Er det sikkert at uploade dokumenter til en online oversætter? Det skal du tjekke

Det er rimeligt sikkert at uploade et dokument til en online oversætter, når det drejer sig om almindelige filer, så længe du ved tre ting: hvor længe tjenesten gemmer din fil, hvem der ellers behandler teksten (som regel en udbyder af AI-modeller), og om teksten må bruges til at træne AI-modeller. For fortrolige dokumenter (kontrakter under NDA, sundhedsjournaler, kundedata, ikke-offentliggjorte regnskabstal) afgør de svar, om et værktøj overhovedet kan bruges, og nogle gange er svaret »ikke på et gratis abonnement«.

Denne guide forklarer, hvad der sker med et uploadet dokument, giver dig en tjekliste, der virker til alle oversættelsesværktøjer, og fortæller dig ligeud, hvordan DropTranslate håndterer filer i dag.

Hvad sker der, når du uploader et dokument

Hos næsten alle online dokumentoversættere ser forløbet sådan ud:

1. Upload. Din fil sendes til tjenestens servere, normalt via en krypteret forbindelse (se efter https://).
2. Behandling. Teksten trækkes ud af filen og sendes i bidder til en oversættelsesmotor. I dag er det som regel en stor AI-sprogmodel, som ofte drives af et andet firma end det websted, du bruger.
3. Genopbygning. Den oversatte tekst skrives tilbage i en kopi af din fil.
4. Lagring. Originalen og oversættelsen gemmes i et stykke tid, så du kan downloade resultatet, og nogle gange i meget længere tid.

Hvert trin er et sted, hvor din tekst findes uden for din computer. Risikoen er som regel ikke et dramatisk hackerangreb, men opbevaring og genbrug: kopier, der gemmes længere, end du havde forventet, eller tekst, der bruges til at forbedre en andens AI-model.

Tjeklisten: spørgsmål, du kan stille til ethvert oversættelsesværktøj

Led efter svarene i værktøjets privatlivspolitik og på uploadskærmen. Hvis du ikke kan finde dem, er det også et svar.

1. Hvor længe gemmes min originale fil?

Det bedste svar er »slettes, så snart oversættelsen er færdig«. Vær på vagt over for vage formuleringer som »gemmes, så længe det er nødvendigt«.

2. Hvor længe gemmes den oversatte fil, og kan jeg selv slette den?

Du har brug for resultatet et stykke tid for at kunne downloade det. Led efter en fast periode og en sletteknap, der fjerner filen med det samme, ikke kun fra din historikliste.

3. Hvem behandler teksten?

De fleste værktøjer sender tekst til en AI-udbyder. Privatlivspolitikken bør nævne udbyderen ved navn, eller i det mindste oplyse, at en tredjepart behandler teksten, og på hvilke vilkår.

4. Kan min tekst bruges til at træne AI-modeller?

Det er det vigtigste spørgsmål, når det gælder fortroligt materiale. Nogle udbydere lover ikke at træne på dine data og ikke at gemme dem (»zero data retention«); andre, især på gratis eller billige abonnementer, kan bruge indsendt tekst til at forbedre deres modeller. Et godt værktøj fortæller i klart sprog, hvad der gælder, før du uploader.

5. Bliver dokumentets tekst logget?

Tjenester gemmer logfiler for at rette fejl og måle brug. Ideelt set indeholder de kun tekniske oplysninger (filstørrelse, sprogpar, tidsforbrug), aldrig teksten fra dit dokument.

6. Hvor behandles dataene?

Hvis du arbejder under GDPR eller en kundekontrakt med regler for, hvor data må opbevares, så tjek, i hvilke lande tjenesten og dens udbydere opererer.

7. Kræver tjenesten en konto, og hvad gemmer den om mig?

Anonym brug kan betyde, at der gemmes færre personoplysninger, men også, at du ikke kan slette en fil senere. En konto med synlig historik gør det lettere at se, hvad der er gemt, og at fjerne det.

