如何翻译文档：四种方法全面对比
要翻译整份文档，您实际上有四种选择： Microsoft Word 内置的翻译功能、支持上传文件的浏览器翻译器、能以相同格式重建文件的 AI 文档翻译器，或者人工译员。选哪一种，与语言的关系不大，更多取决于三个问题：文件是什么格式，版式是否重要，以及谁会阅读翻译结果。
本指南将逐一介绍每种方式的优势和不足，并提供一种快速做出选择的方法。
首先，回答关于文件的三个问题
选工具之前，先了解这几点会有帮助：
- 文件是什么格式？ Word 文件（DOCX）、PDF、电子表格（XLSX）、幻灯片（PPTX）、字幕（SRT），或者扫描件/照片。可编辑的 Office 文件最容易获得高质量翻译。扫描件最难处理，因为必须先从图像中识别文字。
- 版式重要吗？ 如果您只需要理解内容，复制粘贴文字就够了。如果您需要发送、打印或演示翻译后的文件，就要让表格、标题和图片保持原位。
- 谁来读，用来做什么？ 自己读一封信，和把文件提交给签证机构、法院或大学，完全是两回事。许多机构只接受由合格的人工译员完成的翻译（有时还要求认证或宣誓）。如果您属于这种情况，请先阅读下文关于人工翻译的部分，再做其他操作。
方式 1：Microsoft Word 中的翻译功能
如果文件已经是 Word 文档，而且您使用较新版本的 Office，Word 可以替您翻译整份文件。根据 Microsoft 的支持页面，依次选择 Review > Translate > Translate Document（审阅 > 翻译 > 翻译文档），选好目标语言，Word 会在单独的窗口中打开翻译后的副本，原文件保持不变。
需要了解的几点：
- Microsoft 表示，这需要 Microsoft 365 订阅或较新的永久授权版 Office（该页面列出的是 Office 2021 及更高版本）、网络连接，并开启 Office 的 “connected experiences”（联网体验）。您的文字会发送到 Microsoft 的在线翻译器。
- Excel 和 PowerPoint 可以翻译所选文本，但整份文件翻译是 Word 的功能。在 Excel 中，您需要逐个单元格翻译，再复制粘贴结果。
- 它适用于 Word 文件。PDF 则要先转换成 Word，这可能在翻译开始之前就打乱版式。
适用于： 已经订阅 Microsoft 365 时的 Word 文档。
方式 2：支持上传文档的浏览器翻译器
一些通用翻译器支持上传整份文件。Google Translate 是最知名的例子。其帮助页面称，您可以上传最大 10 MB 的 .docx、.pdf、.pptx 和 .xlsx 文件，其中 PDF 限 300 页。点击 Documents（文档），选择语言，上传文件，然后下载译文。
开始之前，值得先看看这些限制。Google 说明，文档翻译不支持较小的屏幕或移动设备，并且图片中的文字和扫描 PDF 页面不会被翻译，这些内容在输出文档中仍会保留为原语言。
适用于： 在桌面浏览器上快速翻译小型的纯文字文件。
方式 3：保留版式的 AI 文档翻译器
像 DropTranslate 这样的专用文档翻译器只做一件事：您拖入文件，就能拿回相同格式的目标语言文件：DOCX 还是 DOCX，PPTX 还是 PPTX，字幕文件也保留时间码。
这种工作方式对翻译质量很重要。能识别版式的翻译器不会先把文档变成纯文本再转回来，而是读取文件自身结构中的文字（段落、表格单元格、幻灯片文本框、电子表格单元格），再把译文写回原来的位置。字体、表格、图片和图表都不会被改动，因为只有文字会发生变化。
需要注意以下几点：
- Office 文件（Word、Excel、PowerPoint）最能保持版式，因为它们的文字与设计是分开存储的。
- PDF 更难处理。 PDF 把文字存储为固定页面上的定位片段，所以译文变长时可用空间更少。好的工具会缩小文字以适应版面，同时提供可编辑的 DOCX。我们关于不丢失格式的 PDF 翻译的指南解释了原因和应对办法。
