta varmista asia jokaiselta yliopistolta, johon haet, etenkin jos he pyytävät asiakirjoja omalla kielellään.

Kuka muuntaa arvosanani?

Yliopisto tai tutkintojen arviointipalvelu, jos se on tarpeen. Käännös säilyttää alkuperäiset arvosanasi sellaisinaan.

Yhteenveto

Tarkista jokaisen yliopiston ja viisumitoimiston ohjeet, pyydä ensin omalta oppilaitokseltasi asiakirjat englanniksi ja käytä oikeaksi todistettua tai virallisen (auktorisoidun) kääntäjän käännöstä, kun sitä vaaditaan. Käytä konekäännöstä asiakirjojen valintaan, sanastolistan laatimiseen ja lopullisten käännösten tarkistamiseen. Lisätietoa eri käännöstyyppien eroista saat artikkelista oikeaksi todistettu käännös, virallisen kääntäjän käännös ja konekäännös.

Lisää opintosuoritusotteesi DropTranslate-palveluun, niin näet sen omalla kielelläsi ja voit tarkistaa jokaisen arvosanan ja kurssin ennen kuin tilaat oikeaksi todistetun käännöksen.