Hvornår du bør holde et dokument offline

Selv med gode svar bør nogle dokumenter ikke sendes ind i noget online værktøj uden tilladelse:

• Alt, der er omfattet af en NDA eller en fortrolighedsaftale med en kunde
• Sundhedsjournaler og andre følsomme personoplysninger om en anden person
• Juridiske sagsakter, medmindre dit firma har godkendt værktøjet
• Forretningshemmeligheder, ikke-offentliggjorte regnskabsresultater eller fusionsdokumenter
• Adgangskoder, nøgler eller andre legitimationsoplysninger (fjern dem, før du oversætter noget)

Spørg dit firma eller din kunde, hvilke værktøjer der er godkendt, brug et offlineværktøj eller et oversættelsesværktøj til virksomheder med en kontrakt, der dækker databehandling, eller fjern de følsomme dele, før du oversætter. Hvis du blot hurtigt vil forstå et dokument, er det ofte nok at fjerne navne og tal, som du ikke har brug for at få oversat (sløring).

Sådan håndterer DropTranslate dine filer

Vi vil hellere, at du ved det, før du uploader, end at du opdager det bagefter:

• Uploadede filer slettes, så snart oversættelsen er færdig. Kun den oversatte fil gemmes.
• Oversatte filer gemmes i 7 dage, hvis du er logget ind (så du kan downloade dem igen fra Historik) og i 24 timer, hvis du ikke er. Derefter slettes de automatisk. Historik gemmer kun filnavn, sprogpar, sideantal og dato.
• Slet nu fjerner dine filer med det samme.
• Filerne er krypteret under lagring, mens de ligger på vores servere.
• Ingen dokumenttekst gemmes i vores logfiler eller analyseværktøjer.
• AI-modellen og træning. Oversættelser kører i øjeblikket på AI-modellens »contributor«-niveau (Muse Spark). På dette niveau kan tekst, der sendes til modellen, blive brugt til at træne Metas modeller, og data opbevares ikke uden tidsbegrænsning. Derfor står der på uploadskærmen: Upload ikke fortrolige dokumenter på den gratis version.

Alle detaljer finder du på vores privatlivsside. Hvis vi tilføjer en udbyder med strengere datavilkår til fortrolige dokumenter, skriver vi det dér og på uploadskærmen. Indtil da bør du betragte det gratis abonnement som uegnet til fortroligt materiale.

En hurtig sikkerhedsrutine til enhver upload

1. Spørg dig selv: Ville det være et problem, hvis teksten blev gemt et stykke tid eller brugt til at træne en AI-model? Hvis ja, så upload den ikke til et gratis værktøj.
2. Fjern det, du ikke har brug for at få oversat: kontonumre, ID-numre, underskrifter.
3. Tjek værktøjets opbevaringsperiode og politik for træning.
4. Download resultatet hurtigt, og slet det derefter fra tjenesten.
5. Gem den oversatte fil et sted, du selv kontrollerer.

Ofte stillede spørgsmål

Er Google Translate eller DeepL sikre til fortrolige dokumenter?

Det afhænger af det konkrete produkt og abonnement, du bruger, og vilkårene ændrer sig. Læs de gældende privatlivsvilkår for det abonnement ved hjælp af tjeklisten ovenfor, og tjek, om dit firma har godkendt det.

Kan et oversættelsesværktøj se mit dokument?

Softwaren behandler det, og AI-udbyderen modtager teksten. Om en person kan få adgang til det, afhænger af tjenestens politikker og sikkerhed. Den sikreste tommelfingerregel for ethvert onlineværktøj er ikke at uploade noget, du ikke ville kunne acceptere blev gemt.

Er det sikkert at uploade mit pas eller id for at få det oversat?

Identitetsdokumenter er attraktive for svindlere. Upload dem kun til en tjeneste, hvor du har tjekket opbevaring og sletning, slet dem bagefter, og overvej, om du overhovedet har brug for en oversættelse af hele dokumentet.

Fjerner sletning af filen den også hos AI-udbyderen?

Ikke nødvendigvis. Når du sletter en fil fra oversættelsesstedet, fjernes de kopier, som webstedet selv gemmer. Om AI-udbyderen beholder teksten, afhænger af udbyderens egne vilkår, og derfor er spørgsmål 4 vigtigt.

Opsummering

For almindelige dokumenter er en online oversætter et rimeligt valg, når du har tjekket, hvor længe filer gemmes, og om tekst kan bruges til AI-træning. For fortrolige dokumenter udelukker de svar som regel gratis versioner. Hvis din næste bekymring er kvaliteten, kan du læse er maskinoversættelse god nok?.

Se præcis, hvordan DropTranslate håndterer dine filer, før du uploader.