- 译文变长是实际存在的问题。 德语、法语或西班牙语往往比英语占用更多空间，因此，空间较紧的幻灯片文本框或表格单元格，事后可能需要进行简单的手动调整。
- 它仍然是机器翻译。 速度快，通常可读性很高，但可能漏掉上下文、习语或专业术语。请核对姓名、数字和所有重要内容。
适用于： 希望拿回可直接使用、格式完整的文件，而不是一大堆文字的 PDF、Office 文件和字幕。可以从 PDF 翻译器或 Word 文档翻译器开始，也可以选择具体语言组合，例如 PDF 英译西班牙语。
方式 4：专业人工译员
当译文涉及法律、医疗或官方事务，或者文本需要像母语者面向公众撰写的内容一样自然时，人工译员是正确的选择。
尤其是移民机构、法院、大学和公证处，往往要求提供认证翻译、宣誓翻译，或由经认可的译员完成的翻译，有时还需附带签名声明或盖章。哪些算是可接受的，因国家和机构而异，差别很大。任何机器翻译（包括我们的）都不是认证翻译。 如果表格或清单要求认证翻译或宣誓翻译，请遵循该机构自己的说明，并聘请合格的译员。
机器翻译在这些情况下仍然有用：可以在支付完整翻译费用之前先了解文档内容，或者核对您收到的译文。
适用于： 官方提交材料、即将签署的合同、医疗记录、公开发布的营销文案和书籍。
该选哪种方式？
| 您的情况 | 最合适的选择 |
|---|---|
| 我需要理解一封信、一封邮件或一份报告 | 任何机器翻译方式均可；如果想保留格式，选 AI 文档翻译器 |
| Word 文件，我有 Microsoft 365 | Word 内置的翻译功能，或 AI 文档翻译器 |
| PDF，而且版式要保留 | 可提供 DOCX 备用版本的 AI 文档翻译器 |
| 要与同事分享的幻灯片或电子表格 | AI 文档翻译器（返回相同格式） |
| 字幕（SRT/VTT） | 能保留时间码的翻译器 |
| 提交给签证机构、法院或大学的材料 | 合格的（通常是经认证或宣誓的）人工译员 |
| 即将签署的合同 | 先用机器翻译来理解内容，再由合格的译员或律师处理具有约束力的版本 |
无论用哪种工具，都能提升翻译质量的小技巧
- 从最好的源文件开始。 原始 DOCX 比由它导出的 PDF 翻译效果更好，文字型 PDF 又比扫描件更好。
- 如果自动检测在较短或混合语言的文档上判断错误，请手动设置源语言。
- 重点核对机器最容易出错的地方： 姓名、数字、日期、单位，以及一词多义的词。
- 品牌和产品名称保持原样。 如果工具提供“不翻译”列表或术语表，请使用。
- 请母语者快速浏览所有面向公众的内容。 十分钟的审阅就能发现大多数生硬的措辞。
- 上传前先考虑隐私。 了解该工具会把您的文件保留多久，以及您的文字是否可能被用于改进其模型，机密文档尤其要注意。
常见问题
可以一次翻译整份文档，而不用复制粘贴吗？
可以。Word 的 Translate Document（翻译文档）功能、浏览器翻译器的文档上传功能，以及 AI 文档翻译器，都能处理整份文件。复制粘贴只适合一两段文字。
翻译后的文档会保留格式吗？
这取决于格式和工具。Word、Excel 和 PowerPoint 文件使用能识别版式的工具，通常能很好地保留版式。PDF 只能尽力而为，因为更长的文字必须放进固定的框里。扫描件需要先识别文字。
机器翻译的文档具有法律效力吗？
一般来说，机构不会把机器翻译视为官方或认证翻译。如果文档要提交给移民机构、法院或大学，请查看他们的要求。他们往往要求提供经认证或宣誓的人工翻译。
可以翻译扫描文档吗？
只有当工具能读取图像中的文字（OCR）时才可以。Google 的帮助页面指出，其文档功能不会翻译扫描 PDF 页面中的文字。上传扫描件之前，请先确认工具支持的格式。
简而言之
如果只是想快速了解大意，任何机器翻译器都够用。如果想得到一份真正能用、表格、幻灯片和格式都完好的翻译文件，请使用能识别版式的文档翻译器，并核对重要细节。凡是用于官方事务的内容，请找合格的人工译员。
准备好试试了吗？把您的文档拖入 DropTranslate，拿回格式相同的译文。