Är det säkert att ladda upp dokument till en onlineöversättare? Det här bör du kontrollera

Att ladda upp ett dokument till en onlineöversättare är rimligt säkert för vardagsfiler, så länge du känner till tre saker: hur länge tjänsten sparar din fil, vem som mer behandlar texten (oftast en leverantör av AI-modeller) och om texten kan användas för att träna AI-modeller. För konfidentiella dokument (avtal under NDA, patientjournaler, kunduppgifter, ej offentliggjorda finansiella siffror) avgör de svaren om ett verktyg alls är lämpligt, och ibland är svaret ”inte på en gratisnivå”.

Den här guiden förklarar vad som händer med ett uppladdat dokument, ger dig en checklista som fungerar för alla översättningsverktyg och berättar rakt på sak hur DropTranslate hanterar filer i dag.

Vad händer när du laddar upp ett dokument

För nästan alla onlineverktyg för dokumentöversättning går det till så här:

Uppladdning. Din fil skickas till tjänstens servrar, normalt över en krypterad anslutning (leta efter https://).
Bearbetning. Texten plockas ut ur filen och skickas, uppdelad i mindre delar, till en översättningsmotor. I dag är det oftast en stor AI-språkmodell, som ofta drivs av ett annat företag än webbplatsen du använder.
Återuppbyggnad. Den översatta texten skrivs tillbaka till en kopia av din fil.
Lagring. Originalet och översättningen sparas en tid så att du kan ladda ner resultatet, ibland mycket längre.

I varje steg finns texten på platser utanför din dator. Risken är oftast inte ett dramatiskt dataintrång utan lagring och återanvändning: kopior som sparas längre än du väntat dig, eller text som används för att förbättra någons AI-modell.

Checklistan: frågor att ställa till alla översättningsverktyg

Leta efter svaren i verktygets integritetspolicy och på uppladdningssidan. Hittar du dem inte, är det också ett svar.

1. Hur länge sparas min originalfil?

Det bästa svaret är ”raderas så snart översättningen är klar”. Var försiktig med vaga formuleringar som ”sparas så länge det behövs”.

2. Hur länge sparas den översatta filen, och kan jag radera den själv?

Du behöver resultatet en stund för att kunna ladda ner det. Leta efter en fast tidsperiod och en knapp för att radera filen direkt, inte bara ta bort den från din historiklista.

3. Vem behandlar texten?

De flesta verktyg skickar text till en AI-leverantör. Integritetspolicyn bör nämna leverantören, eller åtminstone säga att en tredje part behandlar texten och på vilka villkor.

4. Kan min text användas för att träna AI-modeller?

Det här är den viktigaste frågan för konfidentiellt material. Vissa leverantörer lovar att inte träna på dina data och inte spara dem (”zero data retention”), medan andra, särskilt på gratis- eller lågprisnivåer, kan använda inskickad text för att förbättra sina modeller. Ett bra verktyg säger vilket som gäller, med enkla ord, innan du laddar upp.

5. Loggas dokumenttexten?

Tjänster sparar loggar för att åtgärda fel och mäta användning. Helst innehåller loggarna bara tekniska uppgifter (filstorlek, språkpar, tidsåtgång), aldrig texten i ditt dokument.

6. Var behandlas data?

Om du omfattas av GDPR eller ett kundavtal med regler om var data får behandlas, bör du kontrollera i vilka länder tjänsten och dess leverantörer verkar.

7. Kräver tjänsten ett konto, och vad sparas om mig?

Anonym användning kan innebära att mindre personuppgifter sparas, men också att du inte kan radera en fil senare. Ett konto med synlig historik gör det lättare att se vad som sparas och ta bort det.

