如何翻译 Word 文档并保留格式

要翻译 Word 文档并保留格式，请直接翻译 DOCX 文件本身，而不要把文字从里面复制出来。 您可以使用 Word 自带的 Translate Document（翻译文档）功能（如果您的 Office 版本支持），也可以使用能返回已翻译 DOCX 的在线文档翻译工具。两种方式都能让标题、表格和图片保持原位，效果远好于复制粘贴。无论用哪种，最后都请留出几分钟，检查译文变长后放不下的地方。

Word 文件是最容易高质量翻译的文档类型。本文说明原因，介绍两种方法，并列出把译好的文件发给他人之前需要检查的事项。

为什么 Word 文件比 PDF 更容易翻译

Word 文档把文字存储为带有样式的流式段落：“这是二级标题”“这个单元格是粗体”“这是编号列表”。译文句子比原文长时，段落会自然变长，页面随之重新排版，就像您多输入几行文字一样。

这正是它与 PDF 的最大区别。PDF 中每一行文字都位于固定的框内（参见如何翻译 PDF 且不丢失格式）。对于 DOCX，好的翻译工具只需替换文字，保留样式即可。

如果您同时有 PDF 和原始 Word 文件，请始终翻译 Word 文件，之后再导出新的 PDF。

方法一：Word 内置的 Translate Document（翻译文档）

较新版本的 Word 可以为您翻译整篇文档。根据 Microsoft 支持页面的说明，在 Word 中依次选择 Review > Translate > Translate Document（审阅 > 翻译 > 翻译文档），选择语言，再选择 Translate（翻译）。Word 会在新窗口中打开译文副本，原文件不会被改动。

Microsoft 列出了几项条件：

适用于 Microsoft 365 订阅用户和 Office 2021（以及该页面列出的 Mac 版本）。
您需要连接互联网，并开启 Office 的 connected experiences（联网体验），因为文字会发送到 Microsoft 的翻译服务。

**适用于：**已经在使用 Word 且版本符合条件的用户进行快速翻译。

**需要注意：**一次只能翻译一份文档，而且您需要像审阅其他机器翻译一样检查结果（见下方清单）。

方法二：在线文档翻译工具

如果您没有较新的 Office 版本、需要翻译多个文件，或者希望在任意浏览器中操作，在线文档翻译工具同样能完成这项工作：上传 DOCX，选择语言，然后下载翻译好的 DOCX。

选择这类工具时要看：

**返回的是 DOCX，而不只是文字。**您需要拿回同样的文件，可直接编辑。
**保留样式和结构：**标题、列表、表格、页眉和页脚、脚注以及文本框。
**不动图片、图表和域，**而不是从头重建文档。
**隐私说明清晰：**文件会保存多久，您的文字是否可能被用于训练模型。

DropTranslate 的 Word 翻译工具就是这样工作的。它直接翻译 DOCX 内部的文字，不改动样式、表格和图片，因此您拿回的是版式相同的 Word 文件。拖入文件，选择目标语言，下载译文副本。

翻译之前：先在原文件中做三项快速修正

花几分钟做准备，比任何工具设置都更省时间：

接受或拒绝修订，并删除旧批注。否则您可能会翻译没人需要的文字，或者让新旧两个版本都被翻译。
使用真正的样式和表格，不要用空格和制表符来对齐。用空格对齐的文字，一旦词语长度变化就会错位。
**标出不应翻译的内容。**产品名称、品牌名称、代码和地址往往最好保持原样。列一份简短的清单，方便翻译后核对（如果您的工具有术语表或“不翻译”选项，也可以使用）。

翻译之后：需要检查什么

即使格式保留下来了，译文也需要快速检查一遍。建议按以下顺序：

**列宽较窄的表格。**较长的词（德语、芬兰语、波兰语）可能使行高增加，或把表格挤到下一页。
**标题、封面和文本框。**文本框不会像普通段落那样自动扩展，所以较长的译文可能被截断。
**目录。**右键单击目录，选择 Update Field（更新域），让它显示译后的标题和新的页码。
**数字、日期和货币。**数字本身不应改变，但您可能想改用本地格式（1,000.50 与 1.000,50；日/月与月/日）。
**名称和术语。**对照您的“不翻译”清单。
**页眉、页脚和脚注。**打开看一遍，确认它们也已翻译。
从右到左的目标语言（阿拉伯语、希伯来语、波斯语、乌尔都语）。检查段落和表格是否从右向左排列，数字和拉丁字母组成的单词在句子中是否显示正确。

最后，如果文档要发给客户、同事或公开发布，请找一位读得懂目标语言的人通读一遍。机器翻译在这方面通常表现很好，但并非万无一失；机器翻译够用吗？介绍了如何检查。

关于正式文件的说明

如果您的 Word 文件是证书、法院文件，或是需要提交给移民机构、大学或政府部门的任何材料，接收方往往会要求由合格译员完成的认证翻译或宣誓翻译。机器翻译仍可用来理解文件内容或准备初稿，但它不是认证翻译。认证翻译、宣誓翻译与机器翻译说明了三者的区别。

常见问题

可以免费翻译 Word 文档吗？

有些选项无需额外付费。如果您已有 Microsoft 列出的某个 Office 版本，Word 的 Translate Document 已包含在内。许多在线工具提供免费使用额度，但有文件大小限制。上传长文件或敏感文件之前，请先查看这些限制以及免费版的隐私条款。

译文会保留我的图片和徽标吗？

会，前提是使用直接翻译 DOCX 的工具：图片、徽标和图表都留在原位。图片中本身的文字（截图、扫描的印章）会保持原语言，因为它在文件中并不是文字。

可以翻译旧的 .doc 文件吗？

请先在 Word（或免费的办公套件）中打开，并另存为 .docx。大多数翻译工具（包括我们的）都支持新的 DOCX 格式。

如何得到原文和译文并排显示的双语版本？

有些工具提供双语输出。如果您用的工具没有，可以在 Word 中用 View > View Side by Side（视图 > 并排查看）把原文档和译文档并排放置。

小结

翻译 DOCX 文件本身，而不是复制出来的文字。如果您的 Office 版本包含 Translate Document，就用它；或者使用能返回版式相同 DOCX 的在线翻译工具。先清理修订，再检查表格、文本框、目录和您的“不翻译”术语。其他文件类型请参见如何翻译文档。

把您的 Word 文件拖入 DropTranslate，下载保留格式的译文。