När du bör hålla ett dokument offline

Även med bra svar bör vissa dokument inte läggas in i något onlineverktyg utan tillåtelse:

Allt som omfattas av en NDA eller ett konfidentialitetsavtal med en kund
Patientjournaler och andra känsliga personuppgifter om någon annan
Juridiska ärendehandlingar, om inte din byrå har godkänt verktyget
Affärshemligheter, ej offentliggjorda finansiella resultat eller fusionsdokument
Lösenord, nycklar eller andra inloggningsuppgifter (ta bort dem innan du översätter något)

För sådana dokument kan du fråga ditt företag eller din kund vilka verktyg som är godkända, använda ett offlineverktyg eller ett företagsverktyg för översättning med ett avtal som reglerar datahanteringen, eller ta bort de känsliga delarna innan du översätter. Att ta bort namn och siffror som du inte behöver ha översatta (maskning) räcker ofta för att snabbt förstå ett dokument.

Så hanterar DropTranslate dina filer

Vi vill hellre att du vet det här innan du laddar upp än att du upptäcker det senare:

Uppladdade filer raderas så snart ditt översättningsjobb är klart. Bara den översatta filen sparas.
Översatta filer sparas i 7 dagar om du är inloggad (så att du kan ladda ner dem igen från Historik) och i 24 timmar om du inte är det. Sedan raderas de automatiskt. Historiken sparar bara filnamn, språkpar, sidantal och datum.
Radera nu tar bort dina filer direkt.
Filerna är krypterade när de lagras på våra servrar.
Ingen dokumenttext hamnar i våra loggar eller vår analysdata.
AI-modellen och träning. Översättningar körs för närvarande på ”contributor”-nivån hos en AI-modell (Muse Spark). På den här nivån kan text som skickas till modellen användas för att träna Metas modeller, och data sparas inte utan lagringstid. Därför står det på uppladdningssidan: ladda inte upp konfidentiella dokument på gratisnivån.

Alla detaljer finns på vår integritetssida. Om vi lägger till en leverantör med striktare datavillkor för konfidentiella dokument anger vi det där och på uppladdningssidan. Fram till dess bör du betrakta gratisnivån som olämplig för konfidentiellt material.

En snabb säkerhetsrutin för varje uppladdning

Fråga dig själv: skulle det vara ett problem om den här texten sparades en tid eller användes för att träna en AI-modell? Om ja, ladda inte upp den till ett gratisverktyg.
Ta bort det du inte behöver ha översatt: kontonummer, ID-nummer, signaturer.
Kontrollera verktygets lagringstid och policy för modellträning.
Ladda ner resultatet direkt och radera det sedan från tjänsten.
Spara den översatta filen på ett ställe som du själv kontrollerar.

Vanliga frågor

Är Google Translate eller DeepL säkra för konfidentiella dokument?

Det beror på vilken produkt och vilken plan du använder, och villkoren ändras. Läs de aktuella integritetsvillkoren för den aktuella planen med hjälp av checklistan ovan, och kontrollera om ditt företag har godkänt den.

Kan ett översättningsverktyg se mitt dokument?

Programvaran bearbetar det, och AI-leverantören tar emot texten. Om någon människa kan komma åt det beror på tjänstens policyer och säkerhet. Det säkraste är att utgå från att du inte laddar upp något till ett onlineverktyg som du inte skulle kunna acceptera att få lagrat.

Är det säkert att ladda upp mitt pass eller ID-kort för översättning?

Identitetshandlingar är attraktiva för bedragare. Ladda bara upp dem till en tjänst vars regler för lagring och radering du har kontrollerat, radera dem efteråt och fundera på om du verkligen behöver en översättning av hela dokumentet.

Raderas filen också hos AI-leverantören när jag raderar den?

Inte nödvändigtvis. Att radera en fil från översättningswebbplatsen tar bort de kopior som webbplatsen själv lagrar. Huruvida AI-leverantören sparar texten beror på leverantörens egna villkor, och därför är fråga 4 viktig.

Sammanfattning

För vardagsdokument är en onlineöversättare ett rimligt val när du har kontrollerat hur länge filer sparas och om text kan användas för AI-träning. För konfidentiella dokument innebär de svaren oftast att gratisnivåer är uteslutna. Om kvaliteten är din nästa fråga, läs är maskinöversättning tillräckligt bra?.

Se exakt hur DropTranslate hanterar dina filer innan du laddar